Lidingö stad har gjort sin organisation redo för AI

Lidingö stad berättar om sin AI-resa och delar med sig av sina insikter och lärdomar. Dessutom berättar de om vad de ser som de viktigaste framgångsfaktorerna för att lyckas med ett AI-projekt.

Mål och syfte

Lidingö stad har arbetat systematiskt med digitalisering för att hantera socialtjänstens framtida utmaningar. År 2021 inledde ledningsgruppen för omsorgs- och socialförvaltningen ett större förändringsarbete för att möta framtidens förväntningar, utmaningar och behov.

Ledningsgruppen tog ett helhetsgrepp kring samtliga uppdrag och målgrupper. De genomförde omvärldsbevakning i syfte att identifiera kommande trender och utmaningar, kartlade vilka kompetenser som förvaltningen kommer att behöva, samt vilka organisatoriska och kulturella förändringar som krävs framåt.

Kommunens arbete resulterade i en rad konkreta reformer för att göra omsorgs- och socialförvaltningen till en mer innovativ och effektfokuserad organisation.

Förändringsresan har resulterat i ett systematiskt arbete med förnyelse och transformation. Det har i sin tur gett ett ökat stöd för utvecklingsarbete, särskilt kopplat till användning och skapande av välfärdsteknik.

Genomförande

Lidingö stad har inrättat en organisatorisk enhet med uppdrag att skapa ännu mera kraft i det användarcentrerade utvecklingsarbetet. Särskilt fokus har lagts på området välfärdsteknik och digitalisering. Enheten ger stöd i alla faser av innovationsprocessen: utforskande, styrning och ledning, samt utveckling och förvaltning.

Det stod tidigt klart att omsorgs- och socialförvaltningens olika verksamheter behövde stöd i alla faser av utvecklingsarbetet. Inte bara när det gällde idégenerering, utan också i genomförande av beslutade aktiviteter. I stödet ingick även att utvärdera effekter av olika lösningar för att kunna fortsätta skala upp eller avbryta dem om inte nytta uppstår.
Lidingö stad har arbetat hårt för att skapa en mer innovativ kultur. Målet är att medarbetarna ska känna sig trygga och delaktiga, och att det ska vara en del av arbetsvardagen att komma med nya förslag och initiativ. Det här betyder att chefer i stadens verksamheter behöver både utmana och efterfråga medarbetarnas kreativitet.

Lidingö stads omsorgs- och socialförvaltning samarbetar kring AI med flera stora teknikföretag samt med forskningsinstitutet RISE. Satsningarna syftar ofta till att frigöra arbetstid för annat bland förvaltningens medarbetare. Ingen lösning är fullt ut implementerad, men ett flertal olika projekt är, i början av 2024, under utveckling:

AI-tjänst för rådgivning om rutiner

Medarbetare inom hemtjänst och serviceboenden ska få stöd av AI med att hitta och få sammanfattningar av rutiner.

• Verksamhetsområde: Hemtjänst och särskilda boenden
• Utmaning: Ny personal och vikarier, säkerställa kvaliteten, stort antal rutiner
• Lösningen: Hittar och sammanställer information, hänvisar och länkar till dokument, tillgänglig i telefonen. Finns flera tillämpningsområden.

AI-tjänst som mötessekreterare

Projektet genomförs tillsammans med RISE. De utforskar hur de kan lösa utmaningar med att få tjänsten att uppfylla kommunens krav på säkerhet, sekretess och integritet.

• Verksamhetsområde: Socialtjänst, myndighetsutövning
• Utmaning: Stort behov av dokumentation, klientmöten med personuppgifter och sekretess, molnbaserade tjänster
• Lösningen: Transkriberar tal till text, Dokumenterar utifrån en bestämd mall, "lokal" instans av tjänsten, tillämpningsområden inom flera verksamhetsområden.

En taltidning för synskadade

AI ska användas för att identifiera och sammanfatta nyhetsartiklar som är relevanta för målgruppen. AI ska sedan läsa upp artiklarna för lyssnaren.
Dessa tillämpningar är tänkta för en begränsad målgrupp men förvaltningen kan komma att nyttja dem även för andra målgrupper. Exempelvis kan tillämpningarna hjälpa till att stärka insynen i den svenska demokratin genom att automatiskt transkribera och sammanfatta protokoll från kommunalt politiskt arbete såsom fullmäktige och nämnder.

• Verksamhetsområde/målgrupp: Synskadade äldre
• Utmaning: Ta del av nyhetsflödet, distribuerat och uppläst
• Lösningen: Utpekade källor, välja ut relevanta artiklar och text till tal. Uppskalning möjlig till fler målgrupper.

Omsorgs- och socialförvaltningen menar att dessa konkreta initiativ är resultatet av det bakomliggande förändringsarbete som inleddes år 2021.

Teknik

Inom socialtjänsten är kravet på dokumentation stort och det läggs mycket tid på detta. Lidingö kommun samarbetar tillsammans med RISE för att undersöka möjligheterna med en AI-infrastruktur som är placerad i Sverige, vilket skulle underlätta hantering av personuppgifter och känslig information. Detta utforskas specifikt i utvecklingsarbetet med en AI-tjänst som mötessekreterare.

Juridik och etik

Inom socialtjänsten innebär de flesta arbetsuppgifterna både hantering av personuppgifter och annan information som är belagd med sekretess. En utmaning i att införa AI inom socialtjänsten är att juridiken kring användning av AI upplevs som en snårskog. Många gånger har teknikutvecklingen sprungit ifrån lagstiftarna.

Överlag har Lidingö stad utgångspunkten att det både ska vara möjligt att hitta tillämpningar för AI som använder sig av helt offentlig information, och tillämpningar för AI som använder sig av känslig information.

Insikter

Under förändringsarbetets gång har det blivit tydligt hur viktigt ledarskapet är för att få tillgång till medarbetarnas fulla potential. Varje chef är en potentiell förändringsledare och en länk i att skapa en lärande och innovativ organisation.

Det har också blivit tydligt vilken kraft som finns i att skapa en innovativ miljö i organisationen. Då stärks medarbetarna i sitt självledarskap, det är enklare att fånga upp tankar och realisera idéer. Detta har hos Lidingö stad bidragit till en ökad förändringstakt och kan förhoppningsvis öka attraktiviteten för kommunen som arbetsgivare.

De juridiska och etiska frågeställningar kring AI-användning som Lidingö stad har stött på är inte unika utan gemensamma för många kommuner. En ökad dialog och samverkan inom den offentliga sektorn kring tolkning och hantering av lagstiftning skulle vara ett bra stöd. Detta menar projektgruppen är en viktig insikt för framtida arbeten.

Medskick och tips

• Kroka arm med medarbetare och avdelningar ni vanligtvis inte samarbetar med så mycket. AI-utveckling kräver tvärfunktionella arbetsgrupper.
• Omvärldsbevaka. Inspireras av vad andra kommuner sysslar med på AI-området. Inte bara nationellt – många andra länder har spännande saker på gång.
• Glöm inte bort att få med er kommuninvånarna på tåget. De kommer påverkas av kommunens användning av AI och behöver vara trygga med det.

Nyttiga länkar

Webbplatsen My AI som tillhandahålls av AI Sweden (ai.se) Länk till annan webbplats.

Kontakt

Fler exempel

Läs om fler initiativ där socialtjänsten i andra kommuner på olika sätt utforskar möjligheterna att använda AI som ett stöd i verksamheten.

AI-initiativ