Till innehållet

Vägledning för strategiska beslut och åtgärder

Att tillgängliggöra information som en samhällsresurs kräver ett strukturerat, kontinuerligt och uthålligt arbete som är en naturlig del av verksamheten och dess kultur. Här får du praktiska råd över strategiska beslut och åtgärder.

Strategisk inriktning i verksamheten

Ledningen bör överväga att etablera en strategisk inriktning eller policy gällande tillgängliggörande av information i verksamheten utifrån Principer för att tillgängliggöra information och DIGGs övriga rekommendationer och vägledningar för informationshantering. Detta kan vara en del av ett större policy- eller styrdokument, eller fristående.

Följ "Principer för tillgängliggörande av information"

DIGG erbjuder verksamheter möjlighet att själva använda ”Principer för att tillgängliggöra information” som sitt eget styrdokument. 

Version för manuell Signering + Egen Logotyp

Version för elektronisk signering + Egen logotyp

Organisatoriska förutsättningar

Ledningen ska skapa förutsättningar för att verksamheten öppnar upp och delar data på ett ändamålsenligt och kostnadseffektivt sätt, vilket inkluderar att tillsätta tillräckliga resurser samt att säkerställa att arbetet följs upp och utvärderas.

Ledningen har också ett ansvar att säkerställa att det finns förutsättningar att över tid underhålla den delade informationsresursen samt att säkerhetsåtgärder kring tillgängliggörandet anpassas efter eventuella förändringar i behov, användningsområden och teknisk utveckling. 

Uppdrag och ägarskap

Skapa ett uppdrag inom verksamheten för genomförandet av den strategiska inriktningen. Utse en funktion som är centralt ansvarig för att genomföra uppdraget och har befogenhet att resurssätta och vid behov finansiera det.
Utse en central samordnare som är ansvarig för det praktiska genomförandet och för att sätta sig in i alla delar av arbetet för att kunna skapa en realistisk plan för arbetet. Samordnaren ansvarar för att etablera arbetsgrupper för olika informationsmängder där t.ex. informationsägare, tekniskt kunniga, och jurister deltar.

Strategiska teknikval

Förmåga att tekniskt publicera information med tillhörande metadata behöver etableras inom verksamheten. Ofta skiljer man på publicering av själva informationen i sig (t.ex filer eller API:er) och på publicering av metadata om informationen. I praktiken rekommenderas dessa delprocesser ske automatiserat och sammanhållet för att undvika manuell och personberoende hantering.

Information publiceras huvudsakligen som statiska filer eller genom API:er. Statiska filer kan vara skapade manuellt eller uppdateras/skapas maskinellt och automatiskt. Oavsett vilken form informationen tar behöver den publiceras på en webbadress som de tänkta användarna kan nå. All information behöver inte publiceras på samma plats utan vissa filer kan publiceras på ett ställe, andra filer på ett annat ställe och detsamma gäller API:er.

Beroende på verksamhetens omfattning och mognad att kring informationshantering kan det vara intressant att överväga att skaffa ett system för hantering, skapande och publicering av API:er. Det är vanligt att externa it-stöd har befintliga öppna API:er och du bör utreda om och hur dessa kan användas och hur de ska relatera till resten av verksamhetens informationshantering och utbud av it-stöd.

I anslutning till valet av plats för publicering av information ska även en teknisk metod för publicering av metadata enligt standarden DCAT-AP-SE göras för att den publicerade informationen ska kunna vara sökbar på Sveriges dataportal. Om man har valt att ansluta sig till en gemensam portal kan detta beslut redan vara gjort, eller så tas beslutet i samverkan med de andra aktörerna.

I korthet handlar det om att välja ett systemstöd för hantering och publicering av metadata. Detta kan antingen lösas genom användning av ett färdig system eller genom manuell hantering. Det är rekommenderat att använda ett färdigt system eftersom manuell hantering har visat sig skapa problem med den långsiktiga hanteringen och uppdateringen av publicerade informationsmängder. Det finns flera systemstöd för metadata som bygger på öppen källkod.

Använd upphandling som verktyg

För att säkerställa att myndigheten på ett kostnadseffektivt sätt kan arbeta med att öppna upp gränssnitt och data bör myndigheten vid utveckling eller upphandling av bland annat it-baserade verksamhets- och stödsystem överväga att inkludera krav i sitt förfrågningsunderlag. Kraven kan även vara relevanta i ett flertal andra upphandlingar där varor och tjänster som har någon form av informationsinnehåll köps in.

En hel del av de krav som behöver ställas handlar om god informationshantering och är viktiga även utan perspektivet att information ska publiceras och användas. Om det inte finns samordning kring kravställning bör du överväga att införa detta för hela organisationen.

Ett exempel från Umeå kommun

Umeå kommun har etablerat en lista (kravbibliotek) över icke-funktionella krav att utgå ifrån när en IT-upphandling ska genomföras inom kommuner. Dessa krav är tillgängliggjorda som öppna data och omfattar de tekniska kraven vid upphandling av IT-system.

Läs mer om Umeå kommuns krav på öppenhet vid upphandling.

Om innehållet på sidan

Informationen på den här enskilda webbsidan har rättighetsmärkningen CC0 1.0 

Det innebär att du får kopiera, modifiera, distribuera och sprida informationen, även i kommersiellt syfte, utan att fråga om lov. Vid användning eller hänvisning till informationen ska du inte antyda godkännande eller stöd från upphovsmannen eller bekräftaren. 

För mer information, läs om licensen hos Creative Commons.