Till innehållet
  1. Start
  2. Publicerat
  3. Publikationer
  4. Uppföljning av statliga myndigheters digitalisering 2020

Uppföljning av statliga myndigheters digitalisering 2020

DIGG har i uppgift att bistå regeringen med underlag för utvecklingen av digitaliseringen av den offentliga förvaltningen och ska följa och analysera utvecklingen inom området.

Enkätfrågor och analys i föreliggande uppföljning skiljer sig från det arbete som Ekonomistyrningsverket (ESV) har gjort på området tidigare, och som även DIGG utgått från under senare år i att följa myndigheters it-användning och mognad.

Resultatet analyseras i år utifrån fyra index:

  • DIGG-indexet värderar myndigheternas utveckling inom DIGG:s ansvarsområden;
  • Mognadsindexet värderar hur väl myndigheterna lever upp till målen med digitaliseringen från regering, riksdag och EU;
  • Samverkansindexet värderar både förhållningssätt och i vilken utsträckning myndigheterna samverkar på olika områden;
  • Teknologiindexet värderar i vilken utsträckning myndigheterna infört eller testat ny teknik.

Vi kan urskönja två grupper med olika karakteristika utifrån vilka typer av myndigheter som presterar högst i de olika indexen.

Flertalet av de myndigheter som får högst resultat i teknologi- och DIGG-indexen är stora, medborgarnära myndigheter med höga ärendevolymer. Dessa myndigheter får sina incitament till digital verksamhetsutveckling genom i första hand regeringsuppdrag och regleringsbrev, och digitaliseringssträvandena drivs i huvudsak integrerat av kärnverksamhet och it. I denna grupp återfinner vi transaktionstunga myndigheter med en lång historia av digitalisering och med fokus på medborgartjänster, digital infrastruktur och nya teknologier.

De myndigheter som får högst resultat i mognads- och samverkansindexen domineras i stället av små myndigheter med mellan 10 och 50 årsarbetskrafter. Dessa myndigheter erbjuder inte medborgartjänster alls i samma utsträckning som myndigheterna i teknologi- och DIGG-gruppen utan har generellt sett ett större inslag av ”mjuka” verksamheter som innefattar bland annat kultur, analys och kunskapsproduktion. Incitamenten för den digitala verksamhetsutvecklingen kommer här huvudsakligen från myndighetsinstruktionen och i andra hand från det egna uppföljningsarbetet och arbetet drivs av högsta ledningen, dock med ett visst inslag av kärnverksamhet och it i kombination (framför allt hos de myndigheter som får höga indexvärden på samverkan).

Vårt material visar tydligt att de myndigheter som presterar bäst följs upp i myndighetsdialogen, medan incitament via regleringsbrev och regeringsuppdrag inte verkar påverka lika mycket. Resultaten är också tydliga i att de myndigheter där den digitala verksamhetsutvecklingen drivs antingen av den högsta ledningen eller av kärnverksamhet och it i kombination är de som presterar väl i våra index. Om digitaliseringen drivs av en särskild grupp på myndigheten, av it-avdelningen eller utspritt på olika håll i verksamheten ser vi snarare en negativ korrelation med hur väl man ”lyckas” i våra index.

I resultatet ser vi att det finns en stor utvecklingspotential gällande om och hur man tar hänsyn till målgruppernas behov vid utveckling av digitala lösningar. Utifrån ett samverkansperspektiv ser vi också att det vid utveckling av digitala lösningar endast är ett mindre antal myndigheter som återanvänder tjänster, mönster, arkitekturmodeller eller andra underlag som har tagits fram av andra organisationer än den egna. Endast ett litet fåtal myndigheter erbjuder andra sina egna underlag för att underlätta återanvändning, detta trots att man inte ser några större hinder för att göra detta.

Vi observerar även att samverkan uppvisar generellt sett låga indexvärden för det stora flertalet myndigheter, trots den uppmärksamhet området har fått under senare år och de ansträngningar som har genomförts bland annat inom ramen för eSamverkansprogrammet. Det är tydligt att samverkan är problematiskt för många och det finns en stor utvecklingspotential oavsett typ av verksamhet eller samverkansform.

De myndigheter som presterar bäst i vårt teknologiindex är de som ser störst potential i nya teknologier som till exempel automatisk handläggning, automatiska beslut eller maskininlärning. Dessa myndigheter arbetar också i mycket stor utsträckning på ett systematiskt sätt med både omvärldsanalys och med att fånga upp och utveckla nya idéer.

Till sist ser vi också fortsatt stora utmaningar i arbetet med att tillgängliggöra digital information för vidareutnyttjande. 62% av myndigheterna anger att de publicerar sådan information, men fortfarande är andelen myndigheter som publicerar informationen i form av dokument eller som text på sin webbsida hög. Färre än 30% av myndigheterna anger att de publicerar information via programmeringsgränssnitt (API:er) och lika många anger att informationen finns sökbar via Sveriges dataportal.

Rekommendationer

De senaste åren har förväntningarna kring digitaliseringen gått i en mer samhällsorienterad riktning, inte minst från EU med ett växande fokus på frågor kring inflytande, hållbarhet och inkludering. Samtidigt ser vi att målen från den svenska politiken i regel utgår från ett förvaltningsperspektiv som fokuserar på säkerhet, standardisering och service. Denna förskjutning i målbilden ställer annorlunda förväntningar än vad den svenska politiken anger för tillfället och vi ser ett behov av tydligare mål som formuleras utifrån ett samhällsperspektiv, men även mer konkreta strategier med exempel på sådana förhållningssätt som krävs för att nå målen.

1. Myndigheterna rekommenderas att lära mer av varandra och utnyttja de möjligheter som finns till en utveckling mot gemensam nytta och där nytta tillfaller medborgarna och samhället i stort. I detta ingår att

a. ta till sig förskjutningen mot det större samhällsperspektivet

b. i större utsträckning tillgängliggöra digital information för vidareutnyttjande

c. utnyttja de möjligheter till återanvändning och informationsdelning som finns, och själva dela med sig av lösningar, modeller och mönster

2. DIGG rekommenderas att intensifiera främjandearbetet och fortsatt stödja myndigheterna när det gäller de förvaltningsgemensamma perspektiven. I detta ingår att

a. stimulera och engagera myndigheterna att fokusera på de gemensamma perspektiven och den gemensamma nyttan samt att ta hänsyn till målgruppernas behov på olika och nya sätt

b. informera bredare kring DIGG:s uppgifter, till exempel kring EU:s Single Digital Gateway (SDG) och vad det innebär och vem som omfattas, kring Svenskt ramverk för digital samverkan och vad som krävs för att lyckas med samverkan, samt kring Sveriges dataportal och vikten av att göra informationen sökbar

c. fortsätta att främja en ökad takt och enhetlighet vid tillgänglig-görandet av digital information för vidareutnyttjande, sprida kunskapen om DIGG:s framtagna principer och de vägledningar som finns tillgängliga

3. Regeringen rekommenderas att stödja myndigheterna mer aktivt i deras digitaliseringssträvanden och i största möjliga mån underlätta utvecklingen med riktade och samordnade insatser, med fokus på det gemensamma och med en tydlig och enhetlig uppföljning. I detta ingår att

a. konkretisera Digitaliseringsstrategin med riktlinjer som hjälper myndigheterna att förstå hur målen ska uppnås i samverkan och med samhällsnytta i fokus

b. följa upp samtliga myndigheters digitaliseringsarbete i myndighetsdialogerna

c. bredda diskussionen kring de olika perspektiven inom digitaliseringen och lyfta fram uppdrag och initiativ som gynnar såväl infrastruktur- och teknikutveckling som generell digital mognad och utveckling av fungerande samverkansformer

4. Vi rekommenderar också att Statskontoret tillsammans med DIGG får i uppdrag att utreda hur digitaliseringen kan styras mer ändamålsenligt och samordnat givet dess tvärsektoriella karaktär. I uppdraget bör även ingå att utreda vilken roll de olika instrumenten för styrning så som regleringsbrev, regeringsuppdrag, samverkan och myndighetsdialoger spelar för utvecklingen av digitaliseringen inom offentlig förvaltning.

Publicerad
22 juni 2021