Användningen av e-handel ökar – men mer behöver göras

E-handel bidrar till en ökad intern kontroll, effektivare processer och tidsbesparingar. Det är också enklare att hitta de avtal som upphandlats vilket gör att avtalstroheten ökar.

Tre nyckeltal följs återkommande upp och redovisas på digg.se både på totalnivå och per myndighet. Data per myndighet går också att ladda ned från Sveriges dataportal och kan exempelvis användas för att göra egna uppföljningar och jämförelser.

Hög andel e-faktura

Diggs undersökning visar att andelen e-faktura av alla inkommande fakturor i genomsnitt ligger på 94 %. En stor bidragande orsak till detta är att e-fakturalagen gör det obligatoriskt för leverantörer att skicka elektroniska fakturor till offentliga aktörer.

Samtliga 155 svarande myndigheter har mer än 75 % e-faktura och 54 myndigheter har 95 % eller högre andel e-faktura.

Andelen matchade fakturor ökar långsamt

En faktura som matchas genomgår automatiska kontroller där eventuella avvikelser sedan kan hanteras. Automatmatchning av fakturor bidrar till stora tidsvinster och ökad kontroll. Under 2023 ökade andelen matchade fakturor men fortsatt i en långsam takt. I genomsnitt matchades 45 % av inkommande leverantörsfakturor mot en elektronisk order eller ett abonnemang, jämfört med 43 % för 2022.

I 58 myndigheter, 37 % av respondenterna, matchas minst var fjärde faktura. I 25 myndigheter matchas mer än varannan faktura. Det finns fortfarande myndigheter, 14 stycken, som anger att de inte har någon matchning alls och de kan därmed inte inhämta de nyttor som kan kopplas till matchning.

E-order ökar avtalstroheten

När en order läggs i systemstödet för e-handel säkerställs att inköpet görs på en upphandlad och kontrollerad leverantör. Beställningen attesteras av behörig person innan den skickas till leverantören vilket innebär en större trygghet för leverantören samt att avtalstroheten och den interna kontrollen i köpande organisation ökar.

2023 lades drygt 1 142 000 e-order hos de 155 myndigheter som besvarat enkäten. Det är en liten ökning jämfört med föregående mätning och ger ett snitt på 542 order per 100 årsarbetskrafter. Det finns dock fortfarande en hel del myndigheter som inte kommit i gång med att lägga e-order.