Frågor och svar obligatorisk e-faktura

Vilka upphandlingslagar omfattas av den nya lagen om krav på e-faktura till följd av offentlig upphandling?

Lagen (2018:1277) om elektroniska fakturor till följd av offentlig upphandling omfattar alla fakturor som en leverantör utfärdar till följd av en offentlig upphandling (inklusive direktupphandlingar) enligt följande lagar:

  • Lag (2011:1029) om upphandling på försvars- och säkerhetsområdet (LUFS)
  • Lag (2016:1145) om offentlig upphandling (LOU)
  • Lag (2016:1146) om upphandling inom försörjningssektorerna (LUF)
  • Lag (2016:1147) om upphandling av koncessioner (LUK).

Vilka undantag finns från lagen?

Det finns ett antal undantag då lagen (2018:1277) om elektroniska fakturor till följd av offentlig upphandling inte ska tillämpas, bland annat:

  • i de fall då e-faktura skulle innebära en risk för att röja uppgifter som omfattas av sekretess eller i övrigt skada säkerhetskänslig verksamhet. Det är den upphandlande enheten som avgör om det finns en sådan risk för specifika fakturaflöden
  • för upphandlingar enligt lagen (2008:962) om valfrihetssystem
  • omfattar inte lagen kontanta betalningar eller betalningar med betalkort. Lagen medför därmed inte någon ytterligare faktureringsskyldighet för finansiella tjänster utöver befintliga bestämmelser i mervärdesskattelagen (1994:200).

Omfattas statliga och kommunala bolag av den nya lagen om e-faktura till offentlig sektor?

Lagen (2018:1277) om elektroniska fakturor till följd av offentlig upphandling kommer att påverka samtliga upphandlande myndigheter och enheter enligt definitionen i respektive upphandlingslag.* De flesta kommunala och landstingsägda bolag omfattas därför av lagförslaget och många statliga bolag, men det finns undantag. Även privata företag som är verksamma inom försörjningssektorerna omfattas. Vänd dig gärna direkt till bolaget ifråga om du är osäker.

*) Lagen (2016:1145) om offentlig upphandling, lagen (2016:1146) om upphandling inom försörjningssektorerna, lagen (2016:1147) om upphandling av koncessioner och lagen (2011:1029) om upphandling på försvars- och säkerhetsområdet.

Gäller det nya lagförslaget om krav på e-faktura till offentlig sektor även utomeuropeiska leverantörer?

Ja. Alla varu- och tjänsteleverantörer omfattas av den nya lagen.

Gäller kravet att tillhandahålla en fakturaportal endast statliga myndigheter?

Enligt förordningen (2003:770) om statliga myndigheters elektroniska informationsutbyte ska myndigheter tillhandahålla en fakturaportal till de leverantörer som inte har en egen lösning för att skicka faktura.

I DIGG:s förslag till ny föreskrift för lagen (2018:1277) om elektroniska fakturor till följd av offentlig upphandling, står det att samtliga offentliga organisationer som omfattas av lagen ska tillhandahålla en fakturaportal eller en leverantörsportal. I praktiken innebär det även kommuner och landsting. Anledningen är att det ska bli enklare att leva upp till lagen för leverantörer som mer sällan fakturerar offentliga organisationer.

DIGG räknar med att besluta om den nya föreskriften innan den 1 april 2019.

Är det tillåtet att använda en leverantörsportal med tanke på kravet att skicka e-fakturor till den offentliga sektorn?

Ja. När man använder en leverantörsportal som köparen tillhandahåller så skickas ingen e-faktura mellan köpare och säljare. Därför är inte kraven om e-fakturaformat tillämpliga då.

Kan offentliga organisationer kräva av sina leverantörer att skicka alla e-fakturor över PEPPOL:s infrastruktur?

Nej. PEPPOL-nätverket har visserligen många fördelar genom att det är en stabil och modern infrastruktur som erbjuder en helhetslösning för e-faktura och e-handel. PEPPOL är dessutom utformat på ett sätt som bland annat gör att det är enkelt att ansluta leverantörer, vilket därmed innebär en låg kostnad.

Det skulle dock vara ett för långtgående krav att kräva att alla leverantörer ska vara anslutna till PEPPOL. Alla offentliga köpare behöver alltså även ha kapacitet att hantera flera olika kommunikationssätt för att ta emot fakturor.

En stor del av den offentliga sektorn förväntas vara ansluten till PEPPOL den 1 november 2019. Flertalet leverantörer förväntas därmed också gå över till PEPPOL. Nästan alla operatörstjänster som förmedlar e-fakturor på den svenska marknaden är redan anslutna till PEPPOL.

I ett fåtal fall kommer den offentliga sektorn att behöva stå för kostnaden för att etablera leverantörsanslutningar med andra kommunikationssätt. Beroende på vilket avtal man har med sin e-handelstjänst eller operatörstjänst så kan det innebära vissa mindre kostnader.

Vad menas med den nya europeiska standarden?

Den europeiska standarden beskriver affärstermerna i en e-faktura, till exempel fakturanummer samt köparens och säljarens uppgifter. När man utväxlar e-fakturor enligt den europeiska standarden kan två olika XML-format användas: UBL (Universal Business Language) och CII (Cross Industry Invoice).

Upphandlande myndigheter och enheter ska kunna ta emot båda XML-formaten medan leverantörerna kan välja att använda ett av dem, och UBL är det absolut vanligaste. I PEPPOL kallas den europeiska standarden för PEPPOL BIS Billing 3. Ett enkelt sätt för er som upphandlande myndighet att leva upp till lagen är att ansluta er som fakturamottagare i PEPPOL.  

Behöver offentlig sektor acceptera andra elektroniska fakturaformat än den nya europeiska standarden efter den 1 april 2019?

Nej, inte för upphandlingar som påbörjas efter den 1 april 2019. Inom befintliga avtal kan dock leverantören fortsätta skicka fakturor i det format som är avtalat. 

Om ni har fungerande fakturaflöden för till exempel Svefaktura 1.0, Svefaktura BIS 5A 2.0 eller SFTI Fulltextfaktura 2.3 och 2.4 kan ni fortsatt avtala om dessa format även efter att lagen trätt i kraft.

DIGG och SFTI rekommenderar i första hand att man använder PEPPOL BIS Billing 3 (UBL) för att följa den europeiska standarden.


Hur hanterar man format som inte överensstämmer med den nya europeiska standarden?

Innan e-fakturan skickas till mottagaren måste den konverteras och valideras så avsändaren försäkrar sig om att e-fakturan överensstämmer med den nya europeiska standarden.

Måste man följa den nya europeiska standarden vid konverteringar när man utställer eller tar emot en e-faktura?

Det är vid sändning och mottagande av e-faktura som den nya europeiska standarden ska följas. Format som hanteras innan sändning respektive efter mottagandet hanteras på det sätt som respektive organisation önskar.

Behöver vi som offentlig organisation hantera formatet Cross Industry Invoice (CII) då vi tar emot e-fakturor från våra leverantörer?

Ja, det behöver ni efter den 1 april 2019. DIGG rekommenderar att aktörer i den svenska offentliga sektorn säkerställer att er e-handelstjänst eller motsvarande it-stöd kan hantera CII-formatet per den 1 april 2019. Då är ni redo att vid förfrågan kunna tillmötesgå ett sådant önskemål från er leverantör.

Ytterst få leverantörer hanterar CII i dag. Kravet har tillkommit eftersom vissa intressegrupper i det europeiska standardiseringsarbetet argumenterat för att inkludera detta format.

Mot bakgrund av den begränsade användningen är det vare sig nödvändigt eller lämpligt att på förhand registrera sig som mottagare av CII i PEPPOL-nätverket. Innan en anslutning bör ni ha kontakt med leverantören i fråga. CII är inte lika etablerat i Europa som UBL-formatet, och det finns mindre omfattande tekniskt stöd tillgängligt. Vid de första anslutningarna kan det därför vara bra att testa så att det verkligen fungerar.

Behöver vi som myndighet hantera formatet Cross Industry Invoice (CII) då vi ställer ut fakturor till kunder?

Nej, det behöver ni inte. Kravet att hantera CII gäller enbart då ni tar emot fakturor från leverantörer efter den 1 april 2019.

Kan man fortsätta skicka pdf-fakturor till offentlig sektor även efter att lagen om obligatorisk e-faktura har trätt i kraft?

Nej. Enligt lagen avser elektroniska fakturor sådana fakturor som har utfärdats, översänts och mottagits i ett strukturerat elektroniskt format. Det sistnämnda innebär att det ska vara möjligt att behandla fakturorna automatiskt och elektroniskt. En pdf-faktura lever inte upp till detta krav.

Hur hanterar man pappersfakturor från leverantörer då lagen trätt i kraft?

Fakturan i sig är en inkommen handling och måste bevaras enligt gällande regler. Även om utfärdandet av pappersfaktura är fel så kan en offentlig organisation vare sig skicka tillbaka den eller låta bli att betala den.

I dessa fall får ni hantera och betala fakturan, men ni bör också kontakta leverantören och informera om lagkravet för framtiden. Om leverantören fortsätter att skicka pappersfakturor så ta hjälp av DIGG som kan utfärda vite som en sista åtgärd.

Observera att regeringen har valt att inte göra som i Danmark där de offentliga köparna kan avstå att betala fakturor som kommer i fel format. Det framgår av regeringens lagrådsremiss (sid 28–29).

Observera också att den nya lagen inte påverkar befintliga avtal. Så om en leverantör skickar pappersfaktura enligt gällande avtal kan leverantören fortsätta med det även efter att lagen trätt i kraft.

Kan offentliga organisationer få ekonomiskt stöd av EU-kommissionen för sin e-fakturasatsning?

EU-kommissionen driver programmet Connecting Europe Facility (CEF) som stödjer satsningar på digitalisering av förvaltningen, inklusive e-faktura. Via CEF-programmet ger EU-kommissionen stöd för att underlätta arbetet samt bistår med projektfinansiering.

Inom CEF-programmet kan projekt beviljas finansiering med upp till 75 procent av projektets kostnader. Det finns villkor uppsatta för vilka projekt som får finansiering och hur EU-kommissionen ska prioritera mellan olika ansökningar. Mer information om ansökningsprocessen och aktuella utlysningar finns på EU-kommissionens webbplats.

Alla projektansökningar behöver ha ett godkännande av regeringen. Detta hanteras av enheten för digital förvaltning vid Finansdepartementet. Tänk på att handläggningen medför vissa ledtider.

Vad behöver man tänka på vid en ansökan till CEF om bidrag för att införa e-faktura?

CEF-projektets administrativa krav på ansökan, löpande rapportering och slutredovisning behöver vägas mot det ekonomiska bidraget. Ni behöver också tänka på att säkra upp tillräckliga interna resurser för att genomföra projektet. Därför kan det vara värt att i varje fall noga bedöma om det är genomförbart i ert specifika fall.

Ett tips för den som är intresserad är att till exempel samarbeta med organisationer i samma geografiska område eller som använder samma it-plattform. Då kan man dela på det administrativa arbetet och genom samarbetet lära av varandra. I sådana fall bör ni förslagsvis upprätta ett tydligt konsortieavtal mellan de inblandade parterna för att reglera roller och ansvar för olika delar i arbetet, inklusive samordning och administration.

Tänk på att om ni samarbetar med konsulter för att ansöka och genomföra ett projekt av detta slag så kan ni behöva upphandla detta stöd enligt gällande upphandlingsregler.