Tjörns kommun visar vägen till Sveriges digitala infrastruktur via Mina ärenden
När Tjörns kommun skulle utforska hur de på bästa sätt möter sina invånare, besökare och företagare sökte strategen Jakob Bäckström och projektledaren Louise Berghem upp Mina ärenden. Nu delar de med sig av sina första intryck av hur det är som mindre kommun att använda standarden för digital ärendeåterkoppling.
Sedan augusti 2023 pågår ett projekt för att utforska hur Tjörns kommun på bästa sätt möter sina kunder. Där har de tittat på sin nuvarande digitala service och huruvida den lever upp till kommunens egna interna mål. De har även utforskat e-tjänsteplattform som mötesplats. Målet är att gå ifrån en reaktiv ärendehandläggning till en proaktiv. Visionen är ett transparent, digitalt kundmöte, där kunden, i de processer där det är möjligt, får erbjudanden i stället för att själv behöva ansöka om tjänsterna från kommunen. Inledningsvis har Tjörns kommun tittat på området skolskjuts.
Under arbetets gång kunde de se ett gap mellan nuvarande digitala service och kommunens mål för servicen.
– Vi insåg att vi måste ändra tankesätt kring hur alla våra kundprocesser ska se ut för att lyckas. Mina ärenden har varit till stor nytta på hela resan, inte minst när det gäller workshops om processkartläggning och kundhändelser. All kontakt har förts direkt med arbetsgruppen Mina ärenden i form av möten för att förstå vad standarden handlar om och hur vi ska närma oss den. Tack vare Mina ärenden fick vi också en snabbare start i arbetet med att bygga den tekniska infrastrukturen. Mina ärenden hade gjort tankearbetet och vi behövde inte uppfinna hjulet igen, säger Jakob Bäckström, strateg digital transformation på Tjörns kommun.

Bilden visar en skärmdump på Mina sidor från Tjörns kommun. Erbjudande om skolskjuts är det första exemplet som bygger på den nya standarden för digital ärendeåterkoppling som utvecklats av Mina ärenden.
Mindre kommun som vågar testa nya vägar
– Men det skulle uppskattas om trösklarna sänktes. Att Mina ärenden är något som är enkelt att ansluta sig till och att så mycket som möjligt utvecklas och förvaltas från nationellt håll, och att inte alla kommuner behöver hitta egna lösningar när alla har samma behov för kunna att ansluta, säger Louise Berghem, projektledare inom digitalisering på Tjörns kommun.
– Om motorvägen finns, det vill säga Sveriges digitala infrastruktur, så måste vi skapa påfarter för de små kommunerna. Utan kommunerna blir det ingen trafik på vägen, säger Jakob Bäckström.
Med sina 16 000 invånare placerar sig Tjörn storleksmässigt i mitten av Sveriges alla kommuner. Kommunen saknar egen utvecklarkompetens. I stället har de outsourcat it till ett bolag som samägs med tre andra kommuner. Därför var de extra tacksamma att kunna bolla frågor med Ena-byggblocket Mina ärenden.
– För Tjörns räkning är det ett högriskprojekt att gå från prototyp till färdig handling. Vår satsning på Mina ärenden-standarden kan bana vägen för andra aktörer att göra likadant. Vi får en del nyfikna frågor från andra kommuner. Då och då undrar de om vi tagit oss vatten över huvudet. Vi måste lita på processen – står man still så står man still, säger Jakob Bäckström.
Står man still så står man still.
Långsiktigt arbete här och nu
Förutom att titta på ärendet skolskjuts har de även börjat bygga en egen Mina sidor till kommunens webbplats. Nästa steg blir att vidareutveckla och koppla in flera verksamhetssystem och få in fler ärendeprocesser till invånarna som följer nya standarden. Jakob och Louise är medvetna om att det kommer dröja flera år innan invånarna ser resultatet i form av användarvänliga gränssnitt.
– En viktig erfarenhet har varit att utmana verksamhetsprocesserna. Det har varit minst lika viktigt som de tekniska anpassningarna. Hur kan vi förändra processerna om behov finns? Det är ett långsiktigt arbete och samtidigt här och nu. Det gäller att börja i rätt ända för att skapa en intern förståelse och samsyn för vart man vill och är på väg, säger Louise Berghem.
Jakob Bäckström sammanfattar de viktigaste insikterna i utvecklingsarbetet tillsammans med Mina ärenden:
- Det tar tid och sker i små steg.
- Man behöver ta höjd för både det tekniska och det verksamhetsmässiga perspektivet.
- Arbetet genererar mycket ny kunskap som vi tar med oss in i framtiden.
Behöver innovativa aktörer som vill bygga användargränssnitten
Tjörns kommun väntar med spänning på att Mina ärenden ska lansera en vidareförmedlingstjänst under 2025, med inställningen ”Varför isolera ärendeåterkopplingen till en ”Mina sidor” Tjörn, när vi kan möjliggöra för medborgaren att ta del av sin ärendeåterkoppling där denne själv vill?
– Jag kan dock se utmaningar i att attrahera kommersiella aktörer som vill tillgängliggöra vår ärendeåterkoppling, vår data, och ta fram innovativa och snygga användargränssnitt där kunden vill vara. Det behövs incitament för att skapa en marknad för detta, avslutar Jakob Bäckström.
Om Mina ärenden
Mina ärenden är en nationell standard för digital ärendeåterkoppling från offentliga aktörer till privatpersoner och företag. Standarden utvecklas och förvaltas av Skatteverket. Uppdraget kommer från Digg och är en del av myndighetssamarbetet Ena.
Ditt svar hjälper oss att förbättra sidan
Publicerad: