Uppföljning av myndigheternas e-handel

Digg har gjort en uppföljning av införandet och utvecklingen av e-handel inom statliga myndigheter. Här kan du se resultat och analyser av den senaste uppföljningen avseende 2022 och se utvecklingen av tre nyckeltal; andel elektroniska fakturor, andel fakturamatchning samt antal elektroniska order.

E-handel 2022

Uppföljningen görs genom en enkät som skickas till statliga myndigheter med fler än 50 årsarbetskrafter (ÅA) och som lyder under förordning 2003:770 om statliga myndigheters elektroniska informationsutbyte och tillhörande föreskrifter. Enkäten avseende helår 2022 sändes till 158 myndigheter varav 156 svarade, vilket ger en svarsfrekvens nära på 99%.

På totalnivå görs jämförelser med tidigare enkäter och detta redovisas i tabellen nedan samt i efterföljande analyser. Respektive myndighets nyckeltal redovisas i tabellform via länken ovan.


Totalsiffror per nyckeltal för år 2022, 2020 och 2019.


2022

2020

2019

Antal leverantörsfakturor

6,0 miljoner

4,5 miljoner

5,3 miljoner

Andel e-faktura

92 %

84 %

75 %

Andel matchade fakturor

43 %

38 %

25 %

Antal e-order per 100 ÅA

635

407

365

Antal e-order

1 337 000

773 000

713 000


Andel e-faktura

Antalet leverantörsfakturor har ökat efter en nedgång under pandemin och är nu förbi även 2019 års resultat. Vi kan även se en stor ökning av andelen e-faktura som nu ligger på totalt 92%. En stor del av ökningen kan kopplas till e-fakturalagen som gör det obligatoriskt för leverantörer till offentliga aktörer att skicka elektroniska fakturor. 144 av 156 myndigheter har mer än 75% e-faktura och 32 myndigheter har över 95% e-faktura.

E-fakturalagen

Lag om elektroniska fakturor till följd av offentlig upphandling (e-fakturalagen) trädde i kraft 1 april 2019 och innebär att alla upphandlingar som påbörjats från och med lagens ikraftträdande ska faktureras elektroniskt, här inkluderas även direktupphandlingar. Det är troligt att e-fakturalagen är anledningen till att ökningen av andelen e-faktura har varit så pass stor sedan 2019.

Andel matchande fakturor

Under 2022 fortsatte andelen matchade fakturor att öka men i en långsammare takt än tidigare. För 2022 ligger andelen matchade fakturor på 43%. Det innebär att drygt 2,5 miljoner fakturor hanteras på ett effektivare och säkrare sätt med hjälpa av matchning mot antingen en order eller ett abonnemangsregister med tidsvinster och ökad kontroll som följd.

I 56 myndigheter, 36% av respondenterna, matchas minst var fjärde faktura. I 22 myndigheter matchas mer än varannan faktura. Sedan föregående mätning är det 9 myndigheter som börjat att matcha sina fakturor men det är fortfarande en stor andel myndigheter, 16 stycken, som anger att de inte har någon matchning alls och därmed inte kan inhämta de nyttor som kan kopplas till matchning.

Nyttor med matchade fakturor

En faktura som matchas genomgår automatiska kontroller där eventuella avvikelser sedan manuellt kan hanteras. Kontering och attest ärvs sedan över till fakturan vilket möjliggör en snabb och effektiv hantering med tidsbesparing och ökad intern kontroll som vinst.

Antal e-order

2022 lades omkring 1 337 000 e-order hos de 156 myndigheter som besvarat enkäten. Det är nästan 564 000 fler än 2020 och det motsvarar en ökning på hela 73%. Respondenterna har över 210 000 anställda vilket leder till ett nyckeltal på 635 e-order per 100 ÅA jämfört med 407 för 2020.

Kanske är det resultatet av den ökande användningen av e-handelssystemet under pandemin som myndigheterna påpekade i förra undersökningen som har fortsatt. Många anställda har fortsatt att jobba hemifrån och därmed haft större benägenhet att använda myndighetens egna e-handelssystem vid inköp istället för att gå tillbaka till att handla ”på stan”.

Det strategiska och målinriktade e-handelsarbetet har också fortsatt vilket i sin tur leder till att en allt större andel av myndigheternas inköp kan utföras elektroniskt i det egna e-handelssystemet. Det fick dock fortfarande en del myndigheter som inte kommit i gång med att lägga e-order, i enkäten för 2022 svarade 18 myndigheter att de inte lagt någon e-order under året, att jämföras med föregående mätning då siffran var 21.

Nyttor med e-order

En e-order har många fördelar jämfört med en beställning via exempelvis telefon eller ett köp i butik. Förutom tids- och kostnadsbesparingar styr myndigheten inköpet till de upphandlade ramavtal som finns med ökad avtalstrohet som följd. Attest på order leder både till ökad intern kontroll i myndigheten så väl som till en ökad säkerhet för leverantören. En order eller ett abonnemang som attesteras i e-handelssystemet möjliggör också en automatisk hantering av en inkommen faktura om det inte finns några avvikelser mellan order eller abonnemang och fakturan.

Frågor och svar

En elektronisk order (e-order) skapas när en beställning har godkänts i ett e-handelssystem. Tänk på att beställningar också kan attesteras i till exempel ett personalsystem.

E-order kan skickas elektroniskt till varu- och tjänsteleverantörer men de kan också kommuniceras på andra sätt. En beställning i e-handelssystemet kan ibland omfatta varor och tjänster från flera olika leverantörer, men e-handelssystemet skapar en separat order till varje leverantör.

Nej. Ett av syftena med statens införande av e-beställningar är att förbättra möjligheten till styrning genom att inköp ska vara godkända av ansvarig chef, budgetansvarig eller motsvarande innan de kommuniceras till leverantören.

Elektroniska fakturor (e-fakturor) är fakturor som både skickas och tas emot i elektronisk form. Fakturor som registreras manuellt av leverantören i ett webbgränssnitt (leverantörsportal) räknas också som e-fakturor.

Fakturor i PDF-format och pappersfakturor som skannas räknas inte som e-fakturor.

Leverantörsfakturor är samtliga fakturor som tas emot från varu- och tjänsteleverantörer.

Leverantörsfakturor inkluderar inte utlägg/kvitton, vissa avgifter, bidrag, stipendier, skatter, återbetalningar eller vidarefaktureringar. Dessa ska exkluderas från angivna antal leverantörsfakturor.

Matchning innebär att leverantörsfakturor automatiskt knyts till en order eller ett abonnemang eller motsvarande i e-handelssystemet. Även leverantörsfakturor där det funnits avvikelser som krävt manuell hantering räknas som en matchad faktura.

Hjälpte denna information dig?

Ditt svar hjälper oss att förbättra sidan

Senast uppdaterad: