Dokumentation av uppgifter
Uppgifter som samlas in i ett ärende kan dokumenteras direkt. Genom att använda automatiska funktioner blir den administrativa delen av handläggningen effektivare.
I förvaltningslagen finns det krav på att material som kommit in till myndigheten på annat sätt än genom handling ska dokumenteras, om uppgiften kan ha betydelse för ett beslut i ett ärende (27 § förvaltningslagen). Det kan röra sig om uppgifter som personer exempelvis lämnar muntligt eller som inhämtas vid undersökningar. Av dokumentationen ska det, förutom själva sakuppgiften, framgå när dokumentationen utförts och vem som utfört den.
Det är viktigt att du som offentlig aktör dokumenterar det du hämtar in i ärendet digitalt från databaser eller andra digitala källor (se 4 kap. 3 § offentlighets- och sekretesslagen). Genom att använda automatiserade funktioner kan du som offentlig aktör på ett snabbt, enkelt och enhetligt sätt dokumentera det material som samlats in i ett ärende.
Det grundläggande syftet med att dokumentera är att skapa ordning och reda i det material som ligger till grund för ett beslut i ett ärende. När allt material kopplat till ett ärende finns samlat och dokumenterat kan personer som berörs av ärendet även ta del av materialet och försäkra sig om att allt material som kan påverka ärendet finns. För dig som offentlig aktör innebär dokumentationen att du både har kontroll över beslutsunderlaget samt att du kan uppfylla din kommunikationsskyldighet.
Läs mer
Ditt svar hjälper oss att förbättra sidan
Senast uppdaterad: