Till innehållet

E-handel

E-handel bidrar till effektivare inköpsprocesser och en rad andra fördelar både för offentliga aktörer och leverantörer. Här kan du läsa mer om varför du bör införa e-handel och vilka formella krav och rekommenderade standarder som finns.

Informationsfilm om e-handel

Inom ramen för SFTI har vi tagit fram en informationsfilm som beskriver fördelarna med e-handel och att göra beställningar elektroniskt. Du får gärna använda filmen i interna utbildningar om e-handel eller för att kommunicera nyttan med e-beställningar i din organisation.

Effektivare inköp med e-handel

Fördelar med e-handel

Syftet med e-handel är att bidra till en effektiv inköpsprocess som möjliggör en förbättrad styrning av inköp mot befintliga upphandlade avtal.

För offentliga aktörer

Framför allt bidrar e-handel till att offentliga aktörer

  • följer upphandlade ramavtal och ökar sin avtalstrohet
  • möjliggör kostnadsbesparingar i och med att avtalade priser tydliggörs
  • kan göra tidsbesparingar genom att effektivisera sina beställningar och sin fakturahantering och öka resurserna för själva kärnverksamheten
  • kan öka sin kvalitet och service genom att förbättra sin interna styrning och kontroll samt möjligheten till uppföljning.

För leverantörer till offentlig sektor

E-handel ger även fördelar för leverantörer till offentlig sektor:

  • Det kan vara en möjlighet att effektivisera leveransprocessen. När man får in en elektronisk order går det att koppla den till leverantörens order-, lager- och faktureringssystem.
  • En elektronisk faktura innebär ofta att fakturaprocessen hos kunden blir effektivare och att leverantören får betalt för sin leverans i tid.
  • En inkommen order är i normalfallet godkänd av behörig ansvarig och innehåller korrekta referenser och adresser som behövs för en snabbare leverans- och fakturahantering.
  • E-handel bidrar till ökad avtalstrohet då upphandlade avtal synliggörs i e-handelssystemet.

Formella krav

E-handel och elektroniska inköpsprocesser är ett prioriterat område både inom EU och i Sverige. Det finns både lagar och förordningar som reglerar på området.

Förordningar och föreskrifter för statliga myndigheter

 

Föreskrifter till de båda förordningarna återfinns i föreskrifter till 3§ 2003:770. Exempelvis omfattas:

  • Samtliga myndigheter ska tillhandahålla en leverantörsportal för faktura, myndigheter med fler än 50 anställda ska även erbjuda leverantörsportal för produktkatalog och order.
  • Myndigheter ska effektivisera sina beställnings-, leverans- och fakturahanteringsprocesser genom att använda IT-system som stödjer detta arbetsflöde.
  • En beställning ska i normalfallet godkännas innan den sänds till leverantör.
  • Fakturering mellan myndigheter ska ske elektroniskt och hanteringen ska vara helt elektronisk.
  • Senast den 1 november 2018 ska samtliga myndigheter vara registrerade i Peppol för att kunna ta emot elektroniska fakturor.
  • Statliga myndigheter ska ha kapacitet att e-handla enligt de standarder som föreskrivs.

Lag och föreskrifter för e-faktura gällande offentlig sektor

Från den 1 april 2019 gäller Lagen om e-faktura vid offentlig upphandling (2018:1277). Lagen innebär att offentlig sektor måste kunna ta emot elektroniska fakturor enligt den europeiska standarden. För leverantörer innebär lagen att de måste fakturera offentlig sektor elektroniskt.

Läs mer e-faktura

SFTI och rekommenderade standarder

Formella krav och gemensamma standarder för e-handel skapar enhetliga gränssnitt för informationsutbytet mellan köpare och säljare. Det underlättar en effektiv e-handel och en enklare leverantörsanslutning.

Single Face To Industry (SFTI) tar fram rekommendationer av öppna standarder för elektronisk affärskommunikation, och anordnar utbildningar och konferenser om e-handel. SFTI drivs av Sveriges Kommuner och Regioner (SKR), DIGG och Upphandlingsmyndigheten.

Rekommenderade standarder (sfti.se)

Europeisk standard för elektronisk fakturering

För att leva upp till kraven på e-fakturastandard i Lagen om e-faktura vid offentlig upphandling rekommenderar SFTI PEPPOL BIS Billing 3.

PEPPOL BIS Billing 3 (sfti.se)