Analysera om ni har behov av gränsöverskridande bevisutbyte
På den här sidan hittar du information som hjälper dig att avgöra om din organisation har behov av gränsöverskridande bevisutbyte. Du får också stöd i att identifiera om ni är en bevisbegärande eller bevislämnande part som behöver ansluta till det tekniska systemet för automatiskt utbyte av bevis – OOTS.
Du som offentlig aktör kan omfattas av kraven på att utbyta bevis enligt SDG-förordningen på två olika sätt:
- Du kan behöva ge användare möjlighet att begära bevis från behöriga myndigheter i andra medlemsländer till dina förfaranden. Då är du en bevisbegärande part.
- Du kan behöva lämna bevis som behövs i andra medlemsländers behöriga myndigheters förfaranden. Då är du en bevislämnande part.
Nedan beskrivs hur du kan analysera de två olika situationerna och om din organisation är en bevisbegärande eller bevislämnande part.
Bevis är enligt SDG-förordningen ett brett begrepp som avser dokument eller data, inbegripet
- text,
- ljud,
- bildinspelningar eller audiovisuella inspelningar
oavsett vilket medium som använts, som en behörig myndighet begär för att bevisa fakta eller överensstämmelse med formkrav som avses i artikel 2.2 b i SDG-förordningen (artikel 3.5 i SDG-förordningen).
Ett bevis är alltså indivduell och faktisk information som bevisar något om en fysisk eller juridisk person. Till exempel:
- Personbevis för Sven Svensson (visar var personen är bosatt)
- Examensbevis för Sven Svensson (visar en personens utbildningsnivå)
- Resultatintyg för Sven Svensson (visar alla programm och kurser studenten läst)
- Registerutdrag för Företaget AB (visar om företaget är godkänd för F-skatt)
Bevis uttrycks vanligtvis i bevistyper såsom: personbevis, examenbevis, resultatintyg, registerutdrag.
På engelska Evidence requester och Evidence provider.
En behörig myndighet som ska ansluta till det tekniska systemet kallas för bevislämnande part eller bevisbegärande part beroende på om organisationen tillhandahåller bevis eller ska hämta bevis. Samma behöriga myndighet kan ansluta som båda parter om det finns behov av att både tillhandahålla och hämta bevis.
De två begreppen kommer från genomförandeförordningen för det tekniska systemet och används inte i SDG-förordningen.
En behörig myndighet är en aktör som omfattas av SDG-förordningen. En behörig myndighet kan vara en statlig myndighet, en kommun, en region, ett kommun- eller regionägt företag eller en privat aktör.
Det är en aktör som omfattas av SDG-förordningen. En behörig myndighet kan vara en statlig myndighet, en kommun, en region, ett kommun- eller regionägt företag eller en privat aktör.
Enligt SDG-förordningen artikel 3 punkt 4: Myndighet eller organ i en medlemsstat som inrättats på nationell, regional eller lokal nivå och som har specifikt ansvar när det gäller den information, de förfaranden samt de hjälp- och problemlösningstjänster som omfattas av denna förordning.
Det finns inte något uttryckligt krav på exempelvis offentlig finansiering för att omfattas av SDG-förordningen. Det som är avgörande är om aktören har specifikt ansvar för information, förfaranden eller hjälp- och problemlösningstjänster som omfattas av förordningen (artikel 3.4 SDG-förordningen). Aktören kan ha inrättats på nationell, regional eller lokal nivå.
Vilken information och vilka förfaranden och hjälp- och problemlösningstjänster som omfattas framgår av bilaga I-III till SDG-förordningen.
Enligt SDG-förordningen ska EU-kommissionen i samarbete med EU:s medlemsstater inrätta ett tekniskt system för automatiskt utbyte av vissa bevis mellan behöriga myndigheter i olika medlemsstater (artikel 14.1). Det engelska namnet är Once only technical system, eller förkortat OOTS. Behöriga myndigheter ska erbjuda användare att hämta bevis i förfaranden som omfattas av:
- bilaga II i SDG-förordningen
- tjänstedirektivet (2006/123/EG)
- yrkeskvalifikationsdirektivet (2005/36/EG) och
- upphandlingsdirektiven (2014/24/EU och 2014/25/EU).
En användare av ovannämnda förfaranden ska via OOTS kunna hämta de bevis som behövs. Exempelvis kan användaren behöva bevisa att hen har ett gymnasiebetyg i ett förfarande om ansökan till universitetsstudier. Bevisen hämtas direkt från källan, som är den myndighet som har utfärdat beviset.
Bestämmelser om OOTS finns i artikel 14 i SDG-förordningen och i EU-kommissionens förordning (EU) 2022/1643 (genomförandeförordningen för det tekniska systemet).
Gränsöverskridande bevisutbyte
Med bevisutbyte menas att användare i en förfarandeportal ska kunna hämta bevis från andra medlemsländer som behövs för att kunna slutföra ett förfarande. Syftet är att användare som genomför ärenden online inte ska behöva skicka in underlag som redan finns hos en behörig myndighet i ett annat medlemsland. Bevis ska kunna hämtas direkt från källan, alltså den behöriga myndigheten som har utfärdat beviset.
De förfaranden som ska ge möjlighet till bevisutbyte är förfaranden som omfattas av (artikel 14.1 SDG-förordningen):
- Bilaga II i SDG-förordningen
- Tjänstedirektivet (2006/123/EG)
- Yrkeskvalifikationsdirektivet (2005/36/EG) och
- Upphandlingsdirektiven (2014/24/EU och 2014/25/EU).
Exempelvis kan:
- en användare behöva styrka att hen har en genomförd universitetsutbildning när denna söker till en utbildning
- ett företag behöva visa att de är registrerade för moms för att kunna ansöka om ett tillstånd,
- en sjuksköterska visa att hen är behörig i ett annat medlemsland för att kunna jobba som sjuksköterska i Sverige.
Ett förfarande kan förklaras som ett ärende eller process som en privatperson eller företag går igenom hos en aktör, ofta via en e-tjänst. Förfaranden kan också vara offline, t.ex. via en fysisk blankett.
Enligt SDG-förordningen är ett förfarande en sekvens av handlingar som användare måste utföra för att uppfylla kraven eller för att erhålla ett beslut från en behörig myndighet för att kunna utöva sina rättigheter på de områden av den inre marknaden som anges i bilaga I (artikel 2.2 a. och artikel 3.3).
Det innebär att ett förfarande är något en fysisk eller juridisk person måste göra för att uppfylla krav eller för att kunna få ett beslut för att i slutänden kunna utöva rättigheter enligt förordningen. Det kan till exempel vara genom att göra en ansökan, en anmälan eller registrera något hos en behörig myndighet. Sådana processer anses vara ett förfarande enligt SDG-förordningen, oberoende av om det är en digital process är eller inte. Ett förfarande kan alltså se ut på olika sätt, exempelvis att en person behöver fylla i en blankett, skicka in ett brev, ett e-postmeddelande eller kan använda sig av en e-tjänst.
Begreppet Förfarandeportal används i artikel 1.19 i genomförandeförordningen för det tekniska systemet för gränsöverskridande utbyte av bevis.
Genomförandeförordningens definition av begreppet är "webbsida eller mobilapplikation där en användare kan få tillgång till och utföra ett sådant onlineförfarande som avses i artikel 14.1 i förordning (EU) 2018/1724".
En förfarandeportal är i många fall en e-tjänst. Det är förfarandeportalen som anpassas för att användaren ska kunna hämta bevis.
Analysera om ni är en bevisbegärande part
Att vara en bevisbegärande part innebär att du som offentlig aktör, i de förfaranden som omfattas av bevisutbytet enligt SDG-förordningen, ska ge användaren möjlighet att hämta bevis direkt från behöriga myndigheter i andra medlemsländer.
För att avgöra om du är en bevisbegärande part – och därmed behöver ansluta till det tekniska systemet för automatiskt gränsöverskridande bevisutbyte (OOTS) – kan du gå igenom följande steg:
- Har du förfaranden som omfattas av artikel 14.1 i SDG-förordningen?
- Kräver du bevis i dessa förfaranden?
- Finns bevisen hos en behörig myndighet i ett annat medlemsland?
- Finns det redan andra system för gränsöverskridande utbyte av dessa bevis?
Om du redan har gjort analysen och kommit fram till att du är en bevisbegärande part kan du gå vidare till att göra din beviskartläggning.
Exempel på förfaranden som har identifierats för bevisutbyte
Förfaranden som redan har identifierats för bevisutbyte är exempelvis:
- Anmälan till högskolan (som omfattas av SDG-förordningens bilaga II område T1)
- Ansökan om studiemedel (som omfattas av SDG-förordningens bilaga II område T1)
Exempel på vilka förfaranden andra medlemsländer hittills har identifierat återfinns i Evidence Explorer (europa.eu) Länk till annan webbplats..
1. Analysera om ni har förfaranden som omfattas av SDG-förordningen
I det första steget behöver du som offentlig aktör analysera om ni har ett eller flera förfaranden som omfattas av något av områdena som nämns i artikel 14.1 SDG-förordningen. Läs mer om detta på sidan Analysera om ni har förfaranden enligt SDG-förordningen
När du har identifierat vilka förfaranden som omfattas kan du gå vidare till steg 2: Analysera om användaren behöver skicka in bevis.
Stöd av EU-kommissionen
Det finns stöd från EU-kommissionen gällande vilka områden som anses omfattas av bilaga II SDG-förordningen. Dokumentet finns på webbsidan SDG (Single Digital Gateway) europa.eu Länk till annan webbplats. och heter Guidance on procedures (Annex II).
2. Analysera om användaren behöver skicka in bevis
Du som offentlig aktör behöver analysera om – och i så fall vilka – bevis du efterfrågar i dina förfaranden. Börja med att ställa frågan: Vilka underlag behöver användaren lämna in för att styrka något?
Lägg särskilt fokus på användare i gränsöverskridande situationer och vilka bevis de behöver kunna uppvisa. Behöver du till exempel hämta information om en person som är folkbokförd i, eller har avslutat en utbildning i, ett annat medlemsland? I så fall kan den informationen vara ett bevis som omfattas av SDG-förordningen.
Om du idag hämtar information direkt från ett nationellt register – till exempel folkbokföringsuppgifter via Navet – kan du behöva hämta motsvarande uppgifter via OOTS för gränsöverskridande användare. Det kan också handla om annat underlag som särskilt behövs från personer i gränsöverskridande situationer.
3. Bevisen finns hos en behörig myndighet i ett annat land
Tänk på att du som offentlig aktör bara kan hämta bevis via OOTS från en behörig myndighet i ett annat medlemsland. Du kan alltså inte hämta bevis från svenska myndigheter eller från ett tredje land utanför EU/EES.
Du kan inte heller hämta bevis som inte utfärdas av en behörig myndighet. Det gäller till exempel när en privatperson behöver styrka sin inkomst med ett intyg från en arbetsgivare eller visa sin arbetslivserfarenhet.
4. Andra system för bevisutbyte
Vissa behöriga myndigheter utbyter redan information via andra system. Om du som offentlig aktör redan använder ett system för bevisutbyte behöver du inte ansluta till OOTS för att ge användaren möjlighet att hämta bevis.
Exempel – bevis som utbyts via ESSI
Vissa behöriga myndigheter utbyter bevis via ESSI. Eftersom det utbytet sker direkt mellan behöriga myndigheter under handläggningen – och inte kräver att användaren själv lämnar in bevis – behöver dessa myndigheter inte ansluta till OOTS som bevisbegärande part.
Anslut till det tekniska systemet för gränsöverskridande automatiskt utbyte av bevis - OOTS
Om du har identifierat att din organisation har förfaranden där ni ska erbjuda användaren att kunna begära bevis via OOTS ska du påbörja arbetet med att ansluta till OOTS.
Analysera om ni är bevislämnande part
Att vara en bevislämnande part innebär att du som offentlig aktör lämnar bevis som efterfrågas i förfaranden som antingen omfattas av bilaga II i SDG-förordningen eller av de direktiv som nämns i artikel 14.1. Dessa bevis ska du göra tillgänglig för behöriga myndigheter i andra medlemsländer.
Skyldigheten gäller bevis som du lagligen utfärdar i elektroniskt (digitalt) format som möjliggör automatiskt utbyte.
Inom EU pågår just nu en beviskartläggning som ska klargöra vilka bevis som efterfrågas i de olika förfarandena och som därför kan bli aktuella att utbyta genom OOTS.
Beviskartläggning
Gå igenom följande steg i din analys för att avgöra om du som offentlig aktör ska ansluta till OOTS som bevislämnande part:
- Utfärdar du bevis som efterfrågas av en behörig myndighet i ett annat medlemsland?
- Utfärdar du dessa bevis i digitalt format?
- Finns det andra aktörer som behöver ta del av dina bevis, även om du själv redan utbyter dem via andra system?
1. Bevis som efterfrågas av en behörig myndighet i ett annat medlemsland
Det pågår just nu ett arbete tillsammans med EU-kommissionen och samtliga medlemsländer för att kartlägga vilka bevis som efterfrågas av de olika behöriga myndigheterna.
I Evidence Explorer Länk till annan webbplats. hittar du mer information om vilka bevis som redan har kartlagts.
Om du som offentlig aktör vet – till exempel genom tidigare erfarenhet – att de bevis du utfärdar ofta efterfrågas av behöriga myndigheter i andra medlemsländer, kan du redan nu börja förbereda dig på att dessa bevis sannolikt kommer att behöva utbytas via OOTS.
2. Bevis utfärdas i digitalt format
För att du som offentlig aktör ska behöva utbyta bevis via OOTS måste bevisen anses vara utfärdade i digitalt format. Det kan till exempel vara bevis som du kan utfärda som en PDF, skickas via e-post, eller göras tillgängligt för nedladdning efter en enklare begäran.
En sådan enklare begäran kan vara när en individ själv begär ett bevis via mejl eller genom en e-tjänst, där personen identifierar sig med e-legitimation. Beviset kan redan vara lagrat som ett dokument hos dig eller skapas automatiskt utifrån uppgifter i dina register när begäran kommer in.
Däremot omfattas inte bevis där användaren först behöver skicka in underlag för att du ska kunna utfärda ett intyg eller liknande.
I dagsläget undantas också bevis som intygar något om en annan person än användaren själv.
Anslut till det tekniska systemet för gränsöverskridande automatiskt utbyte av bevis - OOTS
Om du har identifierat att din organisation har förfaranden där ni ska erbjuda användaren att kunna begära bevis via OOTS ska du påbörja arbetet med att ansluta till OOTS.
Vanliga frågor och svar
Ja. Om du som offentlig aktör redan utbyter bevis genom andra system, men de myndigheter som begär bevisen inte är anslutna till dessa system, ska utbytet i stället ske via OOTS. Det säkerställer att bevisen kan delas även i gränsöverskridande situationer.
Nej. Kraven i SDG-förordningen omfattar endast bevisutbyte och tillgång till digitala tjänster i EU-länder. EES-länder kan välja att ansluta sig frivilligt.
Det omfattar alltså inte bevishämtning från länder utanför EU/EES-området.
Ditt svar hjälper oss att förbättra sidan
Senast uppdaterad: