Enkätrapport: Om e-fakturering och e-handel i offentlig förvaltning

De upphandlingspliktiga inköpen i Sverige uppgår till drygt 900 miljarder årligen. En effektivisering och uppföljning med hjälp av e-handel kan leda till tids- och kostnadsbesparingar, ökad avtalstrohet och intern kontroll, större möjligheter till detaljerad statistik och positiv miljöpåverkan.

Under november 2024 till januari 2025 genomförde Digg en undersökning riktad till alla kommuner, regioner och statliga myndigheter med fler än 10 årsarbetskrafter. 351 respondenter har svarat på frågor om e-faktura och e-handel för helåret 2023. Svarsfrekvensen uppgår till 72 procent.

70 procent av respondenterna uppger att de har infört e-handel vilket är en ökning med fem procentenheter jämfört med föregående mätning 2021. Ju större organisation desto större andel som uppger att de infört e-handel.

De vanligaste kategorierna där e-handel tillämpas idag är förbrukningsmaterial, mat och livsmedel, IT-arbetsplats, rapporter/expertinformation samt vårdrelaterad utrustning. De kategorier där e-handel i lägst grad tillämpas är inom sociala tjänster, personal, fordon, transporter samt entreprenad.

De 246 respondenter som uppger att de tillämpar e-handel skickar elektroniska ordrar till en allt större andel leverantörer.

Nyttorna med e-handel skattas som helhet mycket högt på en 5-gradig skala. Sammantaget är regionerna och kommunerna mest positiva med 4,6 resp. 4,5 i snittbetyg. Motsvarande siffra för statliga myndigheter är 3,9. Att e-handel ger ökad kontroll är den nytta som värderas högst.

Tillämpning av förattest visar en uppåtgående trend hos alla tre segmenten. En trolig förklaring är att fler beställningar inordnas i kravet på förattest som gäller för större statliga myndigheter samt att godkännandet av beställningen görs innan den skickas vidare till leverantören vilket innebär en ökad intern kontroll. En ytterligare anledning bedöms vara att e-handelsarbetet har mognat i allt fler verksamheter generellt.

Abonnemangsfakturor är fakturor som återkommer löpande till verksamheten till exempel mobil- och el-fakturor, prenumerationer och liknande. Kontering och attestering förbestäms i dessa fall och fakturorna går till betalning utan handläggning om de matchar mot uppsatta regler och kontroller. Det innebär att man endast hanterar fakturor med avvikelser vilket ger en stor tidsbesparing. Drygt 8 av 10 uppger att de har automatisk kontering och fler än 6 av 10 tillämpar automatisk attest.

Lagen om e-faktura (2018:1277) har varit i kraft i snart 6 år. Enligt e-fakturalagen är en e-faktura en faktura som utfärdas, översänds och tas emot i ett strukturerat elektroniskt format som gör det möjligt att behandla den automatiskt och elektroniskt. Andelen e-fakturor av totalt antal leverantörsfakturor är 82 procent vilket ligger på samma nivå som 2021. Spridningen av andelen e-faktura är stor inom offentlig förvaltning. Fortfarande har vissa kommuner och regioner en bra bit kvar till att de allra flesta fakturor hanteras som e-fakturor.

Kundfakturor är fakturor som skickas till företag och offentlig verksamhet. Statliga myndigheter omfattas av en föreskrift om att man ska skicka e-faktura om mottagaren kan ta emot den (2003:770). Regioner och kommuner omfattas inte av föreskriften.

Andelen kundfakturor som skickas som e-faktura till företag från offentlig förvaltning ligger på 50 procent och har ökat från 24 procent jämfört med föregående mätning. Alla tre segmenten visar en god utveckling vilket är positivt och en viktig katalysator för e-fakturan i samhället i stort.

Peppol är ett internationellt nätverk för elektroniska inköp som bidrar till att göra e-handel och e-upphandling effektivare, spårbar och mer strukturerad. Nätverket består av två delar - en infrastruktur för att sända och ta emot meddelanden mellan affärspartners samt en standardisering av meddelanden för inköpsprocessen.

85 procent uppger att de använder Peppols nätverk för ingående leverantörsfakturor helt eller till stor del. Motsvarande siffra för utgående kundfakturor är 58 procent. Den främsta orsaken sammantaget till i vilken grad Peppolnätverket används uppges vara styrt av leverantörernas och kundernas önskemål och möjlighet att skicka och ta emot fakturor i nätverket.

I enkätens avslutande del ställdes frågan om verksamheten har behov av stöd för att kunna utveckla e-handel och e-fakturering inom egna organisationen. 144 respondenter (41%) svarade ja.

67 procent av dem som uppgav att de hade behov av stöd definierade ekonomiska och eller personella resurser som det viktigaste området. Regioner följt av större statliga myndigheter var dem som sa sig ha störst behov. Utbildning kommer som område nummer två där 50 procent angav att de behöver stöd.