Samarbete ger ökad gemensam nytta trots myndigheternas olikheter
En gemensam digitalisering av svenska myndigheter är nyckeln till en effektivare offentlig förvaltning. För att nå dit krävs ett tvärfunktionellt samarbete med större utbyte av erfarenheter, kunskaper och information. Hur man skulle kunna gå till väga visar ett nyligen slutfört pilotprojekt som genomförts av Digg i samarbete med fem olika myndigheter.
Digitaliseringen inom den offentliga förvaltningen går i otakt, och nivån på myndigheternas digitalisering varierar. Till stor del beror det på en bristande samverkan myndigheterna emellan och att det saknas en digital infrastruktur. Användningen av gemensamma tjänster är låg och att dela med sig av data och erfarenheter faller sig inte naturligt, trots att det finns gemensamma arbetssätt.
I det nyligen avslutade pilotprojektet Digitalisering för förvaltningsgemensam nytta, har Digg haft som mål att få fler myndigheter att använda gemensamma digitala resurser. För att få en effektivare digital förvaltning behöver myndigheterna skifta fokus från den egna verksamhetens egenskaper till det som de har gemensamt.
– Det är inte ovanligt att myndigheter med liknande sakområden samarbetar, men vi ville se om det gick att mixa myndigheter från olika sakområden och med olika förutsättningar. Målet var att hitta områden där det finns gemensamma utmaningar på tvären, säger Karin Garcia Ambrosiani, analytiker på Digg.
För att få en effektivare digital förvaltning behöver myndigheterna skifta fokus från den egna verksamhetens egenskaper till det som de har gemensamt
I projektet deltog, förutom Diggs analytiker, fem myndigheter – Fastighetsmäklarinspektionen, Finansinspektionen, Folkhälsomyndigheten, Länsstyrelserna och Skogsstyrelsen. Alla fem har verksamhet inom tillsynsområdet, men är av olika storlek och har olika digitaliseringsgrad.
Lägga pengarna där de behövs mest
Inledningsvis analyserades utvalda verksamhetsprocesser hos de myndigheter som var utvalda att ingå i projektet. Därefter arbetade projektgruppen tillsammans under tre workshoppar med att identifiera områden där tvärfunktionellt samarbete skulle kunna skapa gemensam nytta, till exempel i form av kostnadsbesparingar eller minskat dubbelarbete. I stället för att ägna tid åt utveckling och upphandling av digitala tjänster, skulle myndigheterna fokusera på den egna verksamhetens kvalitet och lägga pengarna på de områden där de behövs mest.
– Det skulle vara mycket resurssparande om staten kunde samordna både juridik och teknik som rör digitalisering, i stället för att varje myndighet ska göra det själv, kommenterar Anders Astonsson, digital strateg på Fastighetsmäklarinspektionen och en av deltagarna i projektet.
Enligt Karin Garcia Ambrosiani fanns det stort intresse inom området riskhantering, där de fem myndigheterna, trots sina skillnader, kunde se likheter och gemensamma utmaningar. De uppskattade också möjligheten att få prata och diskutera tvärsektoriellt.
– Att se hur arbetet kan stötta ens egen kärnverksamhet väcker intresse, och det vi sett är att det gemensamma arbetet måste vara en del av den vanliga verksamhetsutvecklingen och ligga på kärnverksamhetsnivå. Dessutom är det viktigt att kunna räkna på nyttan – det får inte bara vara en teknisk fråga. Vi vill skapa ett engagemang runt detta som ger ringar på vattnet, avslutar Karin Garcia Ambrosiani.
Digg kommer framöver att fortsätta stötta de myndigheter som deltog i projektet, men man kommer även att titta på andra myndighetsområden som kan vara intressanta.
Lär dig mer
Ditt svar hjälper oss att förbättra sidan
Publicerad: