Uppföljning av statliga myndigheters digitalisering 2024

Myndigheten för digital förvaltning (Digg) har i uppgift att bistå regeringen med underlag för utvecklingen av digitaliseringen av den offentliga förvaltningen och samhället i övrigt. Digg ska också följa och analysera utvecklingen inom området. Nuvarande analys och utvärdering av hur digitaliseringen utvecklas inom offentlig förvaltning bygger bland annat på en webbaserad enkätundersökning som årligen skickats till statliga förvaltningsmyndigheter sedan 2020.

Årets uppföljningsrapport – med undersökningsår 2024 – utgår från en i princip helt ny temabaserad enkät om datadriven förvaltning och AI. Undersökningen har genomförts i samarbete mellan Digg och Högskolan i Skövde (HiS). Från HiS har Mikael Berndtsson, docent i informationsteknologi, och Christian Lennerholt, lektor i informationssystem-utveckling deltagit.

Undersökningen fokuserar på hur datadrivna myndigheterna är i sitt arbete samt hur de använder AI i verksamheten. Detta ligger väl i linje med regeringens nyligen publicerade digitaliseringsstrategi för 2025-2030 som också lägger ett särskilt fokus på data- och AI-frågor. Regeringens mål för förvaltningens digitalisering lyder:

Sverige ska ha en offentlig förvaltning som förenklar och bidrar till minskad administration genom användarvänliga, säkra och trygga digitala tjänster som effektiviseras med hjälp av AI- och datadriven utveckling.

Data och datadelning är centralt för AI. Data ökar möjligheten att dra nytta av AI och AI gör data mer värdefullt. Men data kan användas till så mycket mer än bara AI, och aktiv datadelning är en förutsättning för att den digitala offentliga förvaltningen ska fungera på ett sammanhållet sätt. Sverige har också som medlemsland i EU förväntningar på sig att dela data även till andra EU-länder. EU-kommissionen betonar i sin datastrategi att tillgång till data och förmåga att använda den är en förutsättning för innovation och tillväxt.

Huvudfrågan i denna rapport – om myndigheterna är datadrivna eller ej – handlar om de statliga myndigheternas förmåga att förvalta och använda data för olika typer av ändamål.

Grunden för att kunna arbeta datadrivet ligger i data- och informationshanteringen. Utan strukturerad informationshantering vilar både datadrivenheten och användningen av AI på lös grund. Våra resultat visar att knappt två tredjedelar av de svarande myndigheterna har ett lågt värde på vårt informationsindex. Den absoluta majoriteten av dessa uppvisar också ett lågt datadriven-index. Endast 15 procent av myndigheterna har både en strukturerad informationshantering och arbetar datadrivet. Vi konstaterar också att myndigheternas strategier i huvudsak handlar om hantering och förvaltning av data och tekniska plattformar och verktyg, samt i viss mån om tillgängliggörande av data – medan strategier kring hur medarbetare och organisation ska utvecklas inom dataanalysområdet och dra nytta av data i verksamheten i stor utsträckning lyser med sin frånvaro. Den övergripande bedömningen är att datamognaden hos våra svarande myndigheter, med några få undantag, generellt sett är låg. Till exempel har endast en tredjedel av myndigheterna systematiska arbetssätt för använda insikter från dataanalys i dagligt beslutsfattande respektive i arbetet med framtida strategier.

Vår undersökning visar att flera myndigheter har ”hoppat på” AI-tåget utan att arbeta ordentligt med informationshantering, datakvalitet et cetera, något som dock inte är unikt vare sig för Sverige eller för offentliga aktörer. Myndigheterna har därför svårt att dra fördel av de möjliga nyttor som finns att hämta med avancerad dataanalys och AI. Strategier och kompetens för att kunna använda och dra nytta av AI och dataanalys på ett genomtänkt och strategiskt sätt saknas i stor utsträckning. Vi noterar dock att den närmast explosionsartade utvecklingen av framför allt generativ AI endast är några år gammal och att det tar tid att etablera en hållbar datadriven kultur.

Mot bakgrund av ovanstående resultat och de förhållandevis låga värden som myndigheterna uppvisar i samtliga våra index är det rimligt att anta att tydliga externa incitament, inte minst i instruktioner, regleringsbrev och myndighetsdialoger, skulle påverka myndigheternas benägenhet att arbeta datadrivet positivt. I regeringens digitaliseringsstrategi betonas vikten av datadrivna analyser och flera aviserade åtgärder borgar också för starkare externa incitament för datadrivenhet och dataanalys framöver, vilket bör vara positivt för utvecklingstakten i den svenska förvaltningen.

Internt ser myndigheterna att tidsbrist och finansiering är de största hindren för att bli mer datadriven, följt av ett kluster av olika typer av kunskaps- och kompetensbrister. Vi konstaterar att den övergripande bilden visar att myndigheterna troligen kommer att behöva stöd i att prioritera dessa frågor. Ambitionerna i den nya digitaliseringsstrategin är en bra början, men om vi ska lyckas med att etablera en stark datakultur och datadrivenhet hos statliga myndigheter, krävs både incitament och möjlighet att satsa på data- och informationshantering, dataanalys och andra grundläggande förmågor som diskuteras i denna rapport och som utgör basen i en datadriven organisation.