Lag, förordning och föreskrifter

E-handel och elektroniska inköpsprocesser är ett prioriterat område både inom EU och i Sverige. I Sverige finns det formella krav i form av en lag, en förordning och olika föreskrifter som reglerar området. Läs om vad som gäller dig som offentlig aktör och dina varu- och tjänsteleverantörer.

Lagen och föreskrifterna om e-faktura till följd av offentlig upphandling påverkar både offentliga aktörer och leverantörer till offentliga aktörer. Både förordningen och föreskrifter om e-handel gäller statliga myndigheter under regeringen.

Lagen och föreskriften om e-faktura

Lag om elektroniska fakturor till följd av offentlig upphandling (2018:1277) (e-fakturalagen) gäller från och med 1 april 2019. DIGG har sedan utfärdat en föreskrift till e-fakturalagen, Föreskrift om registrering i PEPPOL (MDFFS 2019:1) som gäller från och med 1 december 2019. E-fakturalagen påverkar både offentliga aktörer som ska göra en upphandling och leverantörer som tilldelats ett avtal via upphandling.

E-fakturalagen

E-fakturalagen gäller fakturor som utfärdas till följd av offentlig upphandling enligt nedan nämnda lagar och gäller upphandlingar som påbörjats från och med 1 april 2019.

  • Lag om offentlig upphandling, LOU, (2016:1145)
  • Lag om upphandling inom försörjningssektorerna, LUF, (2016:1146)
  • Lag om upphandling på försvars- och säkerhetsområdet, LUFS, (2011:1029)
  • Lag om upphandling av koncessioner, LUK, (2016:1147).

Vad säger lagen?

De fakturor som en leverantör utfärdar till en myndighet eller enhet ska vara elektroniska. Fakturornas format ska överensstämma med den europeiska standard för elektronisk fakturering som Europeiska kommissionen har hänvisat till i Europeiska unionens officiella tidning. Parterna kan dock komma överens om en annan standard för e-faktura. Det finns även några undantag då en faktura inte behöver skickas elektroniskt och dessa nämns nedan.

DIGG:s rekommendationer om e-fakturor

För att leva upp till lagens krav på europeisk standard för e-faktura rekommenderar DIGG att du använder implementering av den europeiska standarden, Peppol BIS Billing 3.

DIGG rekommenderar även att du använder Peppolnätverket för att skicka och ta emot fakturor. Fakturor bör inte konverteras till andra format eftersom det kan innebär att information går förlorad.

Undantag från e-fakturalagen

Det finns några fall då en faktura inte behöver skickas elektroniskt:

  • Om upphandlingen har påbörjats före lagen trädde i kraft den 1 april 2019 kan leverantörer fortsätta skicka fakturor i det format som är avtalat.
  • När e-faktura skulle innebära en risk för att röja uppgifter som omfattas av sekretess eller i övrigt skada säkerhetskänslig verksamhet. Det är den upphandlande enheten som avgör om det finns en sådan risk för specifika fakturaflöden.
  • När betalningen sker kontant eller med betalkort. Lagen innebär alltså inte någon ytterligare faktureringsskyldighet för finansiella tjänster utöver bestämmelserna i mervärdesskattelagen (1994:200). Mervärdesskattelag (riksdagen.se) Länk till annan webbplats.

Vad som räknas som en e-faktura

Enligt e-fakturalagen är en e-faktura en faktura som utfärdas, översänds och tas emot i ett strukturerat elektroniskt format som gör det möjligt att behandla den automatiskt och elektroniskt.

Observera att en PDF-faktura inte uppfyller dessa krav och därmed inte räknas som en e-faktura enligt e-fakturalagen.

Vad som kan hända om lagen inte följs

Om en leverantör inte skickar e-fakturor alternativt skickar felaktiga e-fakturor kan leverantören anmälas till DIGG som då genomför en utredning. Leverantören kan föreläggas att sända e-faktura och detta kan även kopplas till ett vite. DIGG föreslår dock alltid att parterna först för en dialog sinsemellan innan anmälan sker.

Föreskrift till e-fakturalagen

I föreskrift om registrering i Peppol (MDFFS2019:1) anges att upphandlande myndigheter och enheter ska vara registrerade i Peppol:s registerfunktion för att kunna ta emot elektroniska fakturor. Syftet med föreskriften är att översändandet av fakturor ska underlättas i och med att upphandlande myndigheter enkelt kan hittas och faktureras elektroniskt. DIGG:s föreskrifter till e-fakturalagen gäller från och med 1 december 2019.

Förordning och föreskrifter gällande e-handel

Myndigheter under regeringen ska följa Förordning (2003:770) om statliga myndigheters elektroniska informationsutbyte. DIGG har tagit fram föreskrifter kopplade till förordningen, Föreskrifter om hantering av beställningar och standarder vid elektroniskt informationsutbyte (MDFFS 2021:1).

Förordning

Myndigheter under förordningen ska i sin verksamhet främja utvecklingen av ett säkert och effektivt elektroniskt informationsutbyte inom den offentliga förvaltningen. Myndigheter med fler än 50 anställda ska hantera sina utgående beställningar av varor och tjänster elektroniskt. Det finns dock några undantag till förordningen och dessa beskrivs under rubriken Frågor och svar.

Föreskrifter

I tillhörande föreskrifter finns bestämmelser som gäller för statliga myndigheter med fler än 50 anställda. Föreskrifterna gäller elektronisk hantering av utgående beställningar av varor och tjänster samt standarder eller liknande krav som gäller för elektroniskt informationsutbyte i samband med beställning och leverans.

Föreskrifterna innehåller även bestämmelser om standarder eller liknande krav som är gemensamma för samtliga statliga myndigheter oavsett antal anställda vad gäller elektroniskt informationsutbyte avseende fakturering av varor och tjänster.

Frågor och svar

Ja, e-fakturalagen gäller oavsett vilket förfarande som den upphandlande myndigheten har genomfört sin upphandling enligt. Av förarbetena framgår att lagen ska tillämpas på alla upphandlingsförfaranden, inklusive vid direktupphandlingar.

I e-fakturalagen anges att den e-fakturastandard som ska användas för fakturering ska vara i enlighet med vad Europeiska kommissionen har hänvisat till i Europeiska unionens officiella tidning.

Den europeiska standarden beskriver affärstermerna i en e-faktura, till exempel fakturanummer samt köparens och säljarens uppgifter. När man utväxlar e-fakturor enligt den europeiska standarden kan två olika XML-format användas: UBL (Universal Business Language) och CII (Cross Industry Invoice).

Upphandlande myndigheter och enheter ska kunna ta emot båda XML-formaten medan leverantörerna kan välja att använda ett av dem, och UBL är det absolut vanligaste.

DIGG rekommenderar att e-fakturaformatet Peppol BIS Billing 3 används för att säkerställa att lagens krav på format och innehåll uppnås. Peppol BIS Billig 3 är en implementering av den europeiska standarden för e-faktura.

Förordningen gäller endast statliga myndigheter under regeringen.
Enligt 3 § gäller kravet på att hantera utgående beställningar av varor och tjänster elektroniskt myndigheter med fler än 50 anställda. Kravet gäller dock inte för beställningar som

  1. görs av Regeringskansliet, Försvarsmakten, Försvarets materielverk, Försvarets radioanstalt, Totalförsvarets forskningsinstitut eller Säkerhetspolisen, eller
  2. är olämpliga att hantera elektroniskt av sekretesskäl eller säkerhetsskyddsskäl.

Enligt 4 § får DIGG i enskilda fall besluta om undantag från kravet i 3 § samt tillhörande föreskrifter om det behövs i avvaktan på att en myndighet ska kunna ansluta sig till sådana tjänster för elektroniska beställningar som tillhandahålls av Statens servicecenter eller om det finns andra särskilda skäl.

Senast uppdaterad: