Årets e-handelsmyndighet och matchningsraket

Som ett led i att främja elektroniska inköpsprocesser följer DIGG regelbundet upp de statliga myndigheternas e-handelarbete. DIGG har utsett två myndigheter som på olika sätt utmärkt sig i sitt arbete med e-handel under 2018.

Utmärkelsen årets e-handelsmyndighet går till Arbetsförmedlingen som ligger i topp bland statliga myndigheter när det gäller andelen elektroniska fakturor, antalet e-ordrar och andelen matchade fakturor. Årets matchningsraket går till Bolagsverket som på kort tid dramatiskt ökat sin matchning av fakturor.

Arbetsförmedlingen – årets e-handelsmyndighet

För andra året i rad är Arbetsförmedlingen den myndighet som uppvisar toppresultat på alla tre nyckeltal. Myndigheten har fortsatt att hämta hem effektiviseringsvinster i form av tidsbesparingar och ökad kontroll över sina inköp.

– I Arbetsförmedlingens förnyelseresa och i linje med den nationella upphandlingsstrategin ser vi effektiva inköp och betalningsflöden som viktiga och självklara fokusområden. Vi jobbar målmedvetet med en e-handelsstrategi för att hela tiden bli ännu bättre. Därför är vi extra glada över att få utmärkelsen för andra året i rad, säger Arbetsförmedlingens upphandlingschef Martin Kruse.

Bolagsverket – årets matchningsraket

Bolagsverket har på kort tid ökat sin matchning med drygt 140 procent. De har arbetat metodiskt och fokuserat med att öka andelen elektroniska fakturor och matchningen mot order eller abonnemang.

– Att vi deltog i ESV:s utvecklingsprogram var väldigt bra för att skapa fokus och frigöra arbetsresurser för att förbättra e-handeln samt att vi fick värdefulla tips från andra myndigheter. Vårt arbete underlättades också av att ledningen redan från början hade inställningen att det var en självklarhet att vi skulle arbeta mer med digitaliserat beslutsfattande, säger Bolagsverkets ekonomicontroller Erik Olsson.

Stor förbättringspotential hos myndigheterna

Andelen matchade fakturor har ökat med över 40 procent från 2017 till 2018, men snittet ligger endast på 24 procent vilket visar att det finns en stor förbättringspotential hos de statliga myndigheterna.

– Det finns stora effektiviseringsvinster med att införa e-handel i verksamheten. Genom att exempelvis automatisera flöden med order- och abonnemangsmatchning och möjliggöra automatisk avvikelsekontroll sparas tid och den interna kontrollen ökar, säger Jeanette Löfgren, e-handelsstrateg på DIGG.

Om undersökningen

DIGG följer regelbundet upp myndigheternas utveckling inom e-handel genom en enkät som skickas ut till alla statliga myndigheter med fler än 50 årsarbetskrafter. Enkäten skickades till 153 myndigheter med en svarsfrekvens på 90 procent och avser perioden 1 juli-31 december 2018.

Uppföljning av myndigheternas e-handel