Generell metod för informationsutbyte mellan myndigheter – Hinderbanan

Om hinderbanan

Att etablera ett informationsutbyte mellan myndigheter är ett komplext arbete som spänner över flera ansvarsområden. För att lyckas krävs det att inblandade aktörer hanterar utmaningar inom styrning, juridik och teknik tre områden som tillsammans formar grunden för ett hållbart och rättssäkert informationsutbyte mellan myndigheter. I det här metodstödet som vi kallar ”Hinderbanan” har vi identifierat sex centrala fokusområden som återkommer i nästan alla utbytesinitiativ, oavsett omfattning eller iblandade parter. Dessa områden är:

• Syfte, behov och mål
• Organisation
• Juridiska förutsättningar
• Krav och lösning
• Utveckling och test
• Införande och förvaltning

Det är viktigt att förstå att dessa fokusområden inte alltid hanteras i en linjär ordning – tvärtom är det en fördel att arbeta iterativt och parallellt med flera av dem. Exempelvis kan juridiska tolkningar påverka kravbilden, och tekniska lösningar kan även ge nya perspektiv på verksamhetsmål eller förvaltning.

Att använda utmaningarna

Varje utmaning är utformad som en checklista i form av en tabell med rubriker, beskrivningar och exempel. Genom att ta ställning till rubrikerna får alla inblandande en övergripande mätning av hur redo initiativet är att ta sig vidare.

Alla rubriker är inte aktuella för alla utvecklingsinitiativ, utan tanken är att de som lyfts fram här kan ligga till grund för att få igång en strukturerad dialog. Sannolikt behöver det för varje initiativ både läggas till och tas bort rubriker.

Tanken är att inblandade aktörer översiktligt ska få hjälp och information om vilka aktiviteter som ingår inom varje område i syfte att utveckling ska gå så fort och smärtfritt som möjligt, samtidigt som man inte heller missar något väsentligt. Rubrikerna ska skapa trygghet i att man gjort det man ska genom att alla inblandade har tagit ställning till grundläggande förutsättningar för gemensam framtagning av ett informationsutbyte.

Tillsammans utgör dessa olika fokusområden en praktisk struktur för att planera, genomföra och förvalta informationsutbyten på ett gemensamt sätt.

Metodstödet är framtaget för att vägleda exempelvis verksamhetsutvecklare eller beslutfattare genom hela processen från behovsanalys till långsiktig samverkan.

Syfte, behov och mål

Ett informationsutbyte måste vila på en tydlig och gemensam förståelse om varför utbytet behövs och vilken nytta det ska skapa för att säkra att utbytet svarar mot verkliga behov.

Att formulera syfte, behov och mål är viktigt för att säkerhetsställa rättssäkerhet, effektivitet, möjliggöra gemensam samordning och måluppfyllelse. Ett tydligt formulerat mål skapar även förutsättningar för att kunna mäta att informationsutbytet faktiskt leder till förväntade effekter, exempelvis minskning av fusk, fel eller brott.

Organisation

Samverkan mellan flera myndigheter kräver en genomtänkt styr -
och samverkanskultur. Rollfördelning, mandat, beslutsvägar och ansvar behöver vara tydligt definierade för att undvika missförstånd och
flaskhalsar under arbetets gång. Det handlar om att ta hand om både externa såväl som interna beroenden, och att etablera kontaktvägar.
Detta är viktigt eftersom olika myndigheter är organiserade på olika sätt.

En viktig aspekt av samverkan är att ekonomisk styrning och portföljstyrning är i synk mellan parterna. Det krävs inte endast samsyn kring vad som skall göras utan också kring hur det skall finansieras,
prioriteras och följas upp över tid så att alla aktörer har mandat och resurser att fullfölja sina åtaganden i takt med det gemensamma arbetet.

Myndigheter kan ha olika digitala målbilder och digital skuld vilket är en utmaning, vilket gör det viktigt att ambitionsnivåer är lika hos alla samarbetspartners.

Krav och lösning

Det behövs en gemensam kravbild och förståelse för vilken information som skall utbytas, i vilket format och på vilket sätt. En robust lösningsarkitektur som tar hänsyn både till verksamhetsbehov och
tekniska förutsättningar för långsiktig hållbarhet.

En viktig del inom detta området är att tydligt definiera säkerhetskrav och behörighetsstyrning. Myndighetsövergripande informationsutbyten innebär ofta hantering av känsliga eller skyddsvärda uppgifter vilket ställer höga krav på autentisering, auktorisering, spårbarhet och dataskydd.

När aktörer utbyter information är det också avgörande att alla parter tolkar data på samma sätt. Om begrepp, modeller och strukturer skiljer sig på mellan organisationer uppstår risk för missförstånd, felaktiga tolkningar och bristande kvalitet i beslutsunderlag. Att enhetligt beskriva information, både semantiskt (vad det betyder) och tekniskt (hur det struktureras) med hjälp av befintliga standarder möjliggör återanvändning och underlättar digitala informationsflöden.