Transportstyrelsen tar steget mot Peppol-fakturering för fordonsskatt, trängselskatt och infrastrukturavgifter

Varje år skickar Transportstyrelsen ut över 40 miljoner betalningsärenden i form av avier, fakturor och påminnelser till företag och privatpersoner. Myndigheten har sedan länge använt sig av e-fakturor i formatet Svefaktura för fordons- och trängselskatter till företag och andra organisationer. Nu håller Transportstyrelsen på att fasa ut det äldre filformatet för att helt övergå till den nya europeiska standarden, Peppol BIS Billing.

– Ett förberedande arbete för Peppol startade redan för några år sedan, men prioriterades upp när Skurubron utanför Stockholm i oktober 2023 belades med en infrastrukturavgift. Vi insåg att många företag som redan betalar trängselskatt i Stockholm skulle beröras även av den nya infrastrukturavgiften. Utan elektronisk hantering via Peppol skulle arbetsbelastningen dessutom öka, eftersom de enda alternativen var pappersfaktura eller digital brevlåda, förklarar Patrik Samén, verksamhetsnära systemförvaltare på Transportstyrelsen.

Nära samarbete med Digg

Transportstyrelsen hade under utvecklingsarbetet ett nära samarbete med Digg som uppmuntrar myndigheter att övergå till det nya formatet. Det bidrar till att modernisera och effektivisera faktureringsprocessen till företag, kommuner och andra myndigheter.

– ­En utmaning var att få till en bra och smidig övergång från Svefaktura till Peppol och att identifiera de organisationer och företag som kunde ta emot betalningsärenden i det nya formatet. Antalet mottagare var för stort för att bearbetas manuellt och de onlineverktyg som fanns tillgängliga hade inte tillräcklig kapacitet. Här fick vi hjälp av Digg, som utförde omfattande datakörningar och jämförde vårt register mot Peppols adressregister för att identifiera vilka mottagare som kunde ta emot fakturor i det nya filformatet, berättar Patrik Samén.

En del barnsjukdomar uppstod, bland annat upptäckte man att all information inte syntes hos vissa företag, främst uppgift om registreringsnummer.

– Vi vände oss då till Digg för att avgöra om felet låg hos oss eller hos mottagarna. När Digg undersökte vilka accesspunkter mottagarna använde, kunde de se att det fanns brister hos operatörerna jämfört med Peppols regelverk som resulterade i att en del av informationen inte nådde våra kunder. Digg tog kontakt med operatörerna för dessa accesspunkter och det löste problemet, säger Patrik Samén.

En annan utmaning är att informera dem som inte återfinns i registret om att de inte längre kommer att få aviseringar via Svefaktura, och vilka konsekvenser detta innebär. För att nå denna stora mängd mottagare gör Transportstyrelsen fortlöpande manuella informationsutskick.

Stegvis utrullning – ett klokt val

De första betalningsärendena via Peppol gjordes i september 2023, då Transportstyrelsen skickade ut 85 aviseringar för fordonsskatt och 323 för trängselskatt. Förändringarna gjordes stegvis.

– Vi ville initialt hålla nere antalet aviseringar för att säkerställa att allt fungerade som det skulle och – om det inte gjorde det – ha en relativt liten mängd att hantera manuellt. När vi började komma upp i lite större volymer så började även vissa företag att kontakta kundtjänst angående att de saknade uppgift om registreringsnummer. Då tog vi en paus och inväntade tillräckligt med positiv feedback, dels från företag, dels från Digg, sett till deras kontakt med Peppols accesspunkter, förklarar Patrik Samén.

74 procent av fakturorna för fordonsskatt går via Peppol

Sedan dess har antalet utskick successivt ökat och nu går cirka 74 procent av fakturorna för fordonsskatt via Peppol. Det motsvarar just under 28 000 avier. Samma siffra för trängselskatt är cirka 50 procent, vilket motsvarar drygt 38 000 stycken.

I slutet på september 2024 ska alla Transportstyrelsens fakturakunder ha hunnit genomföra de anpassningar som krävs för att ha mottagningskapacitet via Peppol. Den andel som är kvar därefter kommer behöva övergå till att få avisering via papper eller digital brevlåda till dess att de kan ta emot via Peppolnätverket.

Peppol medför många fördelar

För Transportstyrelsen har övergången till Peppol inneburit färre problem med sändningar och avvisade filer jämfört med tidigare metod. Enligt Patrik Samén är Peppol också bättre vid incident- och felhantering och det behövs heller ingen tid för testfakturor och kommunikationsuppsättning för att trafiken ska fungera när nya företag vill ansluta sig till att få aviseringen elektroniskt.

– De kunder som har hört av sig efter att de initiala problemen var lösta, har uppskattat det nya formatet och tycker att aviseringarna ser bättre ut än vad de gjorde med tidigare metod och att det för mindre företag inte är lika komplicerat att komma igång, berättar Patrik Samén.

För myndigheter som ännu inte tagit steget över till utgående e-fakturering har Patrik Samén ett tips:

– Ta hjälp och stöd av Digg. De har hjälpt oss att identifiera problem och få till snabba ändringar. Digg har varit ett bra bollplank och mycket värdefullt stöd för oss genom hela den här processen.

Lär dig mer

• Peppol
• Peppol underlättar för byggbranschen