Malltext för obligatorisk e-faktura

Från den 1 april 2019 är det lag på att alla inköp i offentlig sektor ska faktureras med e-faktura. Detta är något som du inom offentlig sektor bör informera dina leverantörer om. För att underlätta kommunikationen med din leverantör har vi tagit fram en malltext som du kan använda.

Nedan hittar du malltexten på svenska. Malltexten finns också att ladda ned på både svenska och engelska.

Instruktion till malltext

  • Texten läggs företrädesvis på er webbplats. Den kan också användas vid utskick till leverantörer. Använd även de sociala medier som ni arbetar med för ökad spridning av informationen.
  • Ge mottagaren en möjlighet att ställa följdfrågor till en dedikerad e-postadress hos er till exempel e-faktura@kommunen.se.
  • All text inom parentes måste kompletteras.

Malltext

Skicka e-faktura till (organisationens namn)

Lag om krav på e-faktura

Från den 1 april 2019 ska ni som leverantör till (organisationens namn) skicka oss en e-faktura. Observera att PDF inte är ett godkänt format.

I juni 2018 beslutade Riksdagen att anta lagen om e-faktura till följd av offentlig upphandling, SFS 2018:1277. Lagen innebär att alla inköp, oavsett värde, som görs till följd av upphandlingslagarna LOU, LUF, LUFS eller LUK ska faktureras med e-faktura. Inköp som görs av oss, (organisationens namn), ska därför faktureras med en e-faktura. Kom även ihåg att ange vår referens i fakturan.

Enligt lagen ska fakturor sändas enligt den europeiska standarden om inte annat överenskommits. Det innebär att ni som är leverantör till oss ska sända faktura enligt formatet PEPPOL BIS Billing 3, om inte annat format överenskommes, exempelvis Svefaktura 1.0.

Ni som kan e-faktura redan idag

(Organisationens Namn) kan ta emot fakturor via nätverket PEPPOL. Stäm av med er leverantör av ekonomisystem eller faktureringssystem om de kan sända via PEPPOL-nätverket. Om ert ekonomisystem inte har stöd för PEPPOL, finns det många andra lösningar på marknaden för anslutning till PEPPOL (https://peppol.eu/who-is-who/peppol-certified-aps/)

(Organisationens Namn) PEPPOL-ID är (XXXXXXXXXX). De format som (Organisationens Namn) kan ta emot i PEPPOL nätverket är (PEPPOL BIS Billing 3, Svefaktura 1.0, välj det som är relevant).

Ett annat alternativ är att använda vår VAN-tjänst. När ni väljer VAN-tjänst är det viktigt att ni försäkrar er om att den har avtal om samtrafik med vår operatör som är XYZ. (Organisationens Namn) tar emot e-faktura i följande format: (Svefaktura 1.0, xx, ange relevanta format). (Vårt parts-id är GLN/Orgnr xyz1234568). Kontakta oss via e-post nedan för frågor kring anslutning.

Ni som inte e-fakturerar idag

Om ni har ett affärssystem

Det finns ofta möjlighet att skapa e-faktura via befintliga affärssystemen/ekonomisystem. Hör med din systemleverantör. Faktureringstjänster kan också köpas via vissa företag för att åstadkomma samma sak, liksom installation av så kallad virtuell fakturaskrivare.

Se under punkten ovan vilka format som (Organisationens Namn) kan ta emot i samt om kommunikationssätt.

Om ni inte har ett affärssystem eller inte redan är ansluten till en e-faktureringstjänst

Använd vår fakturaportal (www.xxxxxxxx.se, samt relevant tilläggsinformation)


Kontakta oss

Via e-post (e-faktura@kommunen.se) eller telefon (XXXXX).

För mer information om e-faktura: www.digg.se www.sfti.se och www.skl.se

Här kan du läsa mer om lagen:
https://www.digg.se/nationella-digitala-tjanster/e-handel-och-e-faktura/obligatorisk-e-faktura-till-offentlig-sektor/fragor-och-svar