Till innehållet

Styrnings- och ledningsperspektiv på digital samverkan

Offentliga organisationers ledning har ansvar för att verksamheten bidrar till ökad samhällsnytta genom digitalisering. Hur väl offentliga organisationer lyckas ta tillvara digitaliseringens möjligheter i samverkan – och hantera dess utmaningar – påverkar inte bara de enskilda organisationernas resultat, och den offentliga sektorns förmåga att möta dagens och morgondagens behov, utan även Sverige som innovationsnation och vår konkurrenskraft.

Integrera digitaliseringsarbetet i den ordinarie verksamheten

Digitalisering är en ”tvärfråga” som berör allt förändringsarbete inom offentlig sektor – inte en separat ”it-fråga”. Offentliga organisationers ledning har ett ansvar för att digitaliseringsfrågorna är integrerade i organisationens arbete och att man har och tillämpar styr-, arbets- och uppföljningsformer som stödjer digitalisering i samverkan. När verksamheter digitaliseras och automatiseras behöver offentliga organisationers ledningar även hantera frågor om till exempel organisatoriskt minne och det faktum att en tillbakagång till analog hantering inte är möjlig.

Ta tillvara data i utveckling och styrning av verksamheten

Offentliga organisationers planering, styrning och utveckling behöver baseras på aktuell information. I en datadriven offentlig sektor pågår datainsamling i realtid, vilket gör det möjligt att fatta beslut baserat på aktuella data och undvika situationer då förhållanden förändrats mellan rapporterade underlag och beslut.

Öppna upp för nya lösningar

Den offentliga sektorn upphandlar årligen varor och tjänster för mycket stora belopp. När offentliga organisationer formulerar riktlinjer och utför offentliga upphandlingar ska de inte bara ta hänsyn till dagens behov, utan också investera för framtida utmaningar. Ett sätt att göra det på är att anlägga ett bredare perspektiv på sin upphandling och öppna upp för nya lösningar. Med hjälp av innovationsupphandling kan den offentliga sektorn, i dialog med företag, skapa tillgång till produkter och lösningar som bättre svarar mot offentliga behov, bidra till förnyelse av offentliga verksamheter samt utveckla och höja kvaliteten i den svenska välfärden. Innovationsupphandling kan exempelvis användas när offentlig verksamhet har:

  • behov som kan tillgodoses av marknaden, men där leverantörer har idéer om förbättringar och alternativa lösningar,
  • behov av lösningar som nästan finns på marknaden eller är nya på marknaden, där verksamheten agerar som första kund, eller
  • behov av lösningar som är långt från marknaden, där det krävs utveckling och kanske till och med forskning för att leverantörerna ska få fram en ny lösning.

Säkerställ förmåga att leda i förändring och engagera medarbetarna

Digitaliseringen är inget man blir klar med. Offentliga organisationer ska ta höjd för ändrade förutsättningar till följd av samhällsförändringar och teknisk utveckling. Förändrade behov och yttre krav aktualiserar inte bara organisationers förmåga att mer eller mindre kontinuerligt och i realtid styra om verksamheten utan också kultur- och kompetensfrågor. Livslångt lärande innebär utmaningar för individ, myndigheter och samhälle. Offentliga organisationer ska ha förmåga att leda i förändring och skapa förståelse, involvering och acceptans hos medarbetarna för att uppnå önskat framtida läge.

 

1. Integrera digitaliseringsarbetet i den ordinarie verksamheten

Offentliga organisationer ska:

a) integrera digitaliseringsfrågorna i verksamheten

b) ha styr-, arbets- och uppföljningsformer som stödjer digitalisering i samverkan

c) basera beslut på aktuell information

d) öppna upp för nya lösningar

e) ha förmåga att leda i förändring

Stärk helhetsperspektivet för bättre samhällsnytta

Offentliga organisationer behöver stärka sin förmåga att se och agera utifrån ett helhetsperspektiv. Stat, kommun och regioner behöver samverka för att kunna möta privatpersoner och företags behov, men också för att verksamheten ska kunna bedrivas på ett effektivt sätt. Offentliga organisationer behöver prioritera de samverkansinsatser som ger störst nytta utifrån ett helhetsperspektiv.

Skapa förståelse för och förmåga att samverka

Dagens och framtidens samhällsutmaningar kräver att offentliga organisationer har förmåga att samverka i utveckling och förvaltning av digitala tjänster och möten. Digital samverkan är dock inte ett mål i sig utan ett medel för att skapa nytta såväl externt, för företag, individer och andra myndigheter, som internt i den egna verksamheten. För att identifiera och bedriva värdeskapande digital samverkan behöver offentliga organisationer ha:

  • Förmåga att se verksamhet som en del i ett större sammanhang utifrån ett helhetsperspektiv
  • En berednings-, besluts- och uppföljningsprocess som säkerställer att organisationen arbetar och samverkar utifrån ett helhetsperspektiv
  • Förståelse för och förmåga att hantera den ökade komplexiteten i beslutsfattandet, som följer av ökad och fördjupad extern digital samverkan, och konsekvenserna det får för organisationens möjlighet att styra utveckling och förvaltning
  • Flexibla arbetssätt och processer – såväl internt som i samverkan med andra aktörer
  • Förståelse för att fler beslut fattas i kompromiss med externa parter, samt att inriktningar kan justeras i efterhand och nya mål prioriteras

2. Stärk helhetsperspektivet för bättre samhällsnytta

Offentliga organisationer ska bedriva formaliserad digital samverkan utifrån ett helhetsperspektiv. Det innebär att offentliga organisationer ska:

a) bedriva digital samverkan som skapar fördelar som kan vinnas för den offentliga sektorn som helhet och som privata sektorn kan dra nytta av

b) tydliggöra och reglera ansvar, roller och finansiering för att inrätta, driva och förvalta samt avveckla digitala tjänster

c) vara en aktiv samverkanspart och verka för förbättringar för den offentliga sektorn som helhet och till kostnadseffektiva lösningar

Bedöma insatser och hämta hem nyttor

Offentliga organisationer ska göra analyser av digitalisering i samverkan som beskriver vad som ska uppnås, vilka effekter som förväntas och hur dessa effekter ska hämtas hem (business case). Det räcker inte med att göra rätt saker utan offentliga organisationer behöver också hämta hem de nyttor som olika aktiviteter ska leda till.

Värdet av samverkande offentliga tjänster kan mätas på många sätt. Exempelvis genom att se hur stor avkastning investeringar ger, vilka de sammanlagda ägandekostnaderna är, hur flexibiliteten och anpassningsförmågan förbättras, i vilken utsträckning den administrativa bördan minskar, hur effektiviteten ökar, om man kan se någon riskminskning, om tjänsterna blir öppnare eller enklare, om arbetsmetoderna förbättras och hur pass nöjda användarna är.

Lösningar behöver utvärderas för att följa upp om de är ändamålsenliga och effektiva

3. Värdera och prioritera utvecklingsinitiativ samt hämta hem nyttor

Vid prioriteringen av nya utvecklingsinitiativ ska olika samverkanslösningars och tekniska alternativs ändamålsenlighet och effektivitet bedömas med hänsyn till användarnas behov och kostnads-/nyttoberäkningar. Vid bedömningen ska DIGG:s vägledning för nyttorealisering användas.

Ta tillvara befintliga lösningar och produkter

Offentliga organisationer ska samverka och ta tillvara befintliga lösningar och produkter. Det begränsade utrymmet för offentliga organisationer att initiera egna initiativ gör det ännu viktigare att offentlig sektor har förmåga att lära av varandra och att skala upp goda lösningar.

Offentliga organisationer ska:

  • Tillgängliggöra och beskriva sina produkter, ställningstaganden och lösningar så att de är lätta att hitta och på ett sätt så att andra organisationer kan bedöma om de fyller aktuella behov och är utformade på ett sådant sätt att de går att återanvända.
  • Återanvända lösningar, produkter och s.k. byggblock som andra organisationer utarbetat på olika nivåer, inklusive EU:s byggblock eID, eSignature, eDelivery, eTranslation och eInvoicing.
  • Skala upp lösningar och produkter som berör generella behov för användning av flera eller alla.
  • Lita på andra organisationers ställningstaganden. Resurser inom olika kompetensområden är begränsade. När expertis inom offentliga organisationer utarbetar ställningstaganden eller inriktningar inom vissa områden behöver andra organisationer kunna tillgodogöra sig detta utan andra omprövningar än vad som är direkt nödvändigt utifrån den egna verksamhetens speciella förutsättningar.

4. Ta tillvara befintliga lösningar och produkter

Offentliga organisationer behöver:

a) införa arbetssätt i utvecklingsarbetet för att tillgängliggöra organisationens egna underlag, arkitekturmönster och lösningar för andra att återanvända

b) införa arbetssätt i utvecklingsarbetet för att nyttja underlag, arkitekturmönster och lösningar som utarbetats av andra organisationer, utifrån en liknande problems- och behovsbild

c) samverka för att utveckla ändamålsenliga gemensamma lösningar vid etablering av tjänster inom offentlig verksamhet

5. Återanvänd nationella och internationella byggblock

Offentliga organisationer ska återanvända nationella och internationella byggblock som förstahandsval i deras utvecklingsarbete i digital samverkan.

Kataloger över till exempel tjänster, information, programvara eller datamodeller hjälper andra aktörer att hitta resurser som kan återanvändas. Det finns olika typer av kataloger, till exempel kataloger över tjänster, bibliotek med programvarukomponenter, portaler för öppna data, register över register, metadatakataloger samt kataloger över standarder, specifikationer och riktlinjer. Gemensamt beslutade beskrivningar av de tjänster, uppgifter, register och samverkanslösningar som offentliggörs i kataloger behövs för att möjliggöra utbyte mellan katalogerna.

6. Skapa kataloger med innehåll för återanvändning

Offentliga organisationer ska skapa kataloger över sina offentliga tjänster, offentliga uppgifter samt samverkanslösningar.

Offentliga organisationer ska utnyttja externa informationskällor såsom öppna data och uppgifter från internationella organisationer, handelskammare m.m. Dessutom kan användbara uppgifter samlas in via sakernas internet (till exempel sensorer) och applikationer för sociala nät.

7. Använd befintliga tjänster i första hand

Offentliga organisationer ska:

a) utgå från befintliga tjänster och bara utveckla egna tjänster om det inte finns tjänster att köpa

b) använda externa informationskällor och tjänster vid utvecklingen av offentliga tjänster

Använd standarder och specifikationer

Standarder och specifikationer är grundläggande för en effektiv digital samverkan. På rätt sätt förvaltas de i följande steg:

  • Utgå från befintliga internationella och nationella standarder
  • Fastställ standarder och specifikationer på grundval av specifika behov och krav
  • Bedöm standarder och specifikationer med hjälp av standardiserade, öppna och rättvisa metoder
  • Tillämpa standarderna och specifikationerna i enlighet med planer och riktlinjer
  • Övervaka efterlevnaden av standarder och specifikationer
  • Hantera förändringar genom lämpliga förfaranden
  • Dokumentera standarder och specifikationer, i öppna kataloger med en standardiserad beskrivning

Vid val av standarder är utgångspunkten att internationella standarder ska prioriteras framför nationella samt att officiella standarder (till exempel ISO) ska prioriteras framför inofficiella (till exempel industristandarder).

8. Använd standarder i första hand

Offentliga organisationer ska använda standarder och specifikationer. Internationella standarder5 ska prioriteras framför nationella och officiella standarder ska prioriteras framför inofficiella. Standardisering bör ske på den högsta möjliga nivå där det finns mognad att besluta och följa en standard. Om mognaden finns inom samverkansgruppen, men inte därutöver, då är det på den nivån standardiseringen bör ske. När mognaden har blivit tillräckligt stor kan standardiseringen lyftas till en sektors- eller nationell nivå osv. Det är också viktigt att definiera i vilken grad en överenskommen standard (oavsett nivå) är obligatorisk att följa. För att minska inlåsnings- och exkluderingseffekter så är det att föredra om de standarder som nyttjas är fria att använda.

Vidare ska en öppen och gemensam metod användas för att bedöma och välja standarder och specifikationer.

Offentliga organisationer behöver delta aktivt i verksamhetsrelevant standardiseringsarbete. Detta är särskilt viktigt om det saknas lämpliga standarder eller specifikationer för verksamhetens behov. Aktivt deltagande i standardiseringsprocessen minskar risker för förseningar, förbättrar standardernas och specifikationernas anpassning till den offentliga sektorns behov och underlättar för offentliga organisationerna att hålla jämna steg med den tekniska utvecklingen.

9. Delta i standardiseringsarbete

Offentliga organisationer behöver delta aktivt i det standardiseringsarbete som är relevant utifrån den egna organisationens behov.

Offentliga organisationers olika förmågor till att bedriva digitaliseringsarbete

Offentliga organisationer har olika förutsättningar och förmågor att bedriva digitaliseringsarbete. Inom den kommunala sektorn finns uppenbara skillnader i förutsättningar mellan stora, medelstora och små kommuner. Motsvarande gäller även för statliga myndigheter och regioner. Dessa skillnader påverkar offentliga organisationers möjligheter att ta sig an digitaliseringsarbetet i den egna organisationen och i digital samverkan. Förmågan att bedriva digitaliseringsarbete kan dock inte enbart relateras till organisationens storlek.

Privatpersoner och företag har rätt att förvänta sig en grundläggande digital servicenivå från alla offentliga organisationer. Eftersom offentliga organisationers digitala förmåga varierar finns det behov av att, för vissa offentliga organisationer, skapa gemensamma förutsättningar som säkerställer en grundläggande digital servicenivå till användarna. En segmentering av offentliga organisationer, utifrån förutsättningar och samverkansbehov, är ett verktyg för att stödja och organisera digitaliseringsarbetet.