När är det möjligt med automation?
För att kunna automatisera olika delar av en verksamhet måste regelverket vara anpassat för att kunna automatiseras. En dator måste kunna läsa maskinläsbar information för att kunna göra bedömningar och fatta beslut.
Förvaltningsrättsligt stöd för automatiserade beslut
En grundläggande princip i offentlig förvaltning är att offentlig förvaltning endast får vidta åtgärder som har stöd i rättsordningen. Principen i sig själv är teknikneutral, vilket innebär att om offentlig förvaltning har stöd i rättsordningen för att exempelvis ta emot en ansökan så behövs inget särskilt stöd för att ta emot ansökan via en digital inlämningstjänst. En förutsättning för att kunna automatisera verksamhet i offentlig förvaltning, är att de författningar som styr hur förvaltningen ska och får agera möjliggör automatisering. Denna princip kallas legalitetsprincipen och framgår uttryckligen av 5 § förvaltningslagen (2017:900) (FL). Legalitetsprincipen innebär att det offentligas maktutövning i vidsträckt mening måste ha stöd i någon av de källor som bildar rättsordningen. Principen gäller för all verksamhet hos offentlig förvaltning, dvs. för såväl handläggning och beslutsfattande i ärenden som faktiskt handlande.
Gällande automatiserade beslut så följer av 28 § första stycket FL att ett beslut kan fattas av en befattningshavare ensam eller av flera gemensamt eller automatiserat. Genom bestämmelsen i FL har det tydliggjorts att det inte behövs någon reglering i specialförfattning för att en myndighet ska kunna använda en automatiserad beslutsform eller automatisera faktiskt handlande.
Bestämmelserna i 28 § FL är inte alltid tillämpliga vid handläggning och beslutsfattande i kommuner och regioner, eftersom FL är subsidiär i förhållande till kommunallagen (2017:725) (KomL). KomL innehåller särskilda bestämmelser om handläggning och beslutsfattande hos kommuner och regioner. I KomL finns däremot en bestämmelse i 6 kap. 37 § som stadgar att en nämnd får delegera beslutanderätt till presidiet, ett utskott, en ledamot, en ersättare eller till en automatiserad beslutsfunktion i ett visst ärende eller i en viss grupp av ärenden. I 6 kap. 38 § KomL finns även bestämmelser om vilka typer av ärenden som inte alls får delegeras, samt ärendetyper som inte får delegeras till en automatiserad beslutsfunktion. Ärenden som inte kan delegeras till en automatiserad beslutsfunktion är laglighetsprövningar enligt KomL, ärenden där beslut enligt lag eller annan författning inte får överklagas, ärenden om upphandling eller ärenden om valfrihetssystem.
Det behövs data i ett maskinläsbart format
För att det ska vara möjligt för en dator att automatisera ett förfarande eller fatta automatiserade beslut så behöver datorn kunna göra bedömningar grundade på maskinläsbar information. Om en föreskrift ska kunna leda till någon form av automatiserad tillämpning så behöver det finnas tillgängliga data, som är maskinläsbar och håller en ändamålsenlig kvalitet. Se även avsnittet Använd data av god kvalitet.
Den som ska ta fram författning som ska möjliggöra automation behöver veta att det finns möjlighet att använda data som är ändamålsenlig för att genomföra ett automatiserat förfarande. Det behövs även kunskap om ifall den data som ska användas håller en kvalitet som är godtagbar för att kunna automatisera tillämpningen.
Data måste representera de rekvisit och begrepp som författningen beskriver. Tänk på att författningen inte bör beskriva eller begränsa varifrån data eller information hämtas, inte heller hur de hämtas (”hur”). Det är tillräckligt att data eller informationen håller tillräcklig kvalitet utifrån att författningen beskriver syftet (”vad”).
Ditt svar hjälper oss att förbättra sidan
Senast uppdaterad: