Genomför beviskartläggning som bevisbegärande part
Om din organisation ska hämta bevis via OOTS behöver du göra en beviskartläggning. På den här sidan kan du läsa om hur din organisation genomför en beviskartläggning som bevisbegärande part samt hur du framför era behov till Digg.
Analys av om ni är en bevisbegärande part
Har du inte gjort en analys om din organisation ska erbjuda användare att begära bevis via OOTS än? Läs då först sidorna för att analysera om organisationen omfattas av kraven på att erbjuda bevisutbyte.
Analysera om ni har behov av gränsöverskridande bevisutbyte.
Checklista för bevisbegärande parter
För att säkerställa att din organisation kommer att kunna erbjuda användare att hämta de bevis ni efterfrågar i era förfaranden via OOTS behöver du göra en beviskartläggning. Det gör du genom att genomgå följande steg:
- Analysera vilken information användare behöver bevisa
- Leta bland redan fastställda förfarandekrav
- Kontrollera om förfarandekravet motsvarar era behov
Om det inte finns något förfarandekrav som uppyller dina behov behöver du formulera nya
- Kontrollera om förfarandekravet motsvarar era behov
- Meddela Digg
På engelska Evidence requester och Evidence provider.
En behörig myndighet som ska ansluta till OOTS kallas för bevislämnande part eller bevisbegärande part beroende på om organisationen tillhandahåller bevis eller ska hämta bevis. Samma behöriga myndighet kan ansluta som båda parter om det finns behov av att både tillhandahålla och hämta bevis.
De två begreppen kommer från genomförandeförordningen för det tekniska systemet och används inte i SDG-förordningen.
En behörig myndighet är en aktör som omfattas av SDG-förordningen. En behörig myndighet kan vara en statlig myndighet, en kommun, en region, ett kommun- eller regionägt företag eller en privat aktör.
Bevis är enligt SDG-förordningen ett brett begrepp som avser dokument eller data, inbegripet
- text,
- ljud,
- bildinspelningar eller audiovisuella inspelningar
oavsett vilket medium som använts, som en behörig myndighet begär för att bevisa fakta eller överensstämmelse med formkrav som avses i artikel 2.2 b i SDG-förordningen (artikel 3.5 i SDG-förordningen). Bevis kan utbytas både i strukturerad och ostrukturerad format. Behöriga myndigheter kan inte styra vilket format de kommer att vilja ta emot.
Ett bevis är alltså indivduell och faktisk information som bevisar något om en fysisk eller juridisk person. Till exempel:
- Personbevis för Sven Svensson (visar var personen är bosatt)
- Examensbevis för Sven Svensson (visar en personens utbildningsnivå)
- Resultatintyg för Sven Svensson (visar alla program och kurser studenten läst)
- Registerutdrag för Företaget AB (visar om företaget är godkänd för F-skatt)
Bevis uttrycks vanligtvis i bevistyper såsom: personbevis, examensbevis, resultatintyg, registerutdrag.
Ett bevis är alltid ett individuellt exemplar av en bevistyp.
Ett förfarande kan förklaras som ett ärende eller process som en privatperson eller företag går igenom hos en aktör, ofta via en e-tjänst. Förfaranden kan också vara offline, t.ex. via en fysisk blankett.
Enligt SDG-förordningen är ett förfarande en sekvens av handlingar som användare måste utföra för att uppfylla kraven eller för att erhålla ett beslut från en behörig myndighet för att kunna utöva sina rättigheter på de områden av den inre marknaden som anges i bilaga I (artikel 2.2 a. och artikel 3.3).
Det innebär att ett förfarande är något en fysisk eller juridisk person måste göra för att uppfylla krav eller för att kunna få ett beslut för att i slutänden kunna utöva rättigheter enligt förordningen. Det kan till exempel vara genom att göra en ansökan, en anmälan eller registrera något hos en behörig myndighet. Sådana processer anses vara ett förfarande enligt SDG-förordningen, oberoende av om det är en digital process är eller inte. Ett förfarande kan alltså se ut på olika sätt, exempelvis att en person behöver fylla i en blankett, skicka in ett brev, ett e-postmeddelande eller kan använda sig av en e-tjänst.
Begreppet förfarandekrav används i samband med kartläggningen av vilka bevis som ska utbytas via OOTS. De uttrycker vad den sökande behöver styrka (fakta, formkrav eller en omständighet) i ett förfarande. På engelska kallas de procedural requirements eller OOTS requirements.
Det är ett standardiserat sätt att samla in, dokumentera och enhetligt beskriva vad som krävs av sökande i ett förfarande.
Exempel på förfarandekrav:
- Proof of birth
- Proof of admission to academic tertiary education
Förfarandekrav består av en beskrivning, som är den viktigaste delen, och en lista med informationskrav som begärande part önskar. Vilka förfarandekrav som har fastställts av EU-kommissionens arbetsgrupp framgår i Evidence Explorer (europa.eu). Länk till annan webbplats.
Förfarandekraven jämförs med de bevistyper som finns tillgängliga i varje medlemsland, och kopplas ihop med den eller de bevistyper från varje medlemsland som i högst utsträckning uppyller de krav som dokumenterats i förfarandekraven.
Kopplingar lagras sedan i OOTS för att bevisutbytet ska fungera i praktiken.
Informationskrav är de enskilda uppgifter sökande behöver styrka (fakta, formkrav eller en omständighet) och som ingår ett förfarandekrav. På engelska kallas de information requirements.
Det är ett standardiserat sätt att på detaljnivå samla in och enhetligt beskriva vad som krävs av sökande i ett förfarande för att möjliggöra automatiserat bevisutbyte.
Informationskrav är exempelvis:
- Förnamn
- Efternamn
- Födelsedatum
Informationskraven ger en mycket god indikation om vilken information bevisbegärande part vill ha, men bevisen som utbyts i OOTS behöver inte med nödvändighet innehålla exakt de efterfrågade uppgifterna. Det räcker med att bevisen överensstämmer med förfarandekravets beskrivning.
Se listan över definierade informationskrav: EU-kommissionens airtable (airtable.com)Länk till annan webbplats. Länk till annan webbplats..
En bevistyp är en typ av bevis, ett slags bevis, med ett visst syfte eller med ett visst innehåll. Det innebär att det är en typ av underlag som styrker fakta, formkrav eller en omständighet. På engelska kallas de evidence type.
Ett individuellt exemplar av en bevistyp kallas bevis.
Exempel: Examensbevis.
Vilka bevistyper som har fastställts av EU-kommissionens arbetsgrupp framgår i Evidence Explorer (europa.eu). Länk till annan webbplats.
De tillgängliga bevistyperna i varje medlemsland jämförs med de fastställda förfarandekraven. Den eller de bevistyper från varje meddlemsland som i högst utsträckning uppyller ett visst förfarandekrav ska kopplas mot detta förfarandekrav. Bevistyper ska motsvara det som efterfrågas i ett förfarandekravs beskrivning men måste inte möta alla informationskrav.
Kopplingar lagras sedan i OOTS för att bevisutbytet ska fungera i praktiken.
Genomför en beviskartläggning som bevisbegärande part
För att användare ska kunna begära bevis via OOTS ska du göra en beviskartläggning som förtydligar dina behov av bevis. Du ska alltså specifiera vilken information ni behöver ha in av användaren. Följ stegen i processen för att genomföra beviskartläggningen.
Beviskartläggningsmallen finns längst ner i listan.
1. Analysera vilken information användare behöver bevisa
Börja med att analysera din sammanställning över vilka bevis en användare behöver skicka in i ditt förfarande. Exempelvis kan en användare behöva visa en universitetsexamen på en viss nivå. I detta steg behöver du analysera vilka informationskrav, de enskilda uppgifter sökande behöver styrka, du har på beviset. Det innebär att du behöver analysera vilka detaljer som är viktiga för dig att få in. Det är viktigt att definiera vad som faktiskt behöver bevisas, inte vilka dokument ni brukar få in.
Exempelvis kan det vara att namn, efternamn, utbildningens namn och längd behöver framgå.
2. Leta bland redan fastställda förfarandekrav
Nästa steg är att undersöka om det redan finns ett förfarandekrav som utrycker vad som ska bevisas i ditt förfarande.
I Evidence Explorer kan du se vilka förfarandekrav som redan har tagits fram. Exempelvis finns förfarandekravet Proof of tertiary education diploma/certificate/degree som visar en persons universitetsexamen.
För att underlätta kan förfarandekraven sorteras på område, till exempel education (utbildning) eller population (folkbokföring).
3. Kontrollera om förfarandekravet motsvarar era behov
Nästa steg är att kontrollera om förfarandekravet motsvarar dina behov av information. Förfarandekrav består av en beskrivning och en lista med informationskrav som begärande part önskar.
Du ska alltså jämföra förfarandekravet med de uppgifter användaren behöver bevisa, dvs. resultatet av er undersökning i punkt 1. Titta i första hand på förfarandekravets beskrivning. Bevistyperna som kopplas mot förfarandekraven ska alltid motsvara beskrivningen men det är inte garanterat att samtliga informationskrav kommer att ingå i beviset.
Det betyder att all efterfrågad information kanske inte finns i alla bevis som utbyts via OOTS. Bevistyperna ska alltid motsvara beskrivning men det är inte garanterat att samtliga informationskrav kommer att ingå i beviset. I de fall ni får mindre information finns det inga bättre digitala bevis som kan utbytas via OOTS i det landet.
Observera att du inte kommer kunna kräva exakt vilken information ni kommer att kunna motta. Alla bevislämnande parter kommer att mappa och skicka tillgängliga bevistyper som i högsta utsträckning motsvarar förfarandekravet.
Standardiserade informationskrav
För att skapa en bra grund för medlemsländerna att förstå informationen i bevisen arbetas det löpande med att sammanställa överenskomna begrepp. I de fall det finns en standard har det sammanställts i EU-kommissionens airtable för informationskrav.
Airtable med informationskrav (Airtable.com). Länk till annan webbplats.
Nya förfarandekrav
Om det inte finns något förfarandekrav som uppyller dina behov behöver du formulera nya. Dessa kommer sedan lyftas till EU-kommissionens arbetsgrupp av oss på Digg.
4. Meddela Digg
Du behöver meddela dina resultat av ovanstående analys till oss. Det gör du genom att mejla beviskartläggningsmallen till sdg@digg.se. Vanligtvis kommer Digg boka in ett avstämningsmöte med dig.
Beviskartläggningsmall
Använd gärna excelmallen Beviskartläggningsmall bevisbegärande som finns i samarbetsrummet för att sammanställa informationen. Du behöver tillgång till samarbetsrummet för att komma åt dokumentet. Du kommer åt samarbetsrummet här. Länk till annan webbplats.
Här hittar du information om hur du fyller i beviskartläggningsmallen. Länk till annan webbplats.
Om du inte har tillgång till samarbetsrummet eller om länken inte funkar, behöver du mejla oss på sdg@digg.se.
Få hjälp av oss på Digg
Boka gärna ett möte med oss på Digg för stöd i den här processen. mejla oss: SDG@digg.se
Information i OOTS
Digg kommer lägga in er information i det EU-gemensamma gränssnittet för OOTS. Det kommer att synas i Evidence Explorer(europa.eu). Länk till annan webbplats.
Beviskartläggning med EU-kommissionen
För att se vilka bevis som ska kunna utbytas via OOTS pågår en beviskartläggning tillsammans med EU-kommissionen och de andra medlemsländerna.
Processen för beviskartläggning utgår ifrån att bevisbegärande parter lyfter vilka förfarandekrav de har. Det görs genom att beskriva vad som behöver bevisas av användaren samt vilka informationskrav respektive förfarandekrav har. Därefter analyserar medlemsländerna vilka behöriga myndigheter som har bevistyper som bäst möter kraven
För att det ska bli enklare för medlemsländerna att förstå varandras behov har det tagits fram en struktur för beviskartläggning.
Exempel inom utbildningsområdet
Exemplet visar en färdig beviskartläggning där en behörig myndighet har lyft sina förfarandekrav och uttryckt dem detaljerad i informationskrav. Sedan har en annan behörig myndighet analyserat och landat i vilken bevistyp som möter kraven.
Förfarandekravet
Ett av de förfarandekrav som har lyfts är: Proof of of tertiary education diploma/certificate/degree.
Beskrivning
Request for evidence proving that the person (evidence subject) has completed tertiary education studies (i.e. EQF levels 6/7/8). Indicative (non-exhaustive) information that the supporting evidence may contain:
Informationskrav
- Information about the person (evidence subject) who is the holder of the tertiary education qualification:
- given name
- family name
- Information about the person's tertiary educationdegree:
- name of the degree (name of qualification, name of qualification study field),
- name of awarding tertiary education institution,
- date of award,
- country of award,
overall classification of the qualification (e.g., summa cum laude, gut, sobresaliente, λίαν καλώς, etc.)
Bevistyp:
I Sverige möts förfarandekravet av Examensbevis. I detta fall kommer Sverige inte uppfylla samtliga efterfrågade informationskrav eftersom våra svenska examensbevis inte innehåller ”Country of award” men kommer ändå kunna utbyta beviset eftersom bevistypen möter beskrivningen.
Fler exempelvis finns i Evidence Explorer (europa.eu). Länk till annan webbplats.
Frågor och svar
Nej. Som vanligt får ni avgöra i handläggningen av ärendet om sakinnehållet i beviset på ett tillfredställande sätt styrker det användaren behöver styrka. Exempelvis så är det upp till er att avgöra om en viss nivå av utbildning i ett visst ämne ger tillträde till den utbildningen användaren har sökt.
Däremot garanterar utbyte via OOTS att beviset är äkta, kommer från den behöriga myndigheten som har skickat den, inte har manipulerats samt att sakinnehållet stämmer överens med de uppgifter avsändaren har.
Tänk på att det är det bästa digitala dokumentet som användaren kan få från sitt medlemsland.
Bevistyperna som kopplas mot förfarandekraven, och därmed bevisen som utbyts, måste överensstämma med förfarandekravens beskrivning. Men bevistyperna måste inte fullt ut möta den information på detaljnivå som efterfrågas i förfarandekravet. Detta innebär att ni kan få bevis som inte innehåller alla sakuppgifter ni brukar få eller måste ha.
Om ni får bevis som ni regelmässigt inte kan godkänna eftersom de inte motsvarar beskrivningen i förfaranderkavet ska ni kontakta Digg via sdg@digg.se. Den EU-gemensamma arbetsgruppen för beviskartläggning har en funktion för att hantera sådana situationer.
I de fall det finns en överenskommen datamodell så har andra medlemsländer rätt att skicka beviset som strukturerad data som följer datamodellen.
Nej, ni behöver endast hämta sådan information via OOTS där ni annars ber användaren att skicka in underlag för att styrka en omständighet eller ett påstående. Ni kommer alltså inte kunna hämta bevis via OOTS som stryker uppgifter som användaren själv har uppgett såsom telefonnummer eller e-postadress.
Ditt svar hjälper oss att förbättra sidan
Senast uppdaterad: