Obligatorisk e-faktura

Lagkravet, i Sverige PEPPOL BIS Billing 3, att skicka och ta emot e-faktura gäller för alla offentliga upphandlingar som har påbörjats efter den 1 april 2019, inklusive direktupphandlingar. Offentliga upphandlingar som påbörjats innan detta datum omfattas inte retroaktivt av lagen. Om parterna har avtalat om en annan e-fakturastandard, kan leverantören fortsätta skicka fakturor enligt avtalad standard.

Det här gäller för offentlig sektor

Såväl myndigheter som kommuner, landsting och regioner måste kunna ta emot e-fakturor som följer den nya europeiska standarden. I Sverige heter standarden PEPPOL BIS Billing 3 och rekommenderas av SFTI. Lagen gäller även för de flesta kommunala och landstingsägda bolag samt för en del statliga bolag. Lagen ger utrymme för att avtala om andra e-fakturastandarder. Lagen gäller inte retroaktivt.

Gör så här:

  • Anslut er som fakturamottagare i PEPPOL. Då säkerställer ni att organisationen kan ta emot e-fakturor enligt den europeiska standarden. Fråga er leverantör av inköpssystem eller ekonomisystem om de är en accesspunkt till PEPPOL. Kontakta DIGG om ni behöver mer information.
  • Informera era leverantörer om de nya lagkraven på e-faktura från 1 april 2019. För att underlätta kommunikationen med din leverantör har vi tagit fram en malltext på svenska och engelska som du kan använda
  • För dig som har en utländsk leverantör har vi även samlat information och vanliga frågor och svar på engelska här
  • Säkerställ att ni kan erbjuda en fakturaportal till era leverantörer.
  • Ställ krav på e-faktura i era upphandlingar.

Det här gäller för leverantörer till offentlig sektor

Alla leverantörer till offentlig sektor måste skicka e-fakturor som följer den nya europeiska standarden, om ni inte har avtalat om någon annan standard. Pdf-fakturor eller inskannade pappersfakturor räknas inte som e-faktura. Ett företag som efter flera påminnelser ändå inte fakturerar enligt de nya lagkraven kan få föreläggande om att betala vitesbelopp.

I Sverige heter standarden som lever upp till lagkraven PEPPOL BIS Billing 3 och rekommenderas av SFTI. Om ni redan använder Svefaktura BIS 5A 2.0 är det ingen stor omställning att gå över till PEPPOL BIS Billing 3. PEPPOL-nätverket är förberett för den nya e-fakturan. Lagen ger utrymme för att avtala om andra e-fakturastandarder. Lagen gäller inte retroaktivt.

Gör så här:

  • Var beredd på upphandlingskrav om e-faktura och efterfrågad fakturastandard när ni svarar på anbud.
  • Fråga om er leverantör av ekonomisystem eller faktureringstjänst kan skicka e-fakturor i PEPPOL-nätverket enligt standarden BIS Billing 3.
  • Fråga era offentliga kunder om de har en fakturaportal, vilket är ett alternativ för att klara lagkraven om ni bara skickar ett fåtal fakturor till offentlig sektor.

Få stöd

Använd gärna vår filmer för att sprida informationen om den nya lagen:

Vi har också tagit fram tre informationsblad till olika målgrupper:

Inom ramen för SFTI erbjuds även tekniskt stöd för frågor om fakturaformat och olika standarder. Kontakta SFTI:s tekniska kansli på tekniskt.kansli@skl.se.

SFTI har anordnat webbtv-sändningar om lagkravet på e-faktura.

Information och filmer om e-fakturalagen (sfti.se)

SFTI har även gett ut ett två handledningar som kan underlätta arbetet:

Lagen (2018:1277) om elektroniska fakturor till följd av offentlig upphandling

Vad händer om fakturor inte uppfyller lagkraven?

DIGG får under vissa förutsättningar förelägga en leverantör att uppfylla kraven i e-fakturalagen

  • om leverantören inte utfärdar elektroniska fakturor
  • om leverantören utfärdar elektroniska fakturor som inte överensstämmer med den europeiska standarden och avtal om annan standard saknas.

Det innebär att om parterna har ingått avtal om att använda en annan standard än den europeiska och leverantören trots det inte använder den avtalade standarden, kan DIGG inte fatta beslut om föreläggande. Ett föreläggande får förenas med vite.

Sanktioner i avtal

Att DIGG kan besluta om förelägganden fråntar inte parterna möjligheten att genom avtal reglera frågor om sanktioner när avtalsvillkor inte uppfylls.

Hur inleds ett ärende?

Upphandlade myndigheter och enheter som har leverantörer som inte fakturerar i enlighet med kraven i e-fakturalagen kan kontakta DIGG. Kontakten bör föregås av en dialog mellan den upphandlande myndigheten eller enheten och leverantören för att försöka lösa frågan.

För att underlätta den initiala hanteringen av ärendet ber vi dig skicka följande uppgifter och dokumentation:

  • Namn på, och kontaktuppgifter till, upphandlade myndighet och enhet.
  • Namn på, och kontaktuppgifter till, leverantör.
  • Beskrivning av ärendet, inklusive beskrivning av de aktuella fakturorna, dess form och eventuella elektroniska format.
  • Relevant skriftväxling med leverantören om att lösa frågan.
  • Annan dokumentation som du anser är relevant för ärendet.

Uppgifterna och dokumentationen kan skickas via e-post till info@digg.se.

Eller via vanlig post till:
Myndigheten för digital förvaltning
Box 14
851 02 Sundsvall