Till innehållet

Informations- och dataperspektivet

Tillgång till och effektivt utbyte av information och data är en grundförutsättning för framgångsrik digitalisering. Data är en resurs som ska kunna återanvändas för andra syften än vad de först var tänkta för. För att offentlig sektor ska bli datadriven behövs förändrade perspektiv och arbetssätt.

Data är en råvara, den har inte blivit formad, behandlad eller tolkad. Utan ett sammanhang är data inte organiserat eller tolkningsbart. När data är strukturerad och behandlat i ett sammanhang blir det information som är tolkningsbar. I ett utvecklingsperspektiv kan data struktureras till information som kan utvecklas till kunskap.

Datadriven offentlig sektor innebär att enskilda organisationer hanterar och använder data som en strategisk resurs genom hela värdekedjan för att förbättra organisationens design, leverans och uppföljning av offentliga regelverk och tjänster. I värdekedjan för en effektiv hantering av dataresursen skapas värde i olika steg där data skapas, valideras, aggregeras och analyseras.

Datadriven utveckling och innovation är det strategiska utnyttjandet av data och dataanalys för att förbättra eller utveckla nya processer, produkter och tjänster. Sådan innovation baserar sig på automatiserad och manuell bearbetning av olika typer av data genom hela värdekedjan. Det datadrivna arbetet bidrar till att utveckla organisationer tjänsteleveranser genom att tillgängliggöra datakällor och stora datamängder.

En effektiv hantering och användande av dataresursen genom hela värdekedjan skapar nya möjligheter till värdeskapande tjänster och aggregerade tjänster från såväl offentliga som privata aktörer. I en datadriven offentlig sektor behövs ordning och reda i informations- och dataresursen, att offentliga organisationer har en hög digital mognad med en effektiv styrning av data, samt god förmåga till datadriven innovation.

27. Informationshanteringen ska säkerställa informationen genom hela värdekedjan

Offentliga organisationer behöver:

a) se information och data som en resurs och offentlig tillgång

b) införa ett arbetssätt för informationshantering på organisationsnivå som säkerställer en systematisk hantering av information och data ur ett helhetsperspektiv genom hela värdekedjan, dvs. när den skapas, valideras, aggregeras analyseras, delas och bevaras.

Viktiga områden inom informations- och dataperspektivet

De områden som är av särskild vikt i utvecklingen av en datadriven offentlig sektor är summerade i figuren nedan.

Områden som är av särskild vikt i utvecklingen av en datadriven offentlig sektor

Personliga data

Den digitala informationsproduktionen ökar i takt med samhällets digitalisering. Privatpersoner och företag lagrar i allt större utsträckning egen digital information i tjänster från näringslivet. Detta rör information inom alla sektorer och näringsgrenar, så som ekonomi, fordon, hälsa, resor etcetera. Även de saker som privatpersoner och företag innehar genererar data i allt större utsträckning. Utvecklingen föranleder nya frågeställningar som behöver besvaras, till exempel vem äger den data som en privatpersons bil genererar?

Utvecklingen av lösningar för personlig informationshantering (Personal Information Management eller s.k. PIM-system) skapar möjligheter för privatpersoner att strukturerat ha kontroll över den egna informationen. Dessa lösningar motsvarar företags administrativa system för resurshantering. Inom företagsområdet pågår en utveckling (som drivs av Skatteverket, Bolagsverket, Naturvårdsverket med flera) att standardisera gränssnitt mellan offentliga organisationer för dataöverföring mot företagens system och certifiera systemen. Motsvarande utveckling är att förvänta för privatpersoners egen hantering av information, som är betydligt mer omfattande än den som offentlig sektor står för.

Genom att tillgängliggöra personlig data till individen ökar engagemanget (empowerment) samt ökar kvaliteten på data eftersom individen själv kan se om något är fel och meddela eller begära att det korrigeras.

Offentliga organisationer måste förhålla sig till:

  • att privatpersoner och företag i allt högre utsträckning har digital information i egna lösningar
  • att privatpersoner och företags förväntningar – och utvecklingen i samhället generellt – är att digital information ska kunna användas i gränssnittet mot offentliga organisationer

Införandet av dataskyddsförordningen skapar nya möjligheter inom området som ligger till grund för utvecklingen.

Datadriven innovation

Med datadriven innovation avses att det offentliga tillhandahåller rätt förutsättningar för att näringslivet ska kunna bedriva ett innovativt och värdeskapande arbete, baserat på digital information och digitala tjänster från offentlig sektor.

Datadriven innovation förutsätter att offentliga aktörer tillgängliggör:

  • information och data
  • öppna API:er för externa parter
  • regelverk och algoritmer

Datadrivet analys- och beslutsstöd

Den ökade tillgången till information skapar nya möjligheter att, med aktuell och kvalitativ information som grund, skapa nya insikter och fatta rätt beslut. Analys och beslutsstöd ger bättre förutsättningar för organisationer att förstå för sin verksamhet, privatpersoners och företags agerande och behov samt sin omgivning. En förutsättning för datadrivet analys- och beslutsstöd är att personlig- och känslig information som samlas in är avidentifierad. 

Öppet som förstahandsval

En grundläggande förutsättning för att skapa ett effektivt digitalt ekosystem – såväl mellan offentliga organisationer som mellan offentliga organisationer och näringslivet – är att offentlig sektor tillgängliggör sin dataresurs. Sverige behöver en digitaliserad offentlighetsprincip. Det innebär att huvudprincipen för offentliga organisationer ska vara att tillgängliggöra data, endast det data som är skyddsvärd ska skyddas mot otillåten åtkomst. Att skapa en öppen och tillgänglig dataresurs från offentliga organisationer kräver ett kontinuerligt arbete där tillgängliggörande av data är en naturlig del av utvecklingsprocessen.

28. Erbjud öppen data

Offentliga organisationer ska:

a) göra data öppen och digitalt tillgänglig för återanvändning för externa intressenter i öppna format, endast de data som är skyddsvärd ska särbehandlas. Tillgängliggörandet behöver vara en integrerad och kontinuerlig del av det ordinarie utvecklingsarbetet inom organisationen

b) säkerställa att öppna data åtföljs av maskinläsbara metadata av hög kvalitet, i öppet format, med en beskrivning av innehållet, hur data samlas in, deras kvalitetsnivå, om restriktioner finns för användning (till exempel i förhållande till upphovsrätt) samt licensvillkoren för tillhandahållandet

Vänd på perspektiven

Uppgiftslämnarbördan är en utmaning för offentliga organisationer. I dag ägnar privatpersoner, företag, myndigheter och kommuner mycket tid åt att rapportera in information till insamlande offentliga organisationer, till exempel uppskattar SKR kommunernas uppgiftslämnarbörda till att vara ett väldigt omfattande arbete – motsvarande flera hundra tusen timmar per år.

Genom att vända på perspektiven kan de som behöver uppgifter själva ges förutsättningar och behörighet att hämta dem och att uppgiftslämnande myndigheter och organisationer ägna sig åt att strukturera och tillgängliggöra data – istället för att bearbeta den. En förutsättning är att ansvaret för informationskällor är tydligt.

29. Minska uppgiftslämnarbördan

Informationsinsamlande offentliga organisationer behöver vända på perspektiven och i större utsträckning återanvända information från uppgiftslämnande organisationer. Detta kan ske:

a) utifrån delning mellan organisationer där tillämpbar registerlagstiftning finns på plats

b) genom det personliga informationsägarskapet där den enskilde ges möjlighet att i digital form enkelt återanvända data som en gång lämnats till en organisation för att lämna samma data till en annan organisation

30. Tillgängliggör information på ett transparent och standardiserat sätt

Uppgiftslämnande offentliga organisationer behöver, utifrån definierade informationskrav, tillgängliggöra information på ett transparent och standardiserat sätt.

Detta kan exempelvis innebära att en offentlig organisation tillgängliggör sina uppgifter via ett väldefinierat och tillgängliggjort API som sedan kan nyttjas av en uppgiftsinsamlande myndighet för att hämta in uppgifter. På detta sätt minskar den administrativa bördan för organisationen.

För att denna börda även ska minska för privatpersoner och företag behöver liknande möjligheter att tillgängliggöra information byggas in av programvaruföretag i de tjänster som privatpersoner och företag nyttjar. Därefter kan informationen tillgängliggöras för exempelvis en uppgiftsinsamlande myndighet.

31. Hämta information vid källan

Där det finns utpekade källor för information behöver offentliga organisationer hämta information från källan i stället för att samla in och bygga upp nya egna register för lagring av samma data. Detta behöver vara en integrerad del av utvecklingsarbetet hos respektive organisation.

Gränssnitt mot privatpersoners data

Öppna data skapar förutsättningar för ett digitalt ekosystem mellan offentliga organisationer och näringslivet. Vad gäller digital data som är relaterad till privatpersoner behöver offentliga organisationer, på motsvarande sätt, etablera ett gränssnitt som möjliggör för privatpersoner att ta del av de data som offentliga organisationer har. Eftersom informationen (ofta) är integritetskänslig finns det särskilt behov av att belysa säkerhetsfrågor och frågor kring personuppgiftsansvar.

Offentliga organisationers öppna gränssnitt skapar möjligheter för såväl näringslivet att skapa värdehöjande tjänster till privatpersoner, baserat på data som rör denna, som möjlighet för privatpersoner att överföra sina digitala data mellan organisationer. Detta kan exempelvis röra en elev som byter från en privat till en kommunal skola.

Den nya dataskyddsförordningen skapar nya möjligheter inom området. Om den registrerade begär uppgifter i elektronisk form ska informationen tillhandahållas i ett elektroniskt format som är allmänt använt, om den registrerade inte begär något annat.

Den digitala information och data som privatpersoner och företag har i egna it-miljöer, eller tjänster som tillhandahålls av näringslivet, behöver kunna skickas till offentliga organisationer på ett automatiserat och säkert sätt.

32. Säkerställ dataportabilitet för privatpersoner och företag

Offentliga organisationer ska säkerställa dataportabilitet för privatpersoner och företag. Det innebär att privatpersoner och företag ska kunna få tillgång offentlig digitalt data som är relaterad till privatpersonen eller företaget i syfte att kunna använda data för eget bruk eller överföra till andra organisationer.

33. Erbjud gränssnitt som möjliggör inflöde av strukturerad data

Erbjud gränssnitt som gör det möjligt för privatpersoner och företag att förmedla strukturerade data till organisationen på ett enkelt sätt.

Utbyte av strukturerad information i processen

Det finns ett starkt behov av ett fungerande ekosystem för strukturerat informationsutbyte mellan statlig, kommunal och regional nivå. För att offentliga organisationer ska kunna tillhandahålla relevanta tjänster till privatpersoner och företag behöver man kunna utbyta strukturerad information på ett effektivt sätt, utifrån etablerade gemensamma metoder, standarder, produkter och lösningar. Detta är en förutsättning för att privatpersoner och företag endast ska behöva ange en uppgift en gång.

34. Använd strukturerad information i processen

Information som används i en offentlig tjänst ska vara strukturerad för att skapa förutsättningar för återanvändning och delning av information i processen.

Samlad anonymiserad och icke-personlig data

I syfte att stödja analys och beslutsprocesser med kvalitativa och aktuella underlag behöver information och data samlas på ett behovsdrivet sätt. Detta behöver inte innebära att data och information samlas på en plats. För information som samlas i syfte att samköras, analyseras och aggregeras, behöver personuppgifter och känsliga uppgifter vara avidentifierad. Avidentifiering kan ske via anonymisering eller pseudonymisering. Anonymisering innebär att all information som kan identifiera en person tas bort och kan inte återskapas. Vid pseudonymisering ersätts personuppgifter med en pseudonym som under kontrollerade former kan återskapas via uppgifter som förvaras avskilt.

35. Anonymisera information vid behov

Offentliga organisationer ska ha förutsättningar att samla information där personuppgifter och andra känsliga uppgifter avidentifieras för att möjliggöra ett effektivt analys- och beslutsstöd.

Åtkomst till information och data

Det finns ett tydligt fördelat informationsansvar inom offentliga organisationer genom regleringen via registerförfattningar. Den information som olika register innehåller är i förekommande fall överlappande vilket innebär att en källa i offentlig sektor behöver tydliggöras för enskilda begrepp.

För att kunna hämta information vid källan behöver varje offentlig organisation, utifrån behov, tillgängliggöra sin registerinformation i enlighet med arkitekturen för digital samverkan. Vid tillgängliggörandet behöver organisationen säkerställa en behörighets- och åtkomststruktur där endast behöriga får del av informationen.

36. Erbjud ändamålsenlig åtkomst till registerinformation

Offentliga organisationer behöver arbeta aktivt med att beskriva den egna informationen och tillgängliggöra registerinformation. Tillgängliggörandet av registerinformationen ska göras via bastjänster6 med en ändamålsenlig behörighetshantering för att säkerställa att information endast är åtkomlig för behöriga, i rätt ändamål, samt att överskottsinformation minimeras.

37. Beskriv bastjänster och dess information

För varje bastjänst behöver en innehållsbeskrivning tillgängliggöras, i form av metadata, som tydliggör hur bastjänsten kan användas. En sådan innehållsbeskrivning kan till exempel omfatta vilken information som omfattas, användningsvillkor och relevanta licenser.

En kontrollerad informationsresurs

En effektiv hantering av information och data förutsätter att det råder ”ordning och reda” i den offentliga informationsresursen. Att ha ”ordning och reda” i informationsresursen innebär att:

  1. informationen är klassad utifrån konfidentialitet, riktighet och tillgänglighet.
  2. ägarskapsförhållanden för information är definierade på organisationsnivå
  3. processer är etablerade för att säkerställa kvaliteten i informationen
  4. information bevaras i ett långsiktigt perspektiv

38. Skapa kontroll över era informationsresurser

Offentliga organisationer behöver:

a) säkerställa att man har ordning och reda i den egna informationsresursen, d.v.s. att den är informationsklassad, har tydligt ägarskap, är kvalitetssäkrad samt att bevarandet är säkrat.

b) etablera ett arbetssätt för att kontinuerligt upprätthålla ordning och reda i den egna informationsresursen i det längre perspektivet

Semantik – uppgifternas format och betydelse

Offentliga organisationer har olika språkliga, kulturella, rättsliga och administrativa miljöer vilket innebär stora utmaningar för semantisk samverkan. På liknande sätt som tekniska standarder under decennier har främjat teknisk samverkan behövs stabila, enhetliga och allmänt tillämpliga standarder och specifikationer för information för att möjliggöra ett meningsfullt informationsutbyte mellan offentliga organisationer. Det semantiska standardiseringsarbetet är en förutsättning för att säkerställa ett effektivt informationsutbyte, fri rörlighet för data och dataportabilitet mellan organisationer.

Semantisk samverkan innebär att informationens exakta format och betydelse bevaras och förstås genom hela informationsutbytet mellan parterna. I informationsutbytet behöver såväl semantiska som syntaktiska aspekter hanteras:

  • Den semantiska aspekten avser dataelementens betydelse och förhållandet mellan dem. Vokabulärer och scheman för att beskriva informationsutbyten behöver tas fram för att alla kommunicerande parter ska förstå dataelementen på samma sätt.
  • Den syntaktiska aspekten handlar om att beskriva den utbytta informationens exakta format i form av grammatik och format.

Förutsättningar för semantisk samverkan är exempelvis överenskommelser om referensuppgifter i form av taxonomier, kontrollerade vokabulärer och kodverk. Metoder som datadriven design, tillsammans med teknik för länkade data, är innovativa sätt att avsevärt förbättra semantisk samverkan.