Obligatorisk e-faktura

Från den 1 april 2019 gäller Lagen om e-faktura vid offentlig upphandling (2018:1277) som innebär att offentlig sektor måste kunna ta emot elektroniska fakturor enligt den europeiska standarden. För leverantörer innebär lagen att de måste fakturera offentlig sektor elektroniskt.

DIGG har tagit fram föreskrifter till e-fakturalagen som innebär att upphandlande myndigheter och enheter inom offentlig sektor ska vara registrerade i Peppols infrastruktur senast 1 december 2019.

Det här gäller för offentlig sektor

Upphandlande myndigheter och enheter inom myndigheter, kommuner och regioner måste kunna ta emot e-fakturor som följer den nya europeiska standarden. DIGG och SFTI rekommenderar att PEPPOL BIS Billing 3 används för att leva upp till lagens krav på e-fakturastandard.

Alla upphandlande myndigheter och enheter som lyder under e-fakturalagen ska senast 1 december 2019 vara anslutna till Peppols infrastruktur för att kunna ta emot elektroniska fakturor från sina leverantörer.

DIGG:s föreskrifter till e-fakturalagen

Det här gäller för leverantörer till offentlig sektor

Enligt e-fakturalagen måste alla leverantörer till offentlig sektor skicka e-fakturor som följer den nya europeiska standarden, om inte annan standard avtalats. DIGG och SFTI rekommenderar att PEPPOL BIS Billing 3 används för att leva upp till lagens krav på e-fakturastandard. För att enklare hitta en fakturamottagare inom offentlig sektor rekommenderar DIGG att leverantörer till offentlig sektor ansluter sig till Peppols infrastruktur där alla upphandlande myndigheter och enheter som lyder under e-fakturalagen måste vara registrerade som fakturamottagare senast 1 december 2019.

Pdf-fakturor eller inskannade pappersfakturor räknas inte som e-faktura. Ett företag som efter flera påminnelser ändå inte fakturerar enligt de nya lagkraven kan få föreläggande om att betala vitesbelopp.

Gör så här:

  • Fråga er leverantör av ekonomisystem eller faktureringstjänst om de kan skicka e-fakturor i PEPPOL-nätverket enligt e-fakturastandarden BIS Billing 3.
  • Fråga era offentliga kunder om de har en fakturaportal, vilket är ett alternativ för att klara lagkraven om ni bara skickar ett fåtal fakturor till offentlig sektor.

Få stöd

Använd gärna vår filmer för att sprida informationen om den nya lagen:

Vi har också tagit fram tre informationsblad till olika målgrupper:

Informera era leverantörer om de nya lagkraven på e-faktura från 1 april 2019.

Inom ramen för SFTI erbjuds även tekniskt stöd för frågor om fakturaformat och olika standarder. Kontakta SFTI:s tekniska kansli på tekniskt.kansli@skl.se.

SFTI har anordnat webbtv-sändningar om lagkravet på e-faktura.

Information och filmer om e-fakturalagen (sfti.se)

SFTI har även gett ut ett två handledningar som kan underlätta arbetet:

Lagen (2018:1277) om elektroniska fakturor till följd av offentlig upphandling

Vad händer om fakturor inte uppfyller lagkraven?

DIGG får under vissa förutsättningar förelägga en leverantör att uppfylla kraven i e-fakturalagen

  • om leverantören inte utfärdar elektroniska fakturor
  • om leverantören utfärdar elektroniska fakturor som inte överensstämmer med den europeiska standarden och avtal om annan standard saknas.

Det innebär att om parterna har ingått avtal om att använda en annan standard än den europeiska och leverantören trots det inte använder den avtalade standarden, kan DIGG inte fatta beslut om föreläggande. Ett föreläggande får förenas med vite.

Sanktioner i avtal

Att DIGG kan besluta om förelägganden fråntar inte parterna möjligheten att genom avtal reglera frågor om sanktioner när avtalsvillkor inte uppfylls.

Hur inleds ett ärende?

Upphandlade myndigheter och enheter som har leverantörer som inte fakturerar i enlighet med kraven i e-fakturalagen kan kontakta DIGG. Kontakten bör föregås av en dialog mellan den upphandlande myndigheten eller enheten och leverantören för att försöka lösa frågan.

För att underlätta den initiala hanteringen av ärendet ber vi dig skicka följande uppgifter och dokumentation:

  • Namn på, och kontaktuppgifter till, upphandlade myndighet och enhet.
  • Namn på, och kontaktuppgifter till, leverantör.
  • Beskrivning av ärendet, inklusive beskrivning av de aktuella fakturorna, dess form och eventuella elektroniska format.
  • Relevant skriftväxling med leverantören om att lösa frågan.
  • Annan dokumentation som du anser är relevant för ärendet.

Uppgifterna och dokumentationen kan skickas via e-post till info@digg.se.

Eller via vanlig post till:
Myndigheten för digital förvaltning
Box 14
851 02 Sundsvall