Till innehållet

E-faktura för dig som offentlig aktör

Alla offentliga aktörer måste kunna ta emot e-fakturor som följer en europeisk standard, och vara registrerade som fakturamottagare i Peppols infrastruktur. Statliga myndigheter har fler krav. Här kan du läsa om vad du behöver göra för att uppfylla reglerna om elektroniska fakturor.

Det här gäller för dig som offentlig aktör

Som offentlig aktör behöver du

  • ta emot e-fakturor enligt europeisk standard
  • ansluta till Peppols infrastruktur som fakturamottagare.

Ta emot e-fakturor

Upphandlande myndigheter och enheter måste kunna ta emot elektroniska fakturor enligt en europeisk standard. Det anges i lagen (2018:1277) om elektroniska fakturor till följd av offentlig upphandling, den så kallade e-fakturalagen.

Lag om elektroniska fakturor (svenskforfattningssamling.se)

Kravet gäller alla fakturor som är resultat av inköp enligt någon av dessa upphandlingslagar:

  • LOU (2016:1145)
  • LUF (2016:1146)
  • LUFS (2011:1029)
  • LUK (2016:1147).

Du som offentlig aktör behöver själv bedöma om ett inköp omfattas av någon av upphandlingslagarna. Vi på DIGG kan inte uttala oss om enskilda fall.

Peppol BIS Billing 3

DIGG och SFTI rekommenderar att Peppol BIS Billing 3 används för att leva upp till lagens krav på e-fakturastandard. Det är dock möjligt att avtala om andra strukturerade elektroniska fakturaformat med sin leverantör, till exempel Svefaktura.

PEPPOL BIS Billing 3 (sfti.se)

Anslut till Peppols infrastruktur som fakturamottagare

Alla offentliga aktörer ska vara registrerade som fakturamottagare i Peppols infrastruktur. Det anges i våra föreskrifter om registrering i Peppol.

Anslut till Peppol

Statliga myndigheter har fler krav

Statliga myndigheter behöver också:

  • Hantera alla fakturor från andra myndigheter elektroniskt. Det gäller oavsett om fakturan är till följd av en upphandling eller inte.
  • Kunna skicka fakturor via Peppols infrastruktur. 
  • Tillhandahålla en fakturaportal för de leverantörer som fakturerar sällan.

Förordning (2003:770) om statliga myndigheters elektroniska informationsutbyte (esv.se)

Det finns undantag

Det finns några fall då en faktura inte behöver skickas elektroniskt:

  • När upphandlingen har påbörjats före den 1 april 2019. I de fallen kan leverantören fortsätta skicka fakturor i det format som är avtalat.
  • När e-faktura skulle innebära en risk för att röja uppgifter som omfattas av sekretess eller i övrigt skada säkerhetskänslig verksamhet. Det är den upphandlande enheten som avgör om det finns en sådan risk för specifika fakturaflöden.
  • När betalningen sker kontant eller med betalkort. Lagen medför alltså inte någon ytterligare faktureringsskyldighet för finansiella tjänster utöver bestämmelserna i mervärdesskattelagen (1994:200).

Mervärdesskattelag (riksdagen.se)

Krav på e-faktura vid upphandling

Du behöver ställa krav på e-faktura när du tecknar ett nytt avtal med en leverantör. Vid direktupphandlingar behöver du ha en dialog med leverantören och kontrollera att de kan skicka e-faktura, eller att de registrerar sitt fakturaunderlag i er fakturaportal.

För att underlätta kommunikationen med din leverantör har SFTI tagit fram en malltext för e-fakturering som du kan använda. Malltexten finns både på svenska och engelska.

Malltext angående obligatorisk e-fakturering (sfti.se)

Om en leverantör inte skickar e-faktura

Om en leverantör efter flera påminnelser ändå inte skickar e-faktura kan du anmäla detta till oss. Det gäller också om leverantören skickar fakturor som inte överensstämmer med den europeiska standarden. En anmälan kan resultera i att leverantören behöver betala ett vitesbelopp

Fakturor som inte uppfyller kraven

Vanliga frågor och svar

Vi utgår ifrån att det aktuella inköpet i samtliga fall är kopplade till någon av upphandlingslagarna LOU, LUK, LUF eller LUFS.

  • En påminnelse om obetald faktura är ingen faktura utan hänvisar till en tidigare inkommen faktura. En påminnelse behöver därför inte skickas i elektroniskt format.
  • Inkassoprocessen är en helt annan process än fakturaprocessen. E-fakturaformatet innehåller inte heller den information som ska finnas i ett inkassokrav. Inkassokrav bedöms därför inte omfattas av e-fakturalagstiftningen och ska sändas på papper.
  • En räntefaktura är en ny handling med nytt fakturanummer, den avviker beloppsmässigt från den ursprungliga fakturan och ska ha ett nytt verifikationsnummer – skickas som e-faktura.

Ett avtal som förnyas per automatik ses inte som en ny upphandling om avtalet är ingånget före den 1 april 2019. Nyttjandet av en ändrings- eller optionsklausul är inte att betrakta som en ny upphandling enligt LOU om förutsättningarna enligt 17 kap. 10 § LOU är uppfyllda. Den aktuella bestämmelsen gäller även för avtal som upphandlats enligt gamla LOU. Motsvarande bestämmelser finns i LUF och LUK. Dock finns inte motsvarande bestämmelse i LUFS, men motsvarande bör rimligen gälla där.

Ja. Alla varu- och tjänsteleverantörer omfattas av e-fakturalagen, oavsett i vilket land leverantören finns.

Ja, i de fall fakturan har upprättats till följd av upphandling som omfattas av e-fakturalagen som påbörjats från den 1 april 2019. Redan idag ska fakturering mellan myndigheter ske elektroniskt enligt 3§ Förordning (2003:770) om statliga myndigheters elektroniska informationsutbyte.

Förordning (2003:770) om statliga myndigheters elektroniska informationsutbyte (riksdagen.se)

Den europeiska standarden beskriver affärstermerna i en e-faktura, till exempel fakturanummer samt köparens och säljarens uppgifter. När man utväxlar e-fakturor enligt den europeiska standarden kan två olika XML-format användas: UBL (Universal Business Language) och CII (Cross Industry Invoice).

Upphandlande myndigheter och enheter ska kunna ta emot båda XML-formaten medan leverantörerna kan välja att använda ett av dem, och UBL är det absolut vanligaste. I Peppol-nätverket kallas den europeiska standarden för Peppol BIS Billing 3.

Det är inte obligatoriskt för en leverantör i privat sektor att ansluta sig till Peppol. Det betyder att det är upp till varje offentlig aktör att bedöma om det är lämpligt att ställa krav på Peppol som infrastruktur i en upphandling.

Om du som offentlig aktör behöver stöd i kravställningen rekommenderar vi dig att läsa SFTI:s handledning för krav på e-handel.

Krav på e-handel i samband med upphandling (sfti.se)

Det är vid sändning och mottagande av e-faktura som den nya europeiska standarden ska följas. Format som hanteras innan sändning respektive efter mottagandet hanteras på det sätt som respektive organisation önskar. Organisationen ansvarar även för att alla skickade /mottagna elektroniska original är spårbara och att informationen i fakturan är korrekt efter genomförda konverteringar.

Ja, det behöver ni efter den 1 april 2019. DIGG rekommenderar att aktörer i den svenska offentliga sektorn säkerställer att er e-handelstjänst eller motsvarande it-stöd kan hantera CII-formatet per den 1 april 2019. Då är ni redo att vid förfrågan kunna tillmötesgå ett sådant önskemål från er leverantör.

Ytterst få leverantörer hanterar CII i dag. Kravet har tillkommit eftersom vissa intressegrupper i det europeiska standardiseringsarbetet argumenterat för att inkludera detta format.

Mot bakgrund av den begränsade användningen är det vare sig nödvändigt eller lämpligt att på förhand registrera sig som mottagare av CII i PEPPOL-nätverket. Innan en anslutning bör ni ha kontakt med leverantören i fråga. CII är inte lika etablerat i Europa som UBL-formatet, och det finns mindre omfattande tekniskt stöd tillgängligt. Vid de första anslutningarna kan det därför vara bra att testa så att det verkligen fungerar.

Nej, det behöver ni inte. Kravet att hantera CII gäller enbart då ni tar emot fakturor från leverantörer efter den 1 april 2019.