Om din organisation ska lämna bevis via OOTS behöver du göra en beviskartläggning. På den här sidan kan du läsa om hur din organisation genomför en beviskartläggning som bevislämnande part samt hur du framför resultatet till Digg.

Analys av om du är en bevislämnande part

Har ni inte gjort en analys än om ifall ni ska tillhandahålla bevis via OOTS, alltså att ni är en bevislämnande part? Läs då först sidorna för att analysera om ni omfattas av kraven på bevisutbyte.

Analysera om du har behov av gränsöverskridande bevisutbyte

Checklista för bevislämnade parter

För att säkerställa att din organisation kommer att kunna lämna bevis till behöriga myndigheter i andra medlemsländer via OOTS behöver du göra en beviskartläggning.

Det gör du genom att genomgå följande steg:

  1. Undersök om efterfrågade bevis finns i din organisation.
  2. Undersök om efterfrågade bevis är tillgängligt i elektroniskt format.
  3. Analysera hur beviset kommer att kunna delas.
  4. Meddela Digg vilka bevis ni kommer att kunna dela.

Obs! Det läggs till nya behov av bevis löpande. Du behöver därför hålla dig uppdaterad om ifall det tillkommer nya bevis.

Bevis

Bevis är enligt SDG-förordningen ett brett begrepp som avser dokument eller data, inbegripet

  • text,
  • ljud,
  • bildinspelningar eller audiovisuella inspelningar

oavsett vilket medium som använts, som en behörig myndighet begär för att bevisa fakta eller överensstämmelse med formkrav som avses i artikel 2.2 b i SDG-förordningen (artikel 3.5 i SDG-förordningen).

Ett bevis är alltså indivduell och faktisk information som bevisar något om en fysisk eller juridisk person. Till exempel:

  • Personbevis för Sven Svensson (visar var personen är bosatt)
  • Examensbevis för Sven Svensson (visar en personens utbildningsnivå)
  • Resultatintyg för Sven Svensson (visar alla programm och kurser studenten läst)
  • Registerutdrag för Företaget AB (visar om företaget är godkänd för F-skatt)

Bevis uttrycks vanligtvis i bevistyper såsom: personbevis, examenbevis, resultatintyg, registerutdrag.

Bevislämnande parter

Behöriga myndigheter som ska dela bevis kallas för bevislämnande parter i genomförandeförordningen för OOTS. Det innebär att om din organisation har bevis som efterfrågas av en behörig myndighet i en annan medlemsstat inom något av de förfaranden som omfattas av artikel 14.1 i SDG-förordningen kan du vara en bevislämnande part.

Ett annat ord för bevislämnande part är bevisproducent.

Förfarande

Ett förfarande kan förklaras som ett ärende eller process som en privatperson eller företag går igenom hos en aktör, ofta via en e-tjänst. Förfaranden kan också vara offline, t.ex. via en fysisk blankett.

Enligt SDG-förordningen är ett förfarande en sekvens av handlingar som användare måste utföra för att uppfylla kraven eller för att erhålla ett beslut från en behörig myndighet för att kunna utöva sina rättigheter på de områden av den inre marknaden som anges i bilaga I (artikel 2.2 a. och artikel 3.3).

Det innebär att ett förfarande är något en fysisk eller juridisk person måste göra för att uppfylla krav eller för att kunna få ett beslut för att i slutänden kunna utöva rättigheter enligt förordningen. Det kan till exempel vara genom att göra en ansökan, en anmälan eller registrera något hos en behörig myndighet. Sådana processer anses vara ett förfarande enligt SDG-förordningen, oberoende av om det är en digital process är eller inte. Ett förfarande kan alltså se ut på olika sätt, exempelvis att en person behöver fylla i en blankett, skicka in ett brev, ett e-postmeddelande eller kan använda sig av en e-tjänst.

Förfarandekrav

Begreppet förfarandekrav används i samband med kartläggningen av vilka bevis som ska utbytas via OOTS. De uttrycker vad den sökande behöver styrka (fakta, formkrav eller en omständighet) i ett förfarande. På engelska kallas de procedural requirements eller OOTS requirements.

Det är ett standardiserat sätt att samla in och enhetligt beskriva vad som krävs av sökande i ett förfarande.

Exempel på förfarandekrav:
1. Proof of birth
2. Proof of admission to academic tertiary education

För varje förfarandekrav specifieras vilka informationskrav som ska framgå av förfarandekravet. Vilka förfarandekrav som har fastställts av EU-kommissionens arbetsgrupp framgår i Evidence Explorer (europa.eu). Länk till annan webbplats.

Informationskrav

Informationskrav är de enskilda uppgifter sökande behöver styrka (fakta, formkrav eller en omständighet) och som ingår ett förfarandekrav. På engelska kallas de information requirements.

Det är ett standardiserat sätt att på detaljnivå samla in och enhetligt beskriva vad som krävs av sökande i ett förfarande för att möjliggöra automatiserat bevisutbyte.

Informationskrav är exempelvis:
• Förnam
• Efternam
• Födelsedatum

Se listan över definierade informationskrav: EU-kommissionens airtable (airtable.com) Länk till annan webbplats..

Bevistyp

En bevistyp är en typ av bevis, ett slags bevis, med ett visst syfte eller med ett visst innehåll. Det innebär att det är en typ av underlag som styrker fakta, formkrav eller en omständighet. På engelska kallas de evidence type.

Ett exemplar av en bevistyp kallas bevis.

Exempel: Examensbevis.

Vilka bevistyper som har fastställts av EU-kommissionens arbetsgrupp framgår i Evidence Explorer (europa.eu). Länk till annan webbplats.

Genomför beviskartläggning som bevislämnande part

För att exakt veta vilka bevis din organisation behöver tillhandahålla till behöriga myndigheter i andra medlemsstater och i vilka format dessa kan tillhandahållas behöver du genomföra en beviskartläggning. Det innebär att du går igenom vilka förfarandekrav behöriga myndigheter i de andra medlemsstaterna har, för att se om din organisation kan tillhandahålla något eller några bevis som möter något eller några förfarandekrav. Du ska alltså matcha era bevis mot befintliga förfarandekrav.

1. Har ni bevis som en annan behörig myndighet efterfrågar?

Som ett första steg ska din organisation analysera om ni har bevis som en behörig myndighet i ett annat medlemsland efterfrågar till följd av kraven i SDG-förordningen. Du behöver därför gå igenom fastställda förfarandekrav och analysera om din organisation har bevis som möter dessa krav. Du finner en lista över fastställda förfarandekrav i Evidene Explorer. Länk till annan webbplats.

Om din organisation redan idag lämnar ut bevis till användare, är det sannolikt att dessa redan finns definierade eller kommer att dyka upp i den EU-gemensamma beviskartläggningen.

Om inga förfarandekrav har lyfts från andra medlemsländer som motsvarar era bevis behöver ni inte ansluta er till OOTS.


2. Finns beviset i elektroniskt format?

När du har identifierat att din organisation har bevis som möter ett förfarandekrav behöver ni analysera om bevisetkan utfärdas i elektroniskt format. Beviset kan redan vara lagrat som ett digitalt dokument hos er, eller sammanställas av uppgifter i era register vid begäran. Om svaret är ja behöver ni lämna beviset via OOTS.

Ett exempel på att din organisation utfärdar bevis i elektroniskt format är att ni redan idag lämnar ut information till användare genom att skicka e-post eller lämna ut en PDF.

Skyldigheten att lämna bevis via OOTS gäller även bevis som ni tar en avgift för. Det kommer att finnas en funktion för att användare kan betala för beviset.

Undantag

Det är inte bevis i SDG-förodningens betydelse om användaren behöver skicka in underlag till er för att ni ska ta fram ett intyg eller liknande.
Intyg om en annan person än användaren omfattas inte i dagsläget då det ännu inte finns gränsöverskridande ombudslösningar.


3. Finns all efterfrågad ?

Bevisbegärande parter förväntar sig att bevisen innehåller minst den information som kravställs enligt förfarandekravet. Som bevislämnande part behöver du därför kontrollera hur beviset ni avser dela uppfyller kravställd information.

Om era bevis bara uppfyller vissa informationskrav ska ni ändå meddela detta till Digg.

