Malltext för obligatorisk e-faktura

Den 1 april 2019 blir det lag på att alla inköp i offentlig sektor ska faktureras med e-faktura. Detta är något som du inom offentlig sektor bör informera dina leverantörer om. För att underlätta kommunikationen med din leverantör har vi tagit fram en malltext som du kan använda.

Instruktion till malltext

  • Texten läggs företrädesvis på er webbplats. Den kan också användas vid utskick till leverantörer. Använd även de sociala medier som ni arbetar med för ökad spridning av informationen.
  • Ge mottagaren en möjlighet att ställa följdfrågor till en dedikerad e-postadress hos er till exempel e-faktura@kommunen.se.
  • All text inom parentes måste kompletteras.

Malltext

Skicka e-faktura till (organisationens namn)

Lag om krav på e-faktura

Från den 1 april 2019 ska ni som leverantör till (organisationens namn) skicka oss en e-faktura. Observera att PDF inte är ett godkänt format.

I juni 2018 beslutade Riksdagen att anta lagen om e-faktura till följd av offentlig upphandling, SFS 2018:1277. Lagen innebär att alla inköp, oavsett värde, som görs till följd av upphandlingslagarna LOU, LUF, LUFS eller LUK ska faktureras med e-faktura. Inköp som görs av oss, (organisationens namn), ska därför faktureras med en e-faktura. Kom även ihåg att ange vår referens i fakturan.

Ni som kan e-faktura redan idag

(organisationens namn) kan ta emot fakturor via nätverket PEPPOL. I så fall behöver ni ansluta er via ett företag som stödjer er e-fakturering via PEPPOL. Stäm av med er leverantör av ekonomisystem eller faktureringssystem om de kan sända via PEPPOL-nätverket. Organisationens Namn PEPPOL-ID är (XXXXXXXXXX). De format som (organisationens namn) kan ta emot i PEPPOL nätverket är (PEPPOL BIS Billing 3, Svefaktura 1.0, välj det som är relevant).

Ett annat alternativ är att använda vår VAN-tjänst. (organisationens namn) tar emot e-faktura i följande format: (XXX, YYY, ZZZ, ange relevanta format). (Vårt parts-id är GLN/Orgnr xyz1234568). Kontakta oss via e-post nedan för frågor kring anslutning.

Ni som inte e-fakturerar idag

Om ni inte har ett affärssystem:
Använd vår fakturaportal (www.xxxxxxxx.se, samt relevant tilläggsinformation)

Om ni har ett affärssystem:
Det finns ofta möjlighet att skapa e-faktura via befintliga affärssystemen/ekonomisystem. Hör med din systemleverantör. Faktureringstjänster kan också köpas via vissa företag för att åstadkomma samma sak, liksom installation av så kallad virtuell fakturaskrivare.

Kontakta oss

Via e-post (e-faktura@kommunen.se) eller telefon (XXX-XXX XX XX).
För mer information om e-faktura: www.digg.se, www.sfti.se och www.skl.se

Här kan du läsa mer om lagen:
https://www.digg.se/nationella-digitala-tjanster/e-handel-och-e-faktura/obligatorisk-e-faktura-till-offentlig-sektor/fragor-och-svar

Malltexten finns också att ladda ned i Word.

Malltext i Word

Läs mer om obligatorisk e-faktura och hur du kan förbereda dig.

Obligatorisk e-faktura – så förbereder du dig