E-faktura för dig som leverantör
Tips för att skicka e-faktura
Här har vi samlat några tips för dig som ska välja faktureringssätt.
Innan du börjar skicka e-fakturor
Tänk på att fråga din kund hur du kan skicka e-faktura till just dem. Det finns ofta information på aktörens webbplats. Många aktörer har flera olika sätt som du kan fakturera dem på, så välj det sätt som fungerar bäst för dig.
Skicka e-faktura via Peppol-nätverket
Om du ofta skickar fakturor till offentliga aktörer rekommenderar vi att du ansluter dig till nätverket Peppol. Alla offentliga aktörer som berörs av e-fakturalagen måste finnas registrerade som fakturamottagare i nätverket. För att kunna skicka fakturor via Peppol behöver du kontakta en certifierad leverantör.
Läs mer om hur du ansluter till Peppol
Skicka e-faktura via en fakturaportal
Om du inte skickar så många fakturor till offentlig sektor, fråga din kund om de har en så kallad fakturaportal. En del offentliga aktörer har satt upp egna fakturaportaler, det betyder att de har en webbsida där du själv kan knappa in fakturainformationen.
Det här säger lagen om e-faktura
Som leverantör till offentlig sektor behöver du skicka elektroniska fakturor enligt en europeisk standard som heter Peppol BIS Billing 3.0. Pdf-fakturor eller inskannade pappersfakturor räknas inte som e-faktura.
Kravet på e-faktura gäller alla fakturor som är resultat av inköp enligt någon av dessa upphandlingslagar:
- LOU (2016:1145)
- LUF (2016:1146)
- LUFS (2011:1029)
- LUK (2016:1147).
Det är den offentliga aktören som behöver avgöra om ett inköp omfattas av någon av upphandlingslagarna, vi på DIGG gör inte bedömningar i enskilda fall.
Anmälan av leverantörer som inte skickar e-faktura
Om du efter flera påminnelser ändå inte skickar e-faktura får din kund i offentlig sektor anmäla detta till oss. En anmälan kan resultera i att du behöver betala ett vitesbelopp. En anmälan kan också göras i de fall att fakturan inte lever upp till den europeiska standarden.
Vanliga frågor och svar
Ja. Alla varu- och tjänsteleverantörer omfattas av e-fakturalagen, oavsett i vilket land leverantören finns.
Vi utgår ifrån att det aktuella inköpet i samtliga fall är kopplade till någon av upphandlingslagarna LOU, LUK, LUF eller LUFS.
- En påminnelse om obetald faktura är ingen faktura utan hänvisar till en tidigare inkommen faktura. En påminnelse behöver därför inte skickas i elektroniskt format.
- Inkassoprocessen är en helt annan process än fakturaprocessen. E-fakturaformatet innehåller inte heller den information som ska finnas i ett inkassokrav. Inkassokrav bedöms därför inte omfattas av e-fakturalagstiftningen och ska sändas på papper.
- En räntefaktura är en ny handling med nytt fakturanummer, den avviker beloppsmässigt från den ursprungliga fakturan och ska ha ett nytt verifikationsnummer – skickas som e-faktura.
Ja, det finns möjlighet att bifoga en eller flera bilagor till en e-faktura. Exempel på filformat för bilagan är pdf, png, text/csv och ett par cellstrukturerade format. En bilaga kan vara exempelvis en tidrapport, ritning eller liknande. Själva fakturabilden ska inte bifogas fakturan.
Ja, i de fall fakturan har upprättats till följd av upphandling som omfattas av e-fakturalagen som påbörjats från den 1 april 2019. Redan idag ska fakturering mellan myndigheter ske elektroniskt enligt 3§ Förordning (2003:770) om statliga myndigheters elektroniska informationsutbyte.
Förordning (2003:770) om statliga myndigheters elektroniska informationsutbyte (riksdagen.se)