Kommuners och kommunala bolags utgående e-fakturering till företag behöver öka
I kommunernas arbete med att börja erbjuda utgående e-fakturor till företag får de kommunala bolagen inte glömmas bort. Ett kommunägt bolag som arbetar aktivt med att öka e-faktureringen är Vatten och Miljö i Väst AB.
Gustav Eklund, inköpssamordnare på Vivab. Foto: Vivab.
Vatten och Miljö i Väst AB, Vivab, är ett kommunalt aktiebolag som ägs gemensamt av Varbergs och Falkenbergs kommuner. Vivab tillhandahåller tjänster inom vatten, avlopp, avfall och återvinning till privat- och företagskunder i båda kommuner med stora fakturaflöden, både in och ut. Cirka 80 procent av bolaget inkommande fakturor är idag e-fakturor.
– När det gäller de fakturor som vi själva skickar ut, så väljer ungefär 50 procent av våra kunder just nu ett annat alternativ än pappersfaktura, exempelvis e-fakturor. Det är väldigt positivt men vi vill ju så klart att ännu fler ska välja e-faktura framöver, förklarar Gustav Eklund.
Hållbarhetsperspektivet en nyckelfråga
Lagen om e-fakturor har varit i kraft sedan 2019. Enligt Digg:s statistik var över 80 procent av inkommande fakturor till offentlig sektor e-fakturor 2022. Andelen utgående e-fakturor ligger dock i snitt under 25 procent, men många har frågan i fokus. För Vivab som skickar ut runt 240 000 fakturor årligen är bland annat hållbarhetsperspektivet en nyckelfråga och en framgångsfaktor.
E-fakturering är ett exempel som vi ser redan nu bidrar till stora besparingar avseende både kostnader och tid.
– En digitaliserad inköpsprocess handlar om att vårda skattepengar och följa med sin samtid med smarta, administrativa lösningar. E-fakturering är ett exempel som vi ser redan nu bidrar till stora besparingar avseende både kostnader och tid. Dessutom är det bra för miljön, menar Gustav Eklund.
Tre till fyra gånger mer miljövänlig än en pappersfaktura
Exempelvis beräknas en e-faktura vara tre till fyra gånger mer miljövänlig än en pappersfaktura. Bland annat tar en e-faktura bort behovet av såväl papper och kuvert som distribution.
Genom de 120 000 e-fakturor som Vivab skickar årligen istället för pappersfakturor, minskar de sitt avtryck med ungefär 60 000 kg koldioxidutsläpp, lågt räknat. Det motsvarar närmare 250 flygresor tur och retur mellan Stockholm och Rom.
För kommunala bolag som funderar på e-handelslösning är Gustavs tips:
- Det är lätt att tro att man behöver en speciallösning, vilket kan göra att ett e-handelsprojekt kan kännas överväldigande. Mitt intryck är tvärtom: den egna verksamheten är sällan unik, låta inte den tanken begränsa eller hindra.
- Sök samverkan för att få ihop en projektorganisation med kraft och resurser, antingen i den egna kommunen eller tillsammans med andra bolag inom kommunen.
- Gör det bara! Våga ta steget in i 2020-talet!
På väg mot e-handel
För några år sedan påbörjade Vivab ett arbete mot en mer omfattande digital inköpsprocess men med begränsade resurser gick det långsamt.
– När en av våra ägare, Falkenbergs kommun, startade ett projekt för e-handel, tog vi kontakt och började arbeta tillsammans med dem, berättar Gustav Eklund, inköpssamordnare på Vivab.
Samarbetet har inneburit att Vivab kunnat dra nytta av kommunens större organisation och dess resurser, bland annat dedikerade e-handelsutvecklare. Det har helt klart underlättat implementeringen av e-handel för bolaget menar Gustav Eklund.
– Vi planerar att tillsammans med Falkenbergs kommun kunna digitalisera hela inköpsprocessen 2023/2024, avslutar Gustav Eklund.
Ordning och reda
E-handel innebär många fördelar för mindre bolag. Det bidrar till ordning och reda, förenklar inköp av rätt leverantör till rätt pris och gör det enklare att uppfylla avtal. Genom att använda både inkommande och utgående e-fakturering förenklas även fakturaprocessen.
Ditt svar hjälper oss att förbättra sidan
Publicerad: