Lag, förordning och föreskrifter inom e-handel för leverantörer till offentlig sektor

Enligt Lag om elektroniska fakturor till följd av offentlig upphandling (e-fakturalagen) ska leverantörer skicka e-fakturor till mottagare inom offentlig sektor.

E-fakturalagen

Enligt Lag om elektroniska fakturor till följd av offentlig upphandling (2018:1277) ska fakturor som en leverantör utfärdar till följd av inköp enligt Lag om offentlig upphandling (LOU), Lag om upphandling inom försörjningssektorerna (LUF), Lag om upphandling på försvars- och säkerhetsområdet (LUFS) och Lag om upphandling av koncessioner (LUK) där upphandlingen påbörjats från och med 1 april 2019 faktureras elektroniskt. Det är den offentliga aktören som behöver avgöra om ett inköp omfattas av någon av upphandlingslagarna.

  • Enligt e-fakturalagen är en e-faktura en faktura som utfärdas, översänds och tas emot i ett strukturerat elektroniskt format som gör det möjligt att behandla dem automatiskt och elektroniskt. Pdf-fakturor eller inskannade pappersfakturor räknas inte som e-faktura.
  • E-fakturorna ska följa europeisk standard. För att säkerställa att e-fakturan lever upp till e-fakturalagens krav på standard rekommenderar Digg att Peppol BIS Billing 3 användas.

Leverantörer som inte följer lagen

En leverantör som inte lever upp till kraven i e-fakturalagen kan anmälas till Digg. Digg har rätt att förelägga leverantören att skicka e-fakturor enligt europeisk standard. Föreläggandet kan även kopplas till ett vite.

E-fakturor som inte uppfyller lagkrav

Fördelar med e-faktura

Säkert

E-faktura innebär färre manuella steg vilket minskar risken för fel och du kan verifiera både mottagaren och mottagandet. Spårbarheten ger dig dessutom möjlighet att hitta källorna till exempelvis bluffakturor.

Effektivt

Som till exempel företagare kommer du kunna effektivisera dina interaktioner med myndigheter för dina rapporterings- och beskattningsprocesser. Dessutom sparar e-faktura tid för både avsändare och mottagare.

Hållbart

En övergång till e-faktura innebär både sänkta kostnader och minskad miljöpåverkan, exempelvis genom minskad pappersförbrukning och färre fysiska transporter.

Tips för att skicka e-faktura

Det finns olika sätt att skicka e-fakturor. För att säkerställa att lagens krav på europeiska standard för e-faktura uppfylls rekommenderar Digg att Peppol BIS Billing 3 används och att fakturorna skickas över Peppolnätverket.

Skicka e-faktura via Peppolnätverket

Om du ofta skickar fakturor till offentliga aktörer rekommenderar Digg att du ansluter dig till nätverket Peppol. Alla offentliga aktörer som berörs av e-fakturalagen måste finnas registrerade som fakturamottagare i nätverket. För att kunna skicka fakturor via Peppol behöver du kontakta en certifierad leverantör.

Enkelt att nå offentliga aktörer via Peppolnätverket

Alla offentliga aktörer som berörs av e-fakturalagen ska vara registrerade som mottagare av e-fakturor i formatet Peppol BIS Billing 3. Att skicka e-fakturor via Peppolnätverket är ett enkelt sätt att nå mottagare inom offentlig sektor.

Anslut till Peppolnätverket

Skicka e-faktura via leverantörsportal

Om du inte skickar så många fakturor till offentlig sektor, fråga din kund om de har en så kallad leverantörsportal eller fakturaportal. Via en webbsida kan du själv mata in fakturainformationen och därmed leva upp till kravet i e-fakturalagen.

Det finns även möjlighet att skaffa sig tillgång till en egen fakturaportal via exempelvis sitt ekonomisystem eller via annan lösning på marknaden.

Frågor och svar

Gäller lagen även leverantörer utanför Sverige?

Ja. Alla varu- och tjänsteleverantörer omfattas av e-fakturalagen, oavsett i vilket land leverantören finns.

Vad gäller för påminnelser om obetald faktura, inkassokrav och räntefaktura?

Vi utgår ifrån att det aktuella inköpet i samtliga fall är kopplade till någon av upphandlingslagarna LOU, LUK, LUF eller LUFS.

  • En påminnelse om obetald faktura är ingen faktura utan hänvisar till en tidigare inkommen faktura. En påminnelse behöver därför inte skickas i elektroniskt format.
  • Inkassoprocessen är en helt annan process än fakturaprocessen. E-fakturaformatet innehåller inte heller den information som ska finnas i ett inkassokrav. Inkassokrav bedöms därför inte omfattas av e-fakturalagstiftningen och ska sändas på papper.
  • En räntefaktura är en ny handling med nytt fakturanummer, den avviker beloppsmässigt från den ursprungliga fakturan och ska ha ett nytt verifikationsnummer – skickas som e-faktura.
Kan man bifoga bilagor till en e-faktura?

Ja, det finns möjlighet att bifoga en eller flera bilagor till en e-faktura.

Exempel på filformat för bilagan är pdf, png, text/csv och ett par cellstrukturerade format. En bilaga kan vara exempelvis en tidrapport, ritning eller liknande. Själva fakturabilden ska inte bifogas fakturan.

En e-faktura i formatet Peppol BIS som är översänd via Peppolnätverket bryter mot Peppols regelverk om det till fakturan finns en bifogad fakturabild som bilaga. Det ska endast finnas en originalhandling som i detta exempel utgörs av den elektroniska Peppol BIS 3 fakturan.

Är PDF en e-faktura?

Nej, en PDF-faktura är inte en e-faktura.

Enligt föreskrifter till Förordning (2003:770) om statliga myndigheters elektroniska informationsutbyte är en e-faktura en faktura som utfärdas, översänds och tas emot i ett strukturerat elektroniskt format som gör det möjligt att behandla den automatiskt och elektroniskt.

En PDF-faktura uppfyller inte dessa krav och kan därmed inte räknas som en e-faktura enligt e-fakturalagen.

Lag om elektroniska fakturor till följd av offentlig upphandling (svenskforfattningssamling.se) Länk till annan webbplats.

Gäller lagen även utgående fakturor från offentliga aktörer?

Ja, i de fall fakturan har upprättats till följd av upphandling som omfattas av e-fakturalagen som påbörjats från den 1 april 2019.

Fakturering mellan myndigheter ska ske elektroniskt enligt 3§ Förordning (2003:770) om statliga myndigheters elektroniska informationsutbyte och tillhörande föreskrifter. Statliga myndigheter ska också sända elektroniska fakturor till sina utomstatliga mottagare om mottagaren godkänner detta.

Kan vi kräva e-faktura från offentlig sektor?

Enligt Förordning (2003:770) om statliga myndigheters elektroniska informationsutbyte och tillhörande föreskrifter ska fakturering från statliga myndigheter till utomstatliga mottagare ske elektroniskt i de fall mottagaren godkänner detta.

E-faktura från statliga myndigheter

Dokument och länkar

Hjälpte denna information dig?

Ditt svar hjälper oss att förbättra sidan

Senast uppdaterad: