Genomför beviskartläggning som bevisbegärande part

Om din organisation ska hämta bevis via OOTS behöver du göra en beviskartläggning. På den här sidan kan du läsa om hur din organisation genomför en beviskartläggning som bevisbegärande part samt hur du framför era behov till Digg.

Analys av om ni är en bevisbegärande part

Har du inte gjort en analys om din organisation ska erbjuda användare att begära bevis via OOTS än? Läs då först sidorna för att analysera om ni omfattas av kraven på att erbjuda bevisutbyte.

Analysera om ni har behov av gränsöverskridande bevisutbyte.

Checklista för bevisbegärande parter

För att säkerställa att din organisation kommer att kunna erbjuda användare att hämta de bevis ni efterfrågar i era förfaranden via OOTS behöver du göra en beviskartläggning. Det gör du genom att genomgå följande steg.

  1. Undersök om det redan finns definierade förfarandekrav.
  2. Undersök om det definierade förfarandekravet uppfyller era behov.
    • Om beviset inte redan finns definierat eller om det inte uppfyller era krav ska ni framföra behov av ett nytt bevis.
  3. Meddela Digg vilka behov av bevis som ni har.
Bevisbegärande och bevislämnande part

På engelska Evidence requester och Evidence provider.

En behörig myndighet som ska ansluta till det tekniska systemet kallas för bevislämnande part eller bevisbegärande part beroende på om organisationen tillhandahåller bevis eller ska hämta bevis. Samma behöriga myndighet kan ansluta som båda parter om det finns behov av att både tillhandahålla och hämta bevis.

De två begreppen kommer från genomförandeförordningen för det tekniska systemet och används inte i SDG-förordningen.

En behörig myndighet är en aktör som omfattas av SDG-förordningen. En behörig myndighet kan vara en statlig myndighet, en kommun, en region, ett kommun- eller regionägt företag eller en privat aktör.

Bevis

Bevis är enligt SDG-förordningen ett brett begrepp som avser dokument eller data, inbegripet

  • text,
  • ljud,
  • bildinspelningar eller audiovisuella inspelningar

oavsett vilket medium som använts, som en behörig myndighet begär för att bevisa fakta eller överensstämmelse med formkrav som avses i artikel 2.2 b i SDG-förordningen (artikel 3.5 i SDG-förordningen).

Ett bevis är alltså indivduell och faktisk information som bevisar något om en fysisk eller juridisk person. Till exempel:

  • Personbevis för Sven Svensson (visar var personen är bosatt)
  • Examensbevis för Sven Svensson (visar en personens utbildningsnivå)
  • Resultatintyg för Sven Svensson (visar alla programm och kurser studenten läst)
  • Registerutdrag för Företaget AB (visar om företaget är godkänd för F-skatt)

Bevis uttrycks vanligtvis i bevistyper såsom: personbevis, examenbevis, resultatintyg, registerutdrag.

Förfarande

Ett förfarande kan förklaras som ett ärende eller process som en privatperson eller företag går igenom hos en aktör, ofta via en e-tjänst. Förfaranden kan också vara offline, t.ex. via en fysisk blankett.

Enligt SDG-förordningen är ett förfarande en sekvens av handlingar som användare måste utföra för att uppfylla kraven eller för att erhålla ett beslut från en behörig myndighet för att kunna utöva sina rättigheter på de områden av den inre marknaden som anges i bilaga I (artikel 2.2 a. och artikel 3.3).

Det innebär att ett förfarande är något en fysisk eller juridisk person måste göra för att uppfylla krav eller för att kunna få ett beslut för att i slutänden kunna utöva rättigheter enligt förordningen. Det kan till exempel vara genom att göra en ansökan, en anmälan eller registrera något hos en behörig myndighet. Sådana processer anses vara ett förfarande enligt SDG-förordningen, oberoende av om det är en digital process är eller inte. Ett förfarande kan alltså se ut på olika sätt, exempelvis att en person behöver fylla i en blankett, skicka in ett brev, ett e-postmeddelande eller kan använda sig av en e-tjänst.

Förfarandekrav

Begreppet förfarandekrav används i samband med kartläggningen av vilka bevis som ska utbytas via OOTS. De uttrycker vad den sökande behöver styrka (fakta, formkrav eller en omständighet) i ett förfarande. På engelska kallas de procedural requirements eller OOTS requirements.

Det är ett standardiserat sätt att samla in och enhetligt beskriva vad som krävs av sökande i ett förfarande.

Exempel på förfarandekrav:
1. Proof of birth
2. Proof of admission to academic tertiary education

För varje förfarandekrav specifieras vilka informationskrav som ska framgå av förfarandekravet. Vilka förfarandekrav som har fastställts av EU-kommissionens arbetsgrupp framgår i Evidence Explorer (europa.eu). Länk till annan webbplats.

Informationskrav

Informationskrav är de enskilda uppgifter sökande behöver styrka (fakta, formkrav eller en omständighet) och som ingår ett förfarandekrav. På engelska kallas de information requirements.

Det är ett standardiserat sätt att på detaljnivå samla in och enhetligt beskriva vad som krävs av sökande i ett förfarande för att möjliggöra automatiserat bevisutbyte.

Informationskrav är exempelvis:
• Förnam
• Efternam
• Födelsedatum

Se listan över definierade informationskrav: EU-kommissionens airtable (airtable.com) Länk till annan webbplats..

Bevistyp

En bevistyp är en typ av bevis, ett slags bevis, med ett visst syfte eller med ett visst innehåll. Det innebär att det är en typ av underlag som styrker fakta, formkrav eller en omständighet. På engelska kallas de evidence type.

Ett exemplar av en bevistyp kallas bevis.

Exempel: Examensbevis.

Vilka bevistyper som har fastställts av EU-kommissionens arbetsgrupp framgår i Evidence Explorer (europa.eu). Länk till annan webbplats.

Genomför en beviskartläggning som bevisbegärande part

För att användare ska kunna begära bevis via OOTS ska du göra en beviskartläggning som förtydligar dina behov av bevis. Du ska alltså specifiera vilken information ni behöver ha in av användaren. Följ stegen i processen för att genomföra beviskartläggningen.

1. Undersök om förfarandekravet finns definierat

Börja med att kolla om det redan finns ett förfarandekrav som utrycker vad som ska bevisas i ditt förfarande. Det är viktigt att definiera vad som faktiskt behöver bevisas, inte vilka dokument ni brukar få in.

Exempelvis kan en användare behöva visa en universitetsexamen på en viss nivå. I Evidence Explorer kan du se vilka förfarandekrav som redan har tagits fram. Exempelvis finns förfarandekravet Proof of tertiary education diploma/certificate/degree som visar en persons universitetsexamen.

I Evidence Explorer finns en lista över definierade förfarandekrav. Länk till annan webbplats.


2. Kontrollera om det definierade förfarandekravet innehåller den information som ni behöver

Nästa steg är att kontrollera om förfarandekravet motsvarar era behov av information. Du ska alltså analysera vilka uppgifter bevisen ska innehålla. Det kan exempelvis vara användarens namn och födelsedatum.

För att skapa en bra grund för medlemsländerna att förstå informationen i bevisen arbetas det löpande med att sammanställa överenskomna begrepp. I de fall det finns en standard har det sammanställts i EU-kommissionens airtable för informationskrav.

Airtable med informationskrav (Airtable.com). Länk till annan webbplats.

Om det inte finns något förfarandekrav som uppyller dina behov behöver du formulera nya. Dessa kommer sedan lyftas till EU-kommissionens arbetsgrupp av oss på Digg.

3. Meddela Digg

Du behöver meddela dina resultat till oss. Det gör du genom att mejla beviskartläggningsmallen till sdg@digg.se. Vanligtvis kommer Digg boka in ett avstämningsmöte med dig.

Digg kommer lägga in er information i det EU-gemensamma gränssnittet för OOTS. Det kommer att synas i Evidence Explorer Länk till annan webbplats..

 

Beviskartläggningsmall

Använd gärna excelmallen Beviskartläggningsmall bevisbegärande som finns i samarbetsrummet för att sammanställa informationen. Du behöver tillgång till samarbetsrummet för att komma åt dokumentet. Du kommer åt samarbetsrummet här. Länk till annan webbplats.

Här hittar du information om hur du fyller i beviskartläggningsmallen.

Om du inte har tillgång till samarbetsrummet eller om länken inte funkar, behöver du mejla oss på sdg@digg.se.

Få hjälp av oss på Digg

Boka gärna ett möte med oss på Digg för stöd i den här processen. mejla oss: SDG@digg.se

Beviskartläggning med EU-kommissionen

För att se vilka bevis som ska kunna utbytas via OOTS pågår en beviskartläggning tillsammans med EU-kommissionen och de andra medlemsländerna.

Processen för beviskartläggning utgår ifrån att bevisbegärande parter lyfter vilka förfarandekrav de har samt vilka specifika informationskrav respektive förfarandekrav har. Därefter analyserar medlemsländerna vilka behöriga myndigheter som har bevistyper som möter kraven.

För att det ska bli enklare för medlemsländerna att förstå varandras behov har det tagits fram en struktur för beviskartläggning.

Exempel inom utbildningsområdet

Exemplet visar en färdig beviskartläggning där en behörig myndighet har lyft sina förfarandekrav och uttryckt dem detaljerad i informationskrav. Sedan har en annan behörig myndighet analyserat och landat i vilken bevistyp som möter kraven.

Förfarandekravet

Ett av de förfarandekrav som har lyfts är: Proof of qualification level of tertiary education diploma/certificate/degree and its courses.

Informationskrav

  1. Information about the person (evidence subject) who is the holder of the tertiary education qualification:
  • given name
  • family name
  1. Information about the person's tertiary education qualification:
  • name of qualification
  • level of the qualification (NQF; EQF)
  • total ECTS credits obtained (total credits or list of credits for each course passed)
  • official duration of study programme (in ECTS credits and years)
  • name of awarding tertiary education institution

Bevistyp:

I Sverige möts förfarandekravet av Examensbevis.

Fler exempelvis finns i Evidence Explorer Länk till annan webbplats..

Hjälpte denna information dig?

Ditt svar hjälper oss att förbättra sidan

Senast uppdaterad: