Riksarkivets förslag till författningar

Generella synpunkter

Digg anser att författningsförslagen och underlagen är svårbegripliga och omfattande och vill påpeka att kommande författningsförslag med tillhörande underlag samt vägledningar behöver förenklas i både språk och upplägg för att ge myndigheter rimliga förutsättningar att tillämpa föreskrifterna.

Digg vill påtala vikten av att ha en helhetssyn på informationsförsörjningen – att det redan när data skapas måste finnas en beredskap för hur man ska hantera, bevara och tillgängliggöra data. Olika initiativ inom området informationsförsörjning måste också bedrivas utifrån en helhetssyn. Behovet av beständighet är därmed inte det enda syfte som behöver beaktas när elektroniska handlingar skapas. Riksarkivet bör säkerställa att de föreskrivna valen av format inte är ett hinder för den förvaltningsgemensamma digitaliseringen, exempelvis vad gäller användningen av data samt möjligheten till ett enkelt, effektivt och säkert informationsutbyte inom och med den offentliga förvaltningen.

Konsekvensutredningen

2.4.6 Plattform för samarbete

Digg har inte några synpunkter på att Riksarkivet inrättar en plattform för samarbete i enlighet med förslaget, men vill påminna om behovet av att samordna arbetet med andra pågående initiativ, exempelvis inom Ena - Sveriges digitala infrastruktur där gemensamma förutsättningar för informationsutbyte och hantering av grunddata tas fram.

Digg vill påtala att det är viktigt att det finns gemensamma beskrivningar av data och format samt en enhetlig hantering som gör det lättare att utbyta data inom offentlig förvaltning och få olika system att fungera tillsammans.

4.5.2.2 Förordning med instruktion för Myndigheten för digital förvaltning

Digg förstår inte Riksarkivet behov av att i konsekvensutredningen tolka Diggs uppgifter enligt instruktionen och hur dessa tolkningar relaterar till de föreslagna föreskrifterna. Det är därför svårt att lämna synpunkter på de uttalanden som görs och vi välkomnar en fortsatt dialog kring detta och den överlappning av respektive myndighets uppgifter som Digg uppfattar att Riksarkivet ger uttryck för. Digg vill dock tydliggöra följande.

Den definition av digitalisering som utredningen hänvisar till på sida 287 användes då det avsåg analys av data som ESV samlat in utifrån den definitionen. Andra definitioner har använts i andra rapporter och Digg har inte tagit fram någon definition av begreppet ”digitalisering” med anledning av myndighetens uppgifter i instruktionen.

Diggs huvudsakliga uppgifter är att

• Samordna och stödja den förvaltningsgemensamma digitaliseringen.
• Ansvara för den förvaltningsgemensamma digitala infrastrukturen.
• Bistå regeringen med underlag för den offentliga förvaltningen och av samhällets digitalisering. I detta ingår att följa upp, analysera och beskriva den utvecklingen.

Det är respektive myndighet som ansvarar för sin egen digitalisering och behöver förhålla sig till de regelverk som träffar deras verksamhet, exempelvis föreskrifter som meddelas av expertmyndigheter så som Riksarkivet. På liknande sätt som Digg har bemyndiganden att meddela föreskrifter inom till exempel tillgänglighet till digital offentlig service och e-faktura, som offentlig förvaltning också måste förhålla sig till.

4.5.2.2.1 Överlappning av uppgifter med Digg

Diggs vill påtala att myndighetens samordningsansvar inte utesluter att myndigheter samverkar kring digitalisering i andra konstellationer än de som samordnas av Digg, som till exempel förslaget om att inrätta en plattform för samarbete.

Diggs uppgifter tar sin utgångspunkt i den förvaltningsgemensamma digitaliseringen, det vill säga områden som är mer eller mindre gemensamma för en stor del av den offentliga förvaltningen – där ska vi samordna och stödja. Frågor som hanteras av den egna myndigheten eller av andra expertmyndigheter som egna uppgifter eller genom samverkan inom exempelvis vissa sektorer ingår inte i Diggs uppgift och vi ser därför inte att uppdragen överlappar.

Detta yttrande har beslutats av generaldirektören Anna Eriksson. I den slutliga handläggningen har också informationsarkitekten Mattias Ekhem, strategen Kristine Ulander och chefsjuristen Linn Kempe deltagit. Föredragande har varit arkivarie Eva-Maria Hellblom.

DNR: 2021-2340