Uppdrag till Statskontoret att lämna förslag på hur statsförvaltningens e-arkiv kan effektiviseras

Regeringens beslut

Regeringen ger Statskontoret i uppdrag att analysera statsförvaltningens e-arkiv och utifrån analysen lämna förslag på hur verksamheten kan effektiviseras.

Statskontoret ska när uppdraget utförs ta tillvara Riksarkivets och Statens servicecenters kunskap och erfarenheter avseende e-arkiv i statsförvaltningen. Statskontoret ska även inhämta synpunkter från Försäkringskassan och Myndigheten för digital förvaltning.

Statskontoret ska löpande informera Regeringskansliet (Finansdepartementet och Kulturdepartementet) om hur arbetet med uppdraget fortskrider.

Statskontoret ska senast den 7 oktober 2027 lämna en skriftlig redovisning av uppdraget till Regeringskansliet (Finansdepartementet).

Bakgrund

Statens e-arkiv är uppbyggda på samma sätt som övriga arkiv, dvs. genom en decentraliserad ordning där varje arkivbildare ansvarar för sitt eget arkiv. Arkivverksamheten regleras främst i arkivlagen (1990:782) och arkivförordningen (1991:446). Riksarkivet har en normerande och stödjande roll i frågor som rör e-arkiv. Normeringen sker bl.a. genom föreskrifter och tillsyn, medan stödet främst ges genom vägledningar och specifikationer.

Riksarkivets tillsyn visar att det fortfarande finns betydande brister i myndigheters hantering av digitala handlingar. Bristerna gäller bl.a. planering för bevarande av digitala handlingar, äldre system, säkerhet vid digitalt bevarande och gallring i elektroniska system. Riksarkivet har förordat en förvaltningsgemensam lösning för mellanlagring av elektroniska handlingar (Ku2022/01076).

Flera utredningar har också lyft fram både brister och potential för förbättringar. Arkivutredningen pekade i betänkandet Härifrån till evigheten — En långsiktig arkivpolitik för förvaltning och kulturarv (SOU 2019:58) bl.a. på att införandet av e-arkiv i staten hade gått långsamt, och att elektroniska handlingar riskerar att bli svåra att föra över mellan verksamhetssystem och e-arkiv på ett standardiserat och resurseffektivt sätt. Utredningen framhöll också att ansvarsfördelningen mellan berörda myndigheter var otydlig och att kostnader och långsiktiga resursbehov för digitalt bevarande var svåra att överblicka. Utredningen förespråkade en stärkt nationell samordning och gemensamma standarder för e-arkiv, men tog inte ställning till hur frågan borde hanteras i förvaltningen. Frågan om e-arkiv behandlades även av utredningen En effektivare organisering av mindre myndigheter — analys och förslag (SOU 2025:13), där e-arkiv pekas ut som ett område med förutsättningar för effektivisering genom samverkan. Utredningen föreslog att Riksarkivet eller Statens servicecenter skulle ges i uppdrag att analysera förutsättningarna för att tillhandahålla e-arkiv som tjänst. Inom ramen för Försäkringskassans uppgifter enligt förordningen (2024:1005) om samordnad och säker statlig it-drift utreder myndigheten om en e-arkivtjänst kan erbjudas till andra myndigheter.

Regeringen har i budgetpropositionen för 2026 konstaterat att det finns potential i förvaltningsgemensamma lösningar för att öka effektiviteten och kvaliteten i statsförvaltningen (prop. 2025/26:1 utg.omr. 2). I Sveriges digitaliseringsstrategi 2025-2030 betonar regeringen betydelsen av samordning vid digitaliseringen av den offentliga förvaltningen (Fi2025/01181).

Det finns mot denna bakgrund ett behov av att ompröva den statliga verksamhet som bedrivs för att tillgodose behovet av e-arkiv. Statskontoret, som har till uppgift att ge regeringen underlag för omprövning och effektivisering av statlig verksamhet, bör därför ges i uppdrag att genomföra en översyn av den aktuella verksamheten.

Närmare beskrivning av uppdraget

En kartläggning och bedömning av dagens statliga e-arkiv bör ligga till grund för en analys av möjliga alternativa lösningar, som kan vara förvaltningsgemensamma i olika utsträckning. Analysen bör ge regeringen underlag för att ta ställning till vilken ordning som är mest ändamålsenlig.

Statskontoret ska därför

• översiktligt kartlägga e-arkiven hos de statliga myndigheterna och uppskatta kostnaderna för dessa,
• analysera hur e-arkiven fungerar och identifiera eventuella hinder mot en effektivare verksamhet,
• analysera och jämföra olika möjliga och mer förvaltningsgemensamma lösningar för e-arkiv, som kan skapa en effektivare verksamhet på kort och lång sikt,
• lämna förslag till hur statsförvaltningens e-arkiv bör utformas, med hänsyn till bl.a. kvalitet, tillgänglighet, kostnadskontroll, genomförbarhet och långsiktig hållbarhet, samt
• lämna förslag till organisering, styrning, finansiering samt nödvändiga författningsändringar för att genomföra förslaget.

Dokument oh länkar

 Uppdrag till Statskontoret att lämna förslag på hur statsförvaltningens e-arkiv kan effektiviseras Länk till annan webbplats. (regeringen.se)