Om din organisation ska lämna bevis via OOTS behöver du göra en beviskartläggning. På den här sidan kan du läsa om hur din organisation genomför en beviskartläggning som bevislämnande part samt hur du framför resultatet till Digg.
Analys av om du är en bevislämnande part
Har du inte gjort en analys av om din organisation ska tillhandahålla bevis via OOTS? Läs då först sidorna för att analysera om organisationenomfattas av kraven på bevisutbyte.
Checklista för bevislämnade parter
För att säkerställa att din organisation kommer att kunna lämna bevis till behöriga myndigheter i andra medlemsländer via OOTS behöver du göra en beviskartläggning.
Det gör du genom att genomgå följande steg:
- Analysera om din organisation har bevis som en annan behörig myndighet efterfrågar
- Kontrollera om bevisen kan tillhandahålls i elektroniskt format
- Kontrollera om det tas ut en avgift för bevisen
- Kartlägg hur bevisen kan lämnas
- Kontrollera tillitsnivå
- Meddela Digg vilka bevis ni kommer att kunna dela.
Tänk på att det läggs till nya behov av bevis, så kallade förfarandekrav, löpande. Du behöver därför hålla dig uppdaterad om ifall det tillkommer nya bevis. Du behöver se till att din organisation har rutiner för att kunna förvalta det.
Bevis är enligt SDG-förordningen ett brett begrepp som avser dokument eller data, inbegripet
- text,
- ljud,
- bildinspelningar eller audiovisuella inspelningar
oavsett vilket medium som använts, som en behörig myndighet begär för att bevisa fakta eller överensstämmelse med formkrav som avses i artikel 2.2 b i SDG-förordningen (artikel 3.5 i SDG-förordningen). Bevis kan utbytas både i strukturerad och ostrukturerad format. Behöriga myndigheter kan inte styra vilket format de kommer att vilja ta emot.
Ett bevis är alltså indivduell och faktisk information som bevisar något om en fysisk eller juridisk person. Till exempel:
- Personbevis för Sven Svensson (visar var personen är bosatt)
- Examensbevis för Sven Svensson (visar en personens utbildningsnivå)
- Resultatintyg för Sven Svensson (visar alla program och kurser studenten läst)
- Registerutdrag för Företaget AB (visar om företaget är godkänd för F-skatt)
Bevis uttrycks vanligtvis i bevistyper såsom: personbevis, examensbevis, resultatintyg, registerutdrag.
Ett bevis är alltid ett individuellt exemplar av en bevistyp.
Behöriga myndigheter som ska dela bevis kallas för bevislämnande parter i genomförandeförordningen för OOTS. Det innebär att om din organisation har bevis som efterfrågas av en behörig myndighet i en annan medlemsstat inom något av de förfaranden som omfattas av artikel 14.1 i SDG-förordningen kan du vara en bevislämnande part.
Ett annat ord för bevislämnande part är bevisproducent.
Ett förfarande kan förklaras som ett ärende eller process som en privatperson eller företag går igenom hos en aktör, ofta via en e-tjänst. Förfaranden kan också vara offline, t.ex. via en fysisk blankett.
Enligt SDG-förordningen är ett förfarande en sekvens av handlingar som användare måste utföra för att uppfylla kraven eller för att erhålla ett beslut från en behörig myndighet för att kunna utöva sina rättigheter på de områden av den inre marknaden som anges i bilaga I (artikel 2.2 a. och artikel 3.3).
Det innebär att ett förfarande är något en fysisk eller juridisk person måste göra för att uppfylla krav eller för att kunna få ett beslut för att i slutänden kunna utöva rättigheter enligt förordningen. Det kan till exempel vara genom att göra en ansökan, en anmälan eller registrera något hos en behörig myndighet. Sådana processer anses vara ett förfarande enligt SDG-förordningen, oberoende av om det är en digital process är eller inte. Ett förfarande kan alltså se ut på olika sätt, exempelvis att en person behöver fylla i en blankett, skicka in ett brev, ett e-postmeddelande eller kan använda sig av en e-tjänst.
Begreppet förfarandekrav används i samband med kartläggningen av vilka bevis som ska utbytas via OOTS. De uttrycker vad den sökande behöver styrka (fakta, formkrav eller en omständighet) i ett förfarande. På engelska kallas de procedural requirements eller OOTS requirements.
Det är ett standardiserat sätt att samla in, dokumentera och enhetligt beskriva vad som krävs av sökande i ett förfarande.
Exempel på förfarandekrav:
- Proof of birth
- Proof of admission to academic tertiary education
Förfarandekrav består av en beskrivning, som är den viktigaste delen, och en lista med informationskrav som begärande part önskar. Vilka förfarandekrav som har fastställts av EU-kommissionens arbetsgrupp framgår i Evidence Explorer (europa.eu). Länk till annan webbplats.
Förfarandekraven jämförs med de bevistyper som finns tillgängliga i varje medlemsland, och kopplas ihop med den eller de bevistyper från varje medlemsland som i högst utsträckning uppyller de krav som dokumenterats i förfarandekraven.
Kopplingar lagras sedan i OOTS för att bevisutbytet ska fungera i praktiken.
Informationskrav är de enskilda uppgifter sökande behöver styrka (fakta, formkrav eller en omständighet) och som ingår ett förfarandekrav. På engelska kallas de information requirements.
Det är ett standardiserat sätt att på detaljnivå samla in och enhetligt beskriva vad som krävs av sökande i ett förfarande för att möjliggöra automatiserat bevisutbyte.
Informationskrav är exempelvis:
- Förnamn
- Efternamn
- Födelsedatum
Informationskraven ger en mycket god indikation om vilken information bevisbegärande part vill ha, men bevisen som utbyts i OOTS behöver inte med nödvändighet innehålla exakt de efterfrågade uppgifterna. Det räcker med att bevisen överensstämmer med förfarandekravets beskrivning.
Se listan över definierade informationskrav: EU-kommissionens airtable (airtable.com)Länk till annan webbplats. Länk till annan webbplats..
En bevistyp är en typ av bevis, ett slags bevis, med ett visst syfte eller med ett visst innehåll. Det innebär att det är en typ av underlag som styrker fakta, formkrav eller en omständighet. På engelska kallas de evidence type.
Ett individuellt exemplar av en bevistyp kallas bevis.
Exempel: Examensbevis.
Vilka bevistyper som har fastställts av EU-kommissionens arbetsgrupp framgår i Evidence Explorer (europa.eu). Länk till annan webbplats.
De tillgängliga bevistyperna i varje medlemsland jämförs med de fastställda förfarandekraven. Den eller de bevistyper från varje meddlemsland som i högst utsträckning uppyller ett visst förfarandekrav ska kopplas mot detta förfarandekrav. Bevistyper ska motsvara det som efterfrågas i ett förfarandekravs beskrivning men måste inte möta alla informationskrav.
Kopplingar lagras sedan i OOTS för att bevisutbytet ska fungera i praktiken.
Genomför beviskartläggning som bevislämnande part
För att exakt veta vilka bevis din organisation behöver tillhandahålla till behöriga myndigheter i andra medlemsstater och i vilka format dessa kan tillhandahållas behöver du genomföra en beviskartläggning. Det innebär att du går igenom vilka förfarandekrav behöriga myndigheter i de andra medlemsstaterna har, för att se om din organisation kan tillhandahålla något eller några bevis som möter något eller några förfarandekrav. Du ska alltså matcha era bevis mot befintliga förfarandekrav.
1. Analysera om din organisation har bevis som en annan behörig myndighet efterfrågar
Om din organisation redan idag lämnar ut bevis till användare, är det sannolikt att dessa redan finns definierade eller kommer att dyka upp i den EU-gemensamma beviskartläggningen.
Som ett första steg ska din organisation analysera om ni har bevis som en behörig myndighet i ett annat medlemsland efterfrågar till följd av kraven i SDG-förordningen. Du behöver därför gå igenom fastställda förfarandekrav och analysera om din organisation har bevis som möter dessa krav. Du finner en lista över fastställda förfarandekrav i Evidene Explorer.Länk till annan webbplats. Länk till annan webbplats.
För att beviset ska möta förfarandekravet ska beviset överensstämma med förfarandekravets beskrivning. Förfarandekravet innehåller också en detajerad uppräkning av vilka uppgifter, så kallade informationskrav, som efterfrågas. Detta ger en mycket god bild av vilken information de bevisbegärande parterna vill ha, men bevisen som kopplas mot förfarandekraven behöver inte med nödvändighet innehålla exakt de efterfrågade uppgifterna.
Om inga förfarandekrav har lyfts från andra medlemsländer som motsvarar era bevis behöver din organisation inte ansluta er till OOTS. Tänk dock på att nya förfarandekrav kan tillkomma i framtiden och att din organisation kan behöva ansluta längre fram.
Om det finns förfarandekrav inom er sektor som ni saknar bevis för ska ni meddela det till Digg. Om era bevis saknar några av de önskade infromationskraven ska det framgå av beviskartläggningen när du lämnar den till Digg.
Flera bevis
I vissa fall kan förfarandekraven uppfyllas genom flera olika bevis som tillsammans uppfyller kraven på information. I de fallen kommer ni behöva skicka fler än ett bevis för samma begäran.
Undantag
- Det är inte bevis i SDG-förodningens betydelse om användaren behöver skicka in underlag till er för att ni ska ta fram ett intyg eller liknande.
- Bevis som innehåller uppgifter om en annan person än användaren kartläggs inte aktivt ännu då det ännu inte finns gränsöverskridande ombudslösningar. Det gäller exempelvis bevis om dina syskon eller föräldrar.
2. Kontrollera om bevisen kan tillhandahålls i elektroniskt format
När du har identifierat att din organisation har bevis som möter ett förfarandekrav behöver du kontrollera om beviset kan utfärdas i elektroniskt format. Beviset kan redan vara lagrat som ett digitalt dokument hos er, eller sammanställas av uppgifter i era register vid begäran. Om beviset kan utfärdas elektroniskt ska det lämnas det via OOTS.
Ett exempel på att din organisation utfärdar bevis i elektroniskt format är att ni redan idag lämnar ut information till användare genom att skicka e-post eller lämna ut en PDF.
Meddela om det inte finns elektroniskt
Om ni har bevis som möter förfarandekrav men som inte finns i elektroniskt format ska ni meddela det till Digg.
3. Kontrollera om det tas ut en avgift för bevis
Skyldigheten att lämna bevis via OOTS gäller även bevis som ni tar en avgift för. SDG-förordningen begränsar inte er möjlighet att ta betalt för bevis, däremot ska betalningen kunna ske digitalt i samband med bevisutbytet.
4. Kartlägg hur bevistypen kan lämnas
Bevis kan lämnas via OOTS både i
- visuellt format (avsett för mänskliga läsare), såsom PDF-dokument och bilder,
- eller i maskinläsbart strukturerat format.
För strukturerade format behöver du som bevislämnande part även tillhandahålla beviset i visuellt format, om beviset inte följer en EU-gemensam standard. Standarderna för strukturerade bevis bygger vidare på existerande sektorsspecifika informationsutbyten inom EU.
Format som stöds
Bilder
- image/jpeg
- image/png
- image/svg+xml
Strukturerat data
- application/json
- application/xml
Ostrukturerat data
- application/pdf
5. Kontrollera tillitsnivå
Du ska kontrollera vilken tillitsnivå för identifiering ni har för att lämna ut bevisen. Det innebär att ni behöver analysera om beviset kan lämnas till en annan behörig myndighet på begäran av en användare identifierad på tillitsnivå till exempel tillitsnivå väsentlig eller om det behövs en högre tillitsnivå.
Läs mer om tillitsnivåerna enligt eIDAS-förordningen på sidan Tillitsnivåer för e-legitimeringLänk till annan webbplats. Länk till annan webbplats..
6. Meddela Digg
Du behöver meddela ditt resultat till oss. Det gör du genom att mejla din ifyllda beviskartläggningsmall till sdg@digg.se. Vanligtvis kommer Digg boka in ett avstämningsmöte med dig.
Digg kommer lägga in er information i det EU-gemensamma gränssnittet för OOTS. Det kommer synas i Evidence Explorer.Länk till annan webbplats. Länk till annan webbplats.
Beviskartläggningsmall
Använd gärna excelmallen Beviskartläggningsmall bevislämnande som finns i samarbetsrummet för att sammanställa informationen. Du behöver tillgång till samarbetsrummet för att komma åt dokumentet. Du kommer åt samarbetsrummet här. Länk till annan webbplats. Länk till annan webbplats.
Här hittar du information om hur du fyller i beviskartläggningsmallen. Länk till annan webbplats.
Om du inte har tillgång till samarbetsrummet eller om länken inte funkar, kan du mejla oss på sdg@digg.se.
Få hjälp av oss på Digg
Boka gärna ett möte med oss på Digg för stöd i den här processen. mejla oss: SDG@digg.se
Håll er uppdaterad om nya förfarandekrav
Det kommer läggas till nya förfarandekrav löpande utifrån att medlemsländernas behöriga myndigheter skickar in nya behov. Det är därför viktigt att ni håller er uppdaterad om nya förfarandekrav.
Beviskartläggning med EU-komissionen
För att se vilka bevis som ska kunna utbytas via OOTS pågår en beviskartläggning tillsammans med EU-kommissionen och de andra medlemsländerna.
Processen för beviskartläggning utgår ifrån att bevisbegärande parter lyfter vilka förfarandekrav de har. Det görs genom att beskriva vad som behöver bevisas av användaren samt vilka informationskrav respektive förfarandekrav har. Därefter analyserar medlemsländerna vilka behöriga myndigheter som har bevistyper som bäst möter kraven
För att det ska bli enklare för medlemsländerna att förstå varandras behov har det tagits fram en struktur för beviskartläggning.
Exempel inom utbildningsområdet
Exemplet visar en färdig beviskartläggning där en behörig myndighet har lyft sina förfarandekrav och uttryckt dem detaljerad i informationskrav. Sedan har en annan behörig myndighet analyserat och landat i vilken bevistyp som möter kraven.
Förfarandekravet
Ett av de förfarandekrav som har lyfts är: Proof of of tertiary education diploma/certificate/degree.
Länk till förfarandekravet i Evidence Explorer Länk till annan webbplats.
Beskrivning
Request for evidence proving that the person (evidence subject) has completed tertiary education studies (i.e. EQF levels 6/7/8). Indicative (non-exhaustive) information that the supporting evidence may contain:
Informationskrav
- Information about the person (evidence subject) who is the holder of the tertiary education qualification:
- given name
- family name
- Information about the person's tertiary educationdegree:
- name of the degree (name of qualification, name of qualification study field),
- name of awarding tertiary education institution,
- date of award,
- country of award,
overall classification of the qualification (e.g., summa cum laude, gut, sobresaliente, λίαν καλώς, etc.)
Bevistyp
I Sverige möts förfarandekravet av Examensbevis. I detta fall kommer Sverige inte uppfylla samtliga efterfrågade informationskrav eftersom våra svenska examensbevis inte innehåller ”Country of award” men kommer ändå kunna utbyta beviset eftersom bevistypen möter beskrivningen.
Fler exempelvis finns i Evidence Explorer (Länk till annan webbplats) Länk till annan webbplats..
Nej. Era bevis behöver uppfylla beskrivningen av förfarandet men inte samtliga informationskrav. Skicka gärna med så många informationskrav som möjligt.
Ditt svar hjälper oss att förbättra sidan
Senast uppdaterad: