Förbered era webbtexter

Utdrag från förordningen:

a) Den är användarvänlig så att användarna lätt kan hitta och förstå informationen och avgöra vilka delar av informationen som är relevanta för deras specifika situation.

Diggs beskrivning av kravet:

Informationen ska vara användarvänlig och det ska vara enkelt för läsaren att förstå vilka delar som är relevanta för deras situation. En företagare ska till exempel enkelt kunna se vad som krävs för att göra rätt och driva sin verksamhet.

Användarna i det här fallet är privatpersoner och företag i en gränsöverskridande situation.

Utdrag från förordningen:

b) Den är korrekt och tillräckligt utförlig för att omfatta uppgifter som användarna behöver känna till för att kunna utöva sina rättigheter i full överensstämmelse med gällande regler och skyldigheter.

Diggs beskrivning av kravet:

Det är viktigt att användaren i en gränsöverskridande situation får tillräckligt med information för att veta sina rättigheter och skyldigheter, samt vilka regler som behöver följas.

Vad som är tillräckligt med information är svårt att svara på eftersom det inte finns någon tydlig definition om vad som anses vara tillräckligt. EU-kommissionen har viss vägledning, läs filerna Guidance on information requirements och Guidance on procedures på sidan SDG (Single Digital Gateway) library (europa.eu). Länk till annan webbplats.

Digg rekommenderar att utgå från användaren. Användaren ska få tillräcklig information för att kunna utöva sina rättigheter och skyldigheter enligt SDG-förordningen.

Utdrag från förordningen:

c) Den innehåller vid behov hänvisningar, länkar till rättsakter, tekniska specifikationer och riktlinjer.

Diggs beskrivning av kravet:

Det ska finnas en hänvisning till rådande regelverk kring rättigheter, skyldigheter och regler. Det kan handla om en lag, förordning eller föreskrift.

Utdrag från förordningen:

d) Den innehåller namnet på den behöriga myndighet eller enhet som är ansvarig för informationsinnehållet.

Diggs beskrivning av kravet:

Varje informationssida ska innehålla information om vilken behörig myndighet som står bakom informationen.

Utdrag från förordningen:

e) Den innehåller kontaktuppgifter till alla relevanta hjälp- och problemlösningstjänster, till exempel ett telefonnummer, en e-postadress, ett elektroniskt frågeformulär eller något annat vanligt förekommande elektroniskt kommunikationsmedel som är bäst lämpat för den typ av tjänst som erbjuds och för målgruppen för tjänsten.

Diggs beskrivning av kravet:

Detta stycke handlar om att det ska tillhandahållas kontaktuppgifter till alla relevanta hjälp- och problemlösningstjänster. Det kan till exempel avse telefonnummer, e-postadress, elektroniskt frågeformulär eller något annat vanligt förekommande elektroniskt kommunikationsmedel som är bäst lämpat för den typ av tjänst som erbjuds och för målgruppen för tjänsten.

Om det finns någon form av hjälp- och problemlösningstjänst som kopplar till informationen bör sidan hänvisa till det. Till exempel bör hänvisning göras till kontaktpunkten för tjänstedirektivet i de fall förfaranden omfattas av tjänstedirektivet.

Läs mer om vad en hjälp- och problemlösningstjänst är på sidan Analysera om din organisation har har hjälp- och problemlösningstjänster.

Utdrag från förordningen:

f) Den innehåller datumet för den senaste uppdateringen av informationen, i förekommande fall, eller datumet för offentliggörandet av informationen, om informationen inte har uppdaterats.

Diggs beskrivning av kravet:

Sidan ska innehålla information om den senaste uppdateringen av webbsidan eller information om när webbsidan publicerades.

Utdrag från förordningen:

g) Den är välstrukturerad och presenteras på ett sätt som gör att användarna snabbt kan hitta den information de behöver.

Diggs beskrivning av kravet:

Ett av kraven är att informationen ska vara välstrukturerad. Det ska vara möjligt för användarna att enkelt hitta information som behövs för att kunna ta del av rådande rättigheter, skyldigheter och regler.

Användarna i det här fallet är privatpersoner och företag i en gränsöverskridande situation.

Utdrag från förordningen:

h) Den hålls aktuell.

Diggs beskrivning av kravet:

Din organisation behöver ha rutiner för att säkerställa att informationen på webbsidorna är uppdaterad.

Utdrag från förordningen:

a) De relevanta led i förfarandet som användaren ska utföra, inbegripet eventuella undantag enligt artikel 6.3 från medlemsstaternas skyldighet att erbjuda förfarandet helt online.

Diggs beskrivning av kravet:

Det ska finnas en stegvis förklaring av hur användaren ska gå tillväga för att genomföra förfarandet (till exempel ansöka om ett tillstånd eller anmäla en omständighet). Det innebär till exempel att det ska framgå vilka steg en användare ska genomföra för att ansökan eller anmälan ska anses ha kommit in.

Den här punkt hänvisar även till undantaget från att ett förfarande måste vara helt online. Läs mer om undantaget på sidan Analysera om din organisation har förfaranden enligt SDG-förordningen under rubriken Krävs fysik närvaro eller fysisk leverans?

Utdrag från förordningen:

b) Namnet på den behöriga myndighet eller enhet som är ansvarig för förfarandet, inbegripet kontaktuppgifterna.

Diggs beskrivning av kravet:

Både namn och kontaktuppgifter till den behöriga myndigheten som ansvarar för förfarandet ska anges.

Utdrag från förordningen:

c) De godtagna metoderna för autentisering, identifiering och undertecknande i förfarandet.

Diggs beskrivning av kravet:

Information ska ges om vilka möjligheter det finns för autentisering, identifiering och undertecknande av själva ansökan eller anmälan. Det inkluderar initialt information om ifall autentisering, identifiering och undertecknande behövs för förfarandet.

Det bör framgå både om och hur användaren kan identifiera sig samt i förekommande fall signera sin ansökan.

Det ska även anges om det krävs ett fysiskt besök och i så fall varför besöket behöver vara fysiskt. Enligt artikel 6.3 i SDG-förordningen kan det i undantagsfall vara motiverat med ett fysiskt besök hos en myndighet.

Läs mer om undantaget på sidan Analysera om din organisation har förfaranden enligt SDG-förordningen.

Utdrag från förordningen:

d) Typ av och format på bevis som ska tillhandahållas.

Diggs beskrivning av kravet:

Det ska anges vilka underlag som ska bifogas av användaren, samt initialt om det behövs underlag för ansökan eller anmälan.

• Behövs det exempelvis några intyg?
• Förstår användaren vad det är för underlag eller behöver det förklaras?

Utdrag från förordningen:

e) De möjligheter som i allmänhet finns till ändring av beslut eller överklagande i händelse av tvister med de behöriga myndigheterna.

Diggs beskrivning av kravet:

Det bör framgå om det är möjligt att överklaga eller på annat sätta ändra ett taget beslut samt hur det går till. Det bör även anges om överklagan ska göras inom en viss tidsfrist samt till vilken myndighet som överklagande ska skickas till.

Vid myndighetsbeslut ges vanligtvis en besvärshänvisning som förklarar hur beslutet kan överklagas. Det är i så fall bra om samma eller liknande information ges.

Utdrag från förordningen:

f) Tillämpliga avgifter och metod för online-betalning.

Diggs beskrivning av kravet:

I informationen ska det framgå om användaren måste betala en avgift i samband med genomförandet av förfarandet samt avgiftens storlek. Om ingen avgift tas ut bör även det framgå.

Utdrag från förordningen:

g) Alla tidsfrister som ska följas av användaren eller den behöriga myndigheten, och, om tidsfrister saknas, den genomsnittliga, beräknade eller preliminära tid den behöriga myndigheten behöver för att slutföra förfarandet.

Diggs beskrivning av kravet:

Detta krav handlar både om vilka tidsfrister användaren måste förhålla sig till och vilka tidsfrister som finns för myndigheten. Det kan både röra sig om tidsfrister för inskickande av kompletterande handlingar eller för myndighetens del hur lång tid det tar att handlägga ett ärende.

Utdrag från förordningen:

h) Alla regler som gäller avsaknad av svar från den behöriga myndigheten och de rättsliga konsekvenserna därav för användarna, däribland arrangemang för tyst godkännande eller administrativa arrangemang för avsaknad av beslut.

Diggs beskrivning av kravet:

Det ska beskrivas vad som gäller om myndigheten inte svarar användaren, till exempel om inget beslut meddelas. I förekommande fall ska det inkluderas information om formerna för tyst godkännande, exempelvis om ansökan anses vara godkänd om myndigheten inte hör av sig inom fyra veckor.

Utdrag från förordningen:

i) Eventuella ytterligare språk som förfarandet kan utföras på.

Diggs beskrivning av kravet:

Kravet handlar om att ange vilka språk som förfarandet kan genomföras på. Om din organisation godkänner ansökningar eller anmälningar på olika språk ska det anges vilka.