Flera bevis

I vissa fall kan förfarandekraven uppfyllas genom flera olika bevis som tillsammans uppfyller kraven på information. I de fallen kommer ni behöva skicka två bevis för samma begäran

4. Hur kommer beviset kunna lämnas?

Bevis kan lämnas via OOTS både i

  • visuellt format (avsett för mänskliga läsare), såsom PDF-dokument och bilder,
  • eller i maskinläsbart strukturerat format.

För strukturerade format behöver du som bevislämnande part även tillhandahålla beviset i visuellt format, om beviset inte följer en EU-gemensam standard. Standarderna för strukturerade bevis bygger vidare på existerande sektorsspecifika informationsutbyten inom EU.

Format som stöds

Bilder

  • image/jpeg
  • image/png
  • image/svg+xml

Strukturerat data

  • application/json
  • application/xml

Ostrukturerat data

  • application/pdf

5. Meddela Digg

Du behöver meddela ditt resultat till oss. Det gör du genom att mejla beviskartläggningsmallen till sdg@digg.se. Vanligtvis kommer Digg boka in ett avstämningsmöte med dig.

Digg kommer lägga in er information i det EU-gemensamma gränssnittet för OOTS. Det kommer synas i Evidence Explorer. Länk till annan webbplats.

Beviskartläggningsmall

Använd gärna excelmallen Beviskartläggningsmall bevislämnande som finns i samarbetsrummet för att sammanställa informationen. Du behöver tillgång till samarbetsrummet för att komma åt dokumentet. Du kommer åt samarbetsrummet här. Länk till annan webbplats.

Här hittar du information om hur du fyller i beviskartläggningsmallen.

Om du inte har tillgång till samarbetsrummet eller om länken inte funkar, behöver du mejla oss på sdg@digg.se.


Få hjälp av oss på Digg

Boka gärna ett möte med oss på Digg för stöd i den här processen. mejla oss: SDG@digg.se

Håll er uppdaterad om nya förfarandekrav

Det kommer läggas till nya förfarandekrav löpande utifrån att medlemsländernas behöriga myndigheter skickar in nya behov. Det är därför viktigt att ni håller er uppdaterad om nya förfarandekrav.

Beviskartläggning med EU-komissionen

För att se vilka bevis som ska kunna utbytas via OOTS pågår en beviskartläggning tillsammans med EU-kommissionen och de andra medlemsländerna.

Processen för beviskartläggning utgår ifrån att bevisbegärande parter lyfter vilka förfarandekrav de har samt vilka specifika informationskrav respektive förfarandekrav har. Därefter analyserar medlemsländerna vilka behöriga myndigheter som har bevistyper som möter kraven.

För att det ska bli enklare för medlemsländernaa att förstå varandras behov har det tagits fram en struktur för beviskartläggning.

Exempel inom utbildningsområdet


Förfarandekravet

Proof of qualification level of tertiary education diploma/certificate/degree and its courses

Informationskrav

  1. Information about the person (evidence subject) who is the holder of the tertiary education qualification:
  • given name
  • family name
  1. Information about the person's tertiary education qualification:
  • name of qualification
  • level of the qualification (NQF; EQF)
  • total ECTS credits obtained (total credits or list of credits for each course passed)
  • official duration of study programme (in ECTS credits and years)
  • name of awarding tertiary education institution

Bevistyp

I Sverige möts förfarandekravet av Examensbevis.

Fler exempelvis finns i Evidence Explorer Länk till annan webbplats..

Behöver du tillgång till samarbetsrummet för SDG?

I samarbetsrummet för SDG som ligger på dela.digg.se sprider vi löpande information om arbetet och delar dokument. Ytan är även till för att ni som omfattas av SDG-förordningen ska kunna ta kontakt och samarbeta med andra behöriga myndigheter.

För att få tillgång till samarbetsrummet mejlar du sdg@digg.se och begär att få åtkomst till samarbetsrummet för SDG.

Du kommer inte att kunna skapa egna inlägg men du kan kommentera under inlägg. Om du vill nå ut med ett budskap, fråga eller önskan om att samarbeta mejlar du sdg@digg.se så kan vi publicera ett inlägg åt dig.

Hjälpte denna information dig?

Ditt svar hjälper oss att förbättra sidan

Senast uppdaterad: