Obligatorisk e-faktura – så förbereder du dig

Lagkravet på att skicka och ta emot e-faktura gäller för alla offentliga upphandlingar som påbörjas efter den 1 april 2019, inklusive direktupphandlingar. Offentliga upphandlingar som påbörjats innan detta datum omfattas inte retroaktivt av lagen. Om parterna har avtalat om en annan e-fakturastandard än den europeiska, kan leverantören fortsätta skicka fakturor enligt avtalad standard.

Hur kan offentlig sektor förbereda sig?

Såväl myndigheter som kommuner, landsting och regioner måste kunna ta emot e-fakturor som följer den nya europeiska standarden. I Sverige heter standarden PEPPOL BIS Billing 3 och rekommenderas av SFTI. Lagen gäller även för de flesta kommunala och landstingsägda bolag samt för en del statliga bolag.

Inledningsvis bör ni göra följande:

  • Anslut er som fakturamottagare i PEPPOL. Då säkerställer ni att organisationen kan ta emot e-fakturor enligt den europeiska standarden. Fråga er leverantör av inköpssystem eller ekonomisystem om de är en accesspunkt till PEPPOL. Kontakta DIGG om ni behöver mer information.
  • Informera era leverantörer om de nya lagkraven på e-faktura från 1 april 2019. För att underlätta kommunikationen med din leverantör har vi tagit fram en malltext som du kan använda.
  • Säkerställ att ni kan erbjuda en fakturaportal till era leverantörer.
  • Ställ krav på e-faktura i era upphandlingar.

Hur kan leverantörer till offentlig sektor förbereda sig?

Alla leverantörer till offentlig sektor måste skicka e-fakturor som följer den nya europeiska standarden, om ni inte har avtalat om någon annan standard. Pdf-fakturor eller inskannade pappersfakturor räknas inte som e-faktura. Ett företag som efter flera påminnelser ändå inte fakturerar enligt de nya lagkraven kan få föreläggande om att betala vitesbelopp.

I Sverige heter standarden som lever upp till lagkraven PEPPOL BIS Billing 3 och rekommenderas av SFTI. Om ni redan använder Svefaktura BIS 5A 2.0 är det ingen stor omställning att gå över till PEPPOL BIS Billing 3. PEPPOL-nätverket är förberett för den nya e-fakturan.

Inledningsvis bör ni göra följande:

  • Var beredd på upphandlingskrav om e-faktura och efterfrågad fakturastandard när ni svarar på anbud.
  • Fråga om er leverantör av ekonomisystem eller faktureringstjänst kan skicka e-fakturor i PEPPOL-nätverket enligt standarden BIS Billing 3.
  • Fråga era offentliga kunder om de har en fakturaportal, vilket är ett alternativ för att klara lagkraven om ni bara skickar ett fåtal fakturor till offentlig sektor.

Få stöd

För att underlätta övergången till obligatorisk e-faktura stödjer DIGG både offentliga organisationer och leverantörer med att förbereda sig. Använd gärna vår film om den nya lagen för att sprida informationen.

Vi har också tagit fram tre informationsblad till olika målgrupper:

Offentlig sektor

Varu- och tjänsteleverantörer

Systemleverantörer och operatörer

Inom ramen för SFTI erbjuds även tekniskt stöd för frågor om fakturaformat och olika standarder. Kontakta SFTI:s tekniska kansli på tekniskt.kansli@skl.se

SFTI har även gett ut ett två handledningar som kan underlätta arbetet:

Elektronisk fakturering i offentlig sektor – rättsregler att beakta (sfti.se)

Krav på e-handel vid upphandling av varor och tjänster (sfti.se)

 

Lagen (2018:1277) om elektroniska fakturor till följd av offentlig upphandling