- Obligatorisk e-faktura
Obligatorisk e-faktura
Från den 1 april 2019 gäller Lagen om e-faktura vid offentlig upphandling (2018:1277) som innebär att offentlig sektor måste kunna ta emot elektroniska fakturor enligt den europeiska standarden. För leverantörer innebär lagen att de måste fakturera offentlig sektor elektroniskt.
DIGG har tagit fram föreskrifter till e-fakturalagen som innebär att upphandlande myndigheter och enheter inom offentlig sektor ska vara registrerade i Peppols infrastruktur senast 1 december 2019.
Det här gäller för offentlig sektor
Upphandlande myndigheter och enheter inom myndigheter, kommuner och regioner måste kunna ta emot e-fakturor som följer den nya europeiska standarden. DIGG och SFTI rekommenderar att PEPPOL BIS Billing 3 används för att leva upp till lagens krav på e-fakturastandard.
Alla upphandlande myndigheter och enheter som lyder under e-fakturalagen ska senast 1 december 2019 vara anslutna till Peppols infrastruktur för att kunna ta emot elektroniska fakturor från sina leverantörer.
Det här gäller för leverantörer till offentlig sektor
Enligt e-fakturalagen måste alla leverantörer till offentlig sektor skicka e-fakturor som följer den nya europeiska standarden, om inte annan standard avtalats. DIGG och SFTI rekommenderar att PEPPOL BIS Billing 3 används för att leva upp till lagens krav på e-fakturastandard. För att enklare hitta en fakturamottagare inom offentlig sektor rekommenderar DIGG att leverantörer till offentlig sektor ansluter sig till Peppols infrastruktur där alla upphandlande myndigheter och enheter som lyder under e-fakturalagen måste vara registrerade som fakturamottagare senast 1 december 2019.
Pdf-fakturor eller inskannade pappersfakturor räknas inte som e-faktura. Ett företag som efter flera påminnelser ändå inte fakturerar enligt de nya lagkraven kan få föreläggande om att betala vitesbelopp.
Gör så här:
- Fråga er leverantör av ekonomisystem eller faktureringstjänst om de kan skicka e-fakturor i PEPPOL-nätverket enligt e-fakturastandarden BIS Billing 3.
- Fråga era offentliga kunder om de har en fakturaportal, vilket är ett alternativ för att klara lagkraven om ni bara skickar ett fåtal fakturor till offentlig sektor.
Få stöd
Använd gärna vår filmer för att sprida informationen om den nya lagen:
- Film: Obligatorisk e-faktura till offentlig sektor
- Film: Nya lagen om e-faktura på 30 sekunder
- Film: Vad är en fakturaportal?
Informera era leverantörer om de nya lagkraven på e-faktura från 1 april 2019.
- För att underlätta kommunikationen med din leverantör har vi tagit fram en malltext på svenska och engelska som du kan använda.
- För dig som har en utländsk leverantör har vi även samlat information och vanliga frågor och svar på engelska.
Inom ramen för SFTI erbjuds även tekniskt stöd för frågor om fakturaformat och olika standarder. Kontakta SFTI:s tekniska kansli på tekniskt.kansli@skl.se.
SFTI har anordnat webbtv-sändningar om lagkravet på e-faktura.
Information och filmer om e-fakturalagen (sfti.se)
SFTI har även gett ut ett två handledningar som kan underlätta arbetet:
- Elektronisk fakturering i offentlig sektor – rättsregler att beakta (sfti.se)
- Krav på e-handel vid upphandling av varor och tjänster (sfti.se)
Lagen (2018:1277) om elektroniska fakturor till följd av offentlig upphandling
Vad händer om fakturor inte uppfyller lagkraven?
DIGG får under vissa förutsättningar förelägga en leverantör att uppfylla kraven i e-fakturalagen
- om leverantören inte utfärdar elektroniska fakturor
- om leverantören utfärdar elektroniska fakturor som inte överensstämmer med den europeiska standarden och avtal om annan standard saknas.
Det innebär att om parterna har ingått avtal om att använda en annan standard än den europeiska och leverantören trots det inte använder den avtalade standarden, kan DIGG inte fatta beslut om föreläggande. Ett föreläggande får förenas med vite.
Sanktioner i avtal
Att DIGG kan besluta om förelägganden fråntar inte parterna möjligheten att genom avtal reglera frågor om sanktioner när avtalsvillkor inte uppfylls.
Hur inleds ett ärende?
Upphandlade myndigheter och enheter som har leverantörer som inte fakturerar i enlighet med kraven i e-fakturalagen kan kontakta DIGG. Kontakten bör föregås av en dialog mellan den upphandlande myndigheten eller enheten och leverantören för att försöka lösa frågan.
För att underlätta den initiala hanteringen av ärendet ber vi dig skicka följande uppgifter och dokumentation:
- Namn på, och kontaktuppgifter till, upphandlade myndighet och enhet.
- Namn på, och kontaktuppgifter till, leverantör.
- Beskrivning av ärendet, inklusive beskrivning av de aktuella fakturorna, dess form och eventuella elektroniska format.
- Relevant skriftväxling med leverantören om att lösa frågan.
- Annan dokumentation som du anser är relevant för ärendet.
Uppgifterna och dokumentationen kan skickas via e-post till info@digg.se.
Eller via vanlig post till:
Myndigheten för digital förvaltning
Box 14
851 02 Sundsvall