Till innehållet
  1. Start
  2. Publicerat
  3. Remisser och yttranden
  4. Yttranden 2019
  5. Anslutning till Statens servicecenters tjänster för elektronisk beställnings- och fakturahantering

Anslutning till Statens servicecenters tjänster för elektronisk beställnings- och fakturahantering

Sammanfattning

DIGG tillstyrker att fler myndigheter bör bli skyldiga att ansluta sig till Statens servicecenters tjänster för elektronisk beställnings- och fakturahantering. Däremot avstyrker DIGG valet av myndigheter.

DIGG anser att fokus bör läggas på de myndigheter som ännu inte har kommit igång med elektronisk beställnings- och fakturahantering för att uppnå maximala effektiviseringsvinster för statsförvaltningen som helhet.

DIGG anser att det behöver säkerställas att tillräckligt med resurser med rätt kompetens återfinns hos Statens servicecenter för att kunna ge stöd till de myndigheter som ansluter sig och därmed också uppnå de effektiviseringsvinster som är möjliga inom e-handel. Införande av e-handel innebär i hög grad kvalificerade arbetsuppgifter där systemkunskap och teknisk kunskap behöver kombineras med verksamhetsförståelse och kunnande inom offentlig upphandling och annan tillämplig lagstiftning.

Generella synpunkter

DIGG anser, med utgångspunkt i erfarenheter från kontakter med myndigheter som inför och även redan infört e-handel samt från enkätundersökningar gjorda på området, att fokus borde läggas på anslutning av de myndigheter som ännu inte infört eller redan kommit långt med sitt e-handelsarbete. I DIGG:s senaste enkätundersökning gällande e-handel framkom att det största hindret för ett lyckat införande och förbättring av e-handel i den egna organisationen var att tillse personella resurser.  DIGG kan även konstatera att större myndigheter har lättare att tillsätta egna resurser jämfört med mindre myndigheter. De myndigheter som föreslås i remissens presterar bra i DIGG:s enkätundersökning . De har i många fall redan en väl fungerande e-handel samt innehar det verksamhets- och systemkunnande som underlättar för ett lyckat införande och en vidareutveckling av e-handel.

Ett e-handelssystem integreras till ekonomisystem men i vissa fall även till upphandlings- och uppföljningssystem för att säkerställa en optimal automatisering och effektivisering. Ett byte av system upplevs därför både som invecklat, kostsamt och tidskrävande i den egna verksamheten då många system, användare och leverantörer påverkas. Detta talar också för att en anslutning av myndigheter som ännu inte infört e-handel fullt ut i sin verksamhet bör prioriteras före de myndigheter som redan har en fungerande e-handelsorganisation.

DIGG vill också påpeka att det är viktigt att det redan vid upphandling av statliga ramavtal tas hänsyn till hur avtalet ska kunna göras elektroniskt beställningsbart för att lösningarna ska bli så funktionella och användarvänliga som möjligt för att säkra att avtalen kan beställs elektroniskt från avtalsstart.

2 Författningsförslag

Bilaga 2

DIGG anser att valet av myndigheter i bilaga 2 borde ändras till ett urval av de myndigheter som ännu inte infört elektronisk beställnings- och fakturahantering eller inte kommit långt i sitt införande.. Flertalet av de myndigheter som anges i bilaga 2 har kommit relativt långt i sitt införande av e-handel och presterar relativt bra i DIGG:s uppföljning av myndigheternas e-handel. 


3 Bakgrund

DIGG ser positivt på att fler myndigheter ansluts till SSC:s tjänster för elektronisk beställnings- och fakturahantering. Dels för att införandet av e-handel har gått långsamt för vissa myndigheter då de bland annat haft svårt att tillsätta egna resurser. Här kan anslutning till SCC:s e-handel innebära att dessa myndigheter kommer igång med sitt e-handelsinförande då det egna resursbehovet torde bli lägre.

Däremot stöder inte DIGG valet av myndigheter utifrån produktionsvolymer. Störst besparing för stadsförvaltningen som helhet skulle ges om valet baseras på hur långt respektive myndighet kommit i sitt införande av elektroniska processer inom området och stöd ges till de myndigheter som ännu inte kommit igång eller fått fart på sitt e-handelsarbete oavsett storleken på produktionsvolymen.

4 Myndigheters elektroniska beställnings- och fakturahantering ska samordnas

Vilka myndigheter ska vara skyldiga att ansluta sig?

DIGG anser att valet av myndigheter inte ska utgå från produktionsvolymen. DIGG anser att myndigheter där elektroniska beställnings- och fakturaflöden inte är fullt ut implementerade bör prioriteras för anslutning oavsett produktionsvolym. En myndighet som inte infört e-handel och som får hjälp med att göra detta torde bringa större besparingar till stadskassan än tvångsanslutning av en myndighet som redan har en fungerande e-handelsorganisation och e-handelsuppsättning.

De myndigheter som nämns har redan i många fall nått ett relativt lyckat införande av e-handel där ett byte skulle leda till stor minskning av nyttohemtagning både för de enskilda myndigheterna och för statsförvaltningen som helhet.

6.1 Konsekvenser för de berörda myndigheterna

DIGG vill påpeka att myndigheter som redan infört e-handel har kvalificerad personal med bland annat avancerade system- och verksamhetskunskaper. Fokus bör ligga på att stödja de myndigheter som inte redan infört elektroniska beställnings- och fakturaflöden fullt ut.

Detta yttrande har beslutats av generaldirektören Anna Eriksson. I den slutliga handläggningen har också chefsjuristen Linn Kempe deltagit. Föredragande har varit strateg Jeanette Löfgren.

Datum: 23 september 2019

Dnr: 2019-245

Publicerad
22 Sep 2019