En effektivare organisering av mindre myndigheter (SOU2025:13)

Diarienummer: Fi2025/00348

Sammanfattning

Digg avstyrker utredningens förslag att Diggs uppgift inom området elektronisk inköpsprocess överförs från Digg och inordnas i Upphandlingsmyndigheten. Digg bedömer att de risker och konsekvenser som kan uppstå vid en förflyttning, överstiger de fördelar som utredningen lyfter fram som potentiella nyttor.

Ett sätt att definiera uppgifter som rör upphandling och inköp är att tillämpa begreppen pre-award och post-award. Till pre-award räknas alla delar som rör upphandlingsprocessen fram till tilldelning av kontraktet för vinnande anbud. Det ansvaret ligger idag hos Upphandlingsmyndigheten. Post-award rör de delar som följer efter avtalsskrivning, det vill säga från beställning till fakturering och uppföljning. Det ansvaret ligger idag i allt väsentligt hos Digg.

Utredningen menar att det finns en betydande potential att effektivisera och renodla uppdraget som idag delas mellan Upphandlingsmyndigheten och Digg. Digg delar inte utredarens slutsats i detta avseende. Diggs uppgift att främja elektroniska inköpsprocesser är ett digitaliseringsuppdrag, inte ett upphandlingsuppdrag.

Post-awardprocessen, att digitalisera inköpsprocessen med stöd av e-handel, är sedan länge etablerat inom Digg med ett väl fungerande specialistteam som samverkar med andra enheter med digitaliseringskompetens inom myndigheten. Digg ser inga uppenbara synergieffekter för e-handelsområdet att inordnas hos Upphandlingsmyndigheten.

Digg anser att uppdraget som Peppolmyndighet, tillhandahållandet av infrastruktur och tjänster inom ENA, och andra digitaliseringsuppdrag inom Digg ligger närmare främjande av elektroniska inköpsprocesser än vad pre-awardfrågorna hos Upphandlingsmyndigheten gör. Digg har också föreskrifter och ansvar kring e-fakturalagen och e-handel som interagerar med Peppoluppdraget.

Vidare har analysavdelningen inom Digg både en god kunskap om e-handel och digitaliseringsutmaningarna i stort inom offentlig förvaltning. Digg ser att viktiga synergieffekter uppnås i det löpande arbetet vilka skulle gå förlorade vid en flytt av e-handelsverksamheten.

Digg menar att den strategiska styrningen och uppföljningen av den offentliga förvaltningens digitalisering bäst stärks och utvecklas genom att digital infrastruktur, digitala tjänster och digitalt främjandearbete hålls samman i en verksamhet med digitalt fokus. Då skapas optimala förutsättningar för gemensamma prioriteringar som leder till effektivitet och innovation med hög samhällsnytta.

En effektivare organisering av mindre myndigheter

6.2.1 Bakgrund till förslaget

I utredningstexten används omväxlande begrepp som elektronisk inköpsprocess, e-handel, upphandling och elektronisk upphandling. Digg anser att det här skapar en otydlighet kring vilka verksamheter som utredningen menar berörs samt vilka kompetenser och resurser som krävs.

Ett sätt att definiera uppgifter som rör upphandling och inköp är att tillämpa begreppen pre-award och post-award. Till pre-award räknas alla delar som rör upphandlingsprocessen fram till tilldelning av kontraktet för vinnande anbud. Pre-award och post-award är två olika delprocesser som har skilda utmaningar och därmed kräver olika kompetenser och insatser för att utvecklas positivt. Digg kommer nedan att använda dessa begrepp som utgångspunkt i vårt remissvar.

Digg arbetar aktivt med främjande inom post-award när det gäller kunskap, kompetens, standarder och stöd inom digitala inköpsprocesser till både privata och offentliga intressenter. Digg hanterar också stöd till offentliga organisationer kring deras e-handel samt samlar statistik kring e-faktura och e-handel.

Utifrån Diggs erfarenhet så är Upphandlingsmyndighetens bidrag till uppgifterna inom post-award huvudsakligen förlagda till finansiering och samverkan inom ramen för SFTI, Single Face To Industry.

6.2.2 Närmare om förslaget

Utredningen menar att det finns en betydande potential att effektivisera och renodla uppdraget som idag delas mellan Upphandlingsmyndigheten och Digg. Digg delar inte utredningens slutsats i detta avseende. Diggs uppgift att främja elektroniska inköpsprocesser är ett digitaliseringsuppdrag, inte ett upphandlingsuppdrag.

6.2.3 Förslagets fördelar och möjliga risker

Ur utredningens förslag: ”Utredningen ser en rad fördelar med förslaget om att samla all upphandlingsstödjande/främjande verksamhet till en myndighet, till vilket utredningen menar den statliga inköpssamordningen kan räknas.”

Digg vill understryka att vi inte har något uppdrag att främja upphandlingsområdet, pre-award. Diggs främjandeuppdrag är knutet till e-handel, post-award.

Den offentliga upphandlingens position som ett av de mest centrala verktygen att effektivisera den offentliga förvaltningen flyttas fram ytterligare

Utredningen menar att ”diskussionen kring offentlig upphandling mest handlat om att hantera en komplicerad lagstiftning på ett korrekt sett till att numera i allt större utsträckning handla om att den offentliga förvaltningen ska kunna göra så goda affärer som möjligt.”

Digg ser att goda affärer huvudsakligen möjliggörs under kravställningen i upphandlingsförfarandet fram till avtal tecknats. Under e-handelsprocessen avropas sedan inköpen elektroniskt från de avtal som har upphandlats. Då är förutsättningarna redan skapade i avtalet.

E-handel handlar om digitalisering av manuella avropsrutiner och affärsdokument. Här är en central del användandet av IT-system, integrationer, och transport av meddelanden via nätverk som till exempel Peppol.

Digg instämmer därför inte i utredningens slutsats att det finns en koppling mellan begreppet goda affärer och att bredda Upphandlingsmyndighetens uppdrag genom att överföra Diggs uppgifter inom post-awardområdet.

Betydande synergieffekter uppnås som kommer att bidra till att stärka upphandlingsstödet

Utredningen skriver: ”Förslaget att föra över Digg:s uppgift att främja den elektroniska inköpsprocessen till Upphandlingsmyndigheten innebär att en och samma myndighet får ett samlat ansvar för utvecklingen i denna del. Utredningen bedömer att det kan skapa markant bättre förutsättningar för utvecklingsarbetet”.

Även om pre-award och post-award är del av samma övergripande process menar Digg att delprocesserna har olika fokus för de utmaningar som finns. Pre-award handlar om att bidra till att offentlig sektor gör rättssäkra upphandlingar i en digital kontext, tecknar kostnadseffektiva avtal med pålitliga och seriösa aktörer. För att stötta den offentliga sektorn i en sådan process behövs god administrativ och juridisk kompetens inom upphandling. Post-award handlar om att digitalisera avropsprocessen och här ligger den stora utmaningen i att stötta den offentliga sektorn i det arbetet genom ett främjandearbete för digital transformation. Digg ser därför inte att varken synergieffekter uppnås eller att upphandlingsstödet kommer att stärkas.

Digg anser att främjandearbetet för post-award och offentlig sektors kravställan på e-handel i upphandlingsfasen fungerar utmärkt inom ramen för SFTI-samarbetet där, förutom Upphandlingsmyndigheten, även Digg, Kammarkollegiet och Sveriges Kommuner och Regioner är huvudmän.

Kompetens och kompetensförsörjningen kommer att gynnas

Pre-award och post-award är olika professioner och hantverk som kräver kunskap och erfarenheter inom respektive område. Digg anser att uppgifterna varken är utbytbara eller förhållandevis enkla att växla mellan. E-handel är ett digitaliseringsuppdrag, inte ett upphandlingsuppdrag.

Diggs analysavdelning har en god kunskap om e-handel liksom digitaliseringsutmaningarna i stort inom offentlig förvaltning och viktiga synergieffekter uppnås i det löpande arbetet inom Digg. De här synergieffekterna skulle gå förlorade vid en flytt av Diggs e-handelsverksamhet till Upphandlingsmyndigheten.

Utvecklingen inom området kommer att gynnas

Vid införande av e-handel i offentlig sektor är det av största vikt att organisationen bemannas med rätt kompetens vid implementering och vidare i förvaltningen. Kunskap inom system, förståelse för digitalisering av affärsprocesser samt teknisk kompetens krävs för att nå framgång inom e-handel. Digg ser att dessa kompetenser finns tillgängliga och bäst kan utvecklas i en organisation där fokus ligger på digital transformation.

Utredningen menar att analysarbetet på myndigheten rörande upphandling och inköp kommer att utvecklas. Digg instämmer inte i den slutsatsen. Grunden för att utveckla analysarbetet inom e-handel hos offentlig verksamhet är förbättrad uppföljning och statistik.

Enligt Förordning (2003:770) om statliga myndigheters elektroniska informationsutbyte ska berörda myndigheter göra sina inköp elektroniskt. I Ekonomistyrningsverkets senaste uppföljning av det ekonomiadministrativa regelverket framgår att endast en liten del av de statliga myndigheterna, som har fler än 50 årsarbetskrafter, gör sina inköp elektroniskt med hjälp av ett e-handelssystem. 57% av myndigheterna gör mindre än 30% av sina inköp med hjälp av ett systemstöd som säkerställer att avtalade leverantörer och upphandlat sortiment köps in.

Således är det en minoritet av statliga myndigheterna som lever upp till förordning 2003:770 och tillhörande föreskrifter. Här finns en mycket stor förbättringspotential och den myndighet som har ansvar att främja post-award, borde även ges ansvar att utföra tillsyn.

Digg menar därför att om analysarbetet inom e-handel ska kunna utvecklas är det främjandearbetet för att öka digitaliseringen som först måste bära frukt. Diggs uppfattning är att främjandearbetet bäst utvecklas i en organisation vars huvuduppdrag är digitalisering inom offentlig förvaltning. Först när fler offentliga verksamheter infört ett e-handelssystem förbättras analys och statistik inom området.

Upphandlings- och inköpsstatistiken kommer att bli mer komplett och gynnas av ett samlat ansvar för den elektroniska inköpsprocessen

Statistiken från inköp som görs via ett systemstöd för e-handel har en mycket hög detaljeringsgrad. Som tidigare nämnts behöver andelen inköp som görs via e-handelssystem inom offentlig sektor öka. Det är dock upp till varje offentlig verksamhet att anskaffa ett e-handelssystem och Digg ser inte att statistiken kommer att bli mer komplett om Diggs främjandeuppdrag inom e-handel flyttas till Upphandlingsmyndigheten. En mer komplett statistik kräver i första hand ökad styrning. Utöver detta krävs förmåga och resurser att tillgängliggöra information från e-handelsprocessen som kan användas för framtagning av statistik.

Digg har i uppdrag att främja arbetet med att tillgängliggöra data för vidareutnyttjande, och närheten till denna kompetens skulle i kombination med ett fokus på digitaliseringsfrågan skapa förbättrade möjligheter till ökad mängd information från e-handelsprocessen vilket kan användas för statistik.

Digg har också nyligen pekat på en rad anledningar till bristerna på tillgång till inköpsdata i rapporten Uppdrag att ansvara för genomförandet av Open Data Charters stadga . I rapporten föreslås att Digg får ett uppdrag att se över och utreda förutsättningarna för att på myndighetens eget initiativ, utan föregående anmälan från den offentliga köparen, kunna utöva tillsyn kring efterlevnaden av Lag om e-faktura (2018:1277). Detta skulle kunna bidra till att inköpsdata snabbare kan samlas in på en mer detaljerad och komplett nivå då andelen e-fakturor kan antas öka.

Detta yttrande har beslutats av generaldirektör Anna Eriksson. I den slutliga handläggningen har också rättschef Linn Kempe och avdelningschef tillika ställföreträdande generaldirektör Chanett Edlund deltagit. Föredragande har varit enhetschef Elin Hultkvist och specialist Susan Lekberg.

Anna Eriksson