Till innehållet

Verksamhetsperspektivet

För att offentliga organisationer ska fungera effektivt tillsammans – och uppnå gemensamma och ömsesidigt fördelaktiga mål – behöver de anpassa sina verksamhetsprocesser. Detta för att uppfylla användarnas krav genom att göra tjänsterna tillgängliga, enkla att identifiera, möjliga att nå och användarcentrerade.

Verksamhetsperspektivet på digital samverkan avser organisationsövergripande processer i form av livshändelseprocesser, värdekedjor, andra samverkande processer samt organisationsspecifika administrativa processer. I praktiken innebär verksamhetsperspektivet av digital samverkan att verksamhetsprocesserna och den relevanta utbytta informationen dokumenteras och integreras eller anpassas.

Nya affärsmodeller

Digitalisering förändrar samhället i grunden. Den skapar nya möjligheter för innovation och öppnar upp för nya samarbeten och arbetssätt där privatpersoner, företag och andra aktörer kan spela en aktiv och samskapande roll i utformandet av bland annat offentliga tjänster. Digitaliseringen driver även på globaliseringen och bidrar till ekonomins omvandling och framväxten av en delningsekonomi där nyttjande ersätter ägande.

För den offentliga sektorn innebär den digitala transformationen nya och förändrade roller och arbetssätt. Den offentliga sektorn får i ökad utsträckning fungera som plattform och tillhandahållare av information vilket möjliggör för andra aktörer att skapa värdehöjande tjänster. Utvecklingen aktualiserar frågor om ansvar och nya affärsmodeller. Det är angeläget att offentliga organisationer, i arbetet med att öppna upp verksamheten och ta tillvara företagens innovationsförmåga, säkerställer att frågor om ägarskap och ansvar är definierade. Detta är inte minst viktigt för att lösningar ska kunna återanvändas och spridas till andra offentliga organisationer.

24. Utveckla det offentliga erbjudandet i digital samverkan

Offentliga organisationer ska utvärdera befintliga, och utveckla nya, erbjudanden till privatpersoner och företag som möjliggör nya former av digital samverkan med andra aktörer utifrån den förändring som nu sker i synen på offentlig sektor som plattform.

Anpassa verksamhetsprocesser i samverkan

För att offentliga organisationer effektivt och ändamålsenligt ska kunna samarbeta i tillhandahållandet av offentliga tjänster kan de behöva anpassa eller avveckla sina befintliga verksamhetsprocesser, eller fastställa och införa nya processer.

En förutsättning för att kunna anpassa verksamhetsprocesser är att organisationer har såväl sina processer som information dokumenterade på ett överenskommet sätt och med vedertagna modelleringsmetoder och standarder. Därigenom kan de organisationer som bidrar till tillhandahållandet av offentliga tjänster förstå såväl verksamhetsprocessen som sin roll i den.

25. Skapa effektiva och samverkande processer

Offentliga organisationer ska:

a) enas om hur processer ska anpassas för att tillhandahålla en offentlig tjänst som möjliggör delning med andra organisationer

b) förenkla processerna och ensa dem i samverkan, d.v.s. gör dem likadana vad gäller flöden och begrepp

c) dokumentera organisationens verksamhetsprocesser med hjälp av vedertagna modelleringsmetoder och standarder som möjliggör delning med andra organisationer

Automatisera processer och digitala tjänster

Offentliga organisationer ska ta tillvara automatiseringens möjligheter. Automatisering av processer för digitala tjänster skapar förutsättningar för en mer effektiv och kvalitativ service till privatpersoner och företag. Automatiseringen underlättar även möjligheten för tjänsteleverantörer att utveckla värdehöjande tjänster till privatpersoner och företag. För offentliga organisationer kan automatisering av verksamheter innebära betydande effektiviseringsvinster. Regelstyrd verksamhet har goda förutsättningar för att automatiseras, medan verksamhet som kräver bedömningar kan vara mer komplexa att automatisera. Automatisering kräver god kännedom om aktuella tjänster, processer och utförandet av den verksamhet som automatiseras. I arbetet med automatisering bör olika grader av automatisering övervägas och alternativ till helautomatisering, som till exempel att använda teknik för att stödja användaren i olika val och situationer utan att tekniken genomför dem, bör också övervägas.

26. Automatisera processer för digitala tjänster

Offentliga organisationer ska:

a) automatisera digitala tjänster så långt som möjligt.

b) Använd automatiseringens möjligheter även i komplexa processer såväl inom organisationerna som i samverkansprocesser mellan organisationer