Frågor och svar obligatorisk e-faktura

Från den 1 april 2019 är det lag på att alla inköp i offentlig sektor ska faktureras med elektronisk faktura enligt en ny europeisk standard. Lagkravet, i Sverige PEPPOL BIS Billing 3, att skicka och ta emot e-faktura gäller för alla offentliga upphandlingar som har påbörjats efter den 1 april 2019, inklusive direktupphandlingar. Här har vi samlat de vanligaste frågorna.

Lagens omfattning

Lagen omfattar alla köpare och säljare där inköpet av varan eller tjänsten har gjorts utifrån någon av upphandlingslagarna:

  • LOU (2016:1145)
  • LUF (2016:1146)
  • LUFS (2011:1029)
  • LUK (2016:1147)

Det är varje organisations eget ansvar att bedöma om ett inköp omfattas.

Alla fakturor som utfärdas till följd av en offentlig organisations inköp. OBS! Lagen omfattar endast upphandlingar inom LOU (2016:1145), LUF (2016:1146), LUFS (2011:1029) och LUK (2016:1147) som påbörjats efter den 1 april.

Först är det viktigt att komma ihåg att löpande avtal inte berörs, utan det gäller upphandlingar som görs efter den 1 april. DIGG förespråkar en mjuk övergång där köpare och säljare i första hand har en dialog om inte en korrekt faktura har mottagits, köparen i offentlig sektor förutsätts också tillhandahålla stöd i forma av information och alternativ för fakturering. En dialog mellan parterna bör äga rum innan det kan bli aktuellt att kontakta DIGG för fortsatt handläggning av ett föreläggande. Även andra faktorer som antal fakturor och hur ofta fakturering sker kan ha viss betydelse för hur DIGG inledningsvis kommer att agera i ärenden som gäller föreläggande. Ett föreläggande och i förlängningen ett vite bör vara en sista åtgärd.

När det gäller vite utgår vi från de generella bestämmelserna i viteslagen, vilket innebär att vi tar hänsyn till leverantörens ekonomiska förhållanden och omständigheter i övrigt, i syfte att fastställa ett belopp som väntas få leverantören att följa föreläggandet. En bedömning måste alltså att göras från fall till fall.

Ja, om inköpet baseras på någon av de fyra upphandlingslagarna som är grunden för lagkravet. Detta oavsett vilken organisation som utfärdar fakturan.

Ja, i de fall fakturan har upprättats till följd av upphandling som omfattas av e-fakturalagen som påbörjats från den 1 april 2019. Redan idag ska fakturering mellan myndigheter ske elektroniskt enligt 3§ Förordning (2003:770) om statliga myndigheters elektroniska informationsutbyte.

Förordning (2003:770) om statliga myndigheters elektroniska informationsutbyte (riksdagen.se)

Nej inte om avtalet är ingånget före den 1 april 2019. Nyttjandet av en ändrings- eller optionsklausul är inte att betrakta som en ny upphandling enligt LOU om förutsättningarna enligt 17 kap. 10 § LOU är uppfyllda. Den aktuella bestämmelsen gäller även för avtal som upphandlats enligt gamla LOU. Motsvarande bestämmelser finns i LUF och LUK. Dock finns inte motsvarande bestämmelse i LUFS, men motsvarande bör rimligen gälla där.

Lagen (2018:1277) om elektroniska fakturor till följd av offentlig upphandling omfattar alla fakturor som en leverantör utfärdar till följd av en offentlig upphandling (inklusive direktupphandlingar) enligt följande lagar:

  • Lag (2011:1029) om upphandling på försvars- och säkerhetsområdet (LUFS)
  • Lag (2016:1145) om offentlig upphandling (LOU)
  • Lag (2016:1146) om upphandling inom försörjningssektorerna (LUF)
  • Lag (2016:1147) om upphandling av koncessioner (LUK).

Det finns ett antal undantag då lagen inte ska tillämpas, bland annat:

  • i de fall då e-faktura skulle innebära en risk för att röja uppgifter som omfattas av sekretess eller i övrigt skada säkerhetskänslig verksamhet. Det är den upphandlande enheten som avgör om det finns en sådan risk för specifika fakturaflöden
  • för upphandlingar enligt lagen (2008:962) om valfrihetssystem
  • omfattar inte lagen kontanta betalningar eller betalningar med betalkort. Lagen medför därmed inte någon ytterligare faktureringsskyldighet för finansiella tjänster utöver befintliga bestämmelser i mervärdesskattelagen (1994:200).

Lagen kommer att påverka samtliga upphandlande myndigheter och enheter enligt definitionen i respektive upphandlingslag.* De flesta statliga, kommunala och landstingsägda bolag omfattas därför av lagen. Även privata företag som är verksamma inom försörjningssektorerna omfattas. Vänd dig gärna direkt till bolaget ifråga om du är osäker.

*) Lagen (2016:1145) om offentlig upphandling, lagen (2016:1146) om upphandling inom försörjningssektorerna, lagen (2016:1147) om upphandling av koncessioner och lagen (2011:1029) om upphandling på försvars- och säkerhetsområdet.

Ja. Alla varu- och tjänsteleverantörer omfattas av den nya lagen.

Enligt förordningen (2003:770) om statliga myndigheters elektroniska informationsutbyte ska myndigheter tillhandahålla en fakturaportal till de leverantörer som inte har en egen lösning för att skicka faktura.

I DIGG:s förslag till ny föreskrift för lagen (2018:1277) om elektroniska fakturor till följd av offentlig upphandling, står det att samtliga offentliga organisationer som omfattas av lagen ska tillhandahålla en fakturaportal eller en leverantörsportal. I praktiken innebär det även kommuner och landsting. Anledningen är att det ska bli enklare att leva upp till lagen för leverantörer som mer sällan fakturerar offentliga organisationer.

Nej. PEPPOL-nätverket har visserligen många fördelar genom att det är en stabil och modern infrastruktur som erbjuder en helhetslösning för e-faktura och e-handel. PEPPOL är dessutom utformat på ett sätt som bland annat gör att det är enkelt att ansluta leverantörer, vilket därmed innebär en låg kostnad.

Det skulle dock vara ett för långtgående krav att kräva att alla leverantörer ska vara anslutna till PEPPOL. Alla offentliga köpare behöver alltså även ha kapacitet att hantera flera olika kommunikationssätt för att ta emot fakturor.

En stor del av den offentliga sektorn förväntas ansluta sig till PEPPOL. Flertalet leverantörer förväntas därmed också gå över till PEPPOL. Nästan alla operatörstjänster som förmedlar e-fakturor på den svenska marknaden är redan anslutna till PEPPOL.

I ett fåtal fall kommer den offentliga sektorn att behöva stå för kostnaden för att etablera leverantörsanslutningar med andra kommunikationssätt. Beroende på vilket avtal man har med sin e-handelstjänst eller operatörstjänst så kan det innebära vissa mindre kostnader.

Vi utgår ifrån att det aktuella inköpet i samtliga fall är kopplade till någon av upphandlingslagarna LOU, LUK, LUF eller LUFS.

  • En påminnelse om obetald faktura är ingen faktura utan hänvisar till en tidigare inkommen faktura. En påminnelse behöver därför inte skickas i elektroniskt format.
  • Inkassoprocessen är en helt annan process än fakturaprocessen. E-fakturaformatet innehåller inte heller den information som ska finnas i ett inkassokrav. Inkassokrav bedöms därför inte omfattas av e-fakturalagstiftningen och ska sändas på papper.
  • En räntefaktura är en ny handling med nytt fakturanummer, den avviker beloppsmässigt från den ursprungliga fakturan och ska ha ett nytt verifikationsnummer – skickas som e-faktura.

Man skaffar inget PEPPOL-id. Som PEPPOL-id rekommenderar vi att ni använder ert organisationsnummer. Sedan läggs ni upp som mottagare av faktura och kreditnota inom PEPPOL där ID för svenska organisationsnummer byggs upp med prefixet 0007 följt av organisationsnummer.

I vissa fall kan GLN (Global Location Number, GS1-lokaliseringsnummer) användas som PEPPOL-id men det är inte alls lika vanligt. Kontakta din leverantör av ekonomisystem/affärssystem och fråga om de tillhandahåller en tjänst, antingen själva eller via någon partner, för att skicka fakturor via PEPPOL:s nätverk.

Som leverantör till offentlig sektor kan ni har stor nytta av tjänster som erbjuds via PEPPOL:s nätverk. Genom en accesspunkt (AP) till PEPPOL kan ni skicka era elektroniska fakturor (format PEPPOL BIS Billing 3) till en mottagare som redan finns i PEPPOL:s nätverk, oavsett land. PEPPOL-nätverket är en stabil och modern infrastruktur som erbjuder en helhetslösning för inte bara e-faktura utan även andra meddelanden inom e-handel.

Vill man ta del av PEPPOLs tjänster vänder man sig till en certifierad leverantör som erbjuder en accesspunkt (AP) in i nätverket.

Exempel på certifierade leverantörer av accesspunkter (AP) till PEPPOL (peppol.eu)

Nej, däremot kan du behöva köpa en tjänst av ett företag som är certifierad som AP för att kunna skicka exempelvis PEPPOL BIS Billing 3 via PEPPOLs nätverk.

Här hittar du de certifierade företagen (peppol.eu)

Den europeiska standarden

Den europeiska standarden beskriver affärstermerna i en e-faktura, till exempel fakturanummer samt köparens och säljarens uppgifter. När man utväxlar e-fakturor enligt den europeiska standarden kan två olika XML-format användas: UBL (Universal Business Language) och CII (Cross Industry Invoice).

Upphandlande myndigheter och enheter ska kunna ta emot båda XML-formaten medan leverantörerna kan välja att använda ett av dem, och UBL är det absolut vanligaste. I PEPPOL kallas den europeiska standarden för PEPPOL BIS Billing 3. Ett enkelt sätt för er som upphandlande myndighet att leva upp till lagen är att ansluta er som fakturamottagare i PEPPOL.

Nej, inte för upphandlingar som påbörjas efter den 1 april 2019. Inom befintliga avtal kan dock leverantören fortsätta skicka fakturor i det format som är avtalat.

Om ni har fungerande fakturaflöden för till exempel Svefaktura 1.0, Svefaktura BIS 5A 2.0 eller SFTI Fulltextfaktura 2.3 och 2.4 kan ni fortsatt avtala om dessa format även efter att lagen trätt i kraft.

DIGG och SFTI rekommenderar i första hand att man använder PEPPOL BIS Billing 3 (UBL) för att följa den europeiska standarden.

Innan e-fakturan skickas till mottagaren måste den konverteras och valideras så avsändaren försäkrar sig om att e-fakturan överensstämmer med den nya europeiska standarden.

Det är vid sändning och mottagande av e-faktura som den nya europeiska standarden ska följas. Format som hanteras innan sändning respektive efter mottagandet hanteras på det sätt som respektive organisation önskar. Organisationen ansvarar även för att alla skickade /mottagna elektroniska original är spårbara och att informationen i fakturan är korrekt efter genomförda konverteringar.

Ja, det behöver ni efter den 1 april 2019. DIGG rekommenderar att aktörer i den svenska offentliga sektorn säkerställer att er e-handelstjänst eller motsvarande it-stöd kan hantera CII-formatet per den 1 april 2019. Då är ni redo att vid förfrågan kunna tillmötesgå ett sådant önskemål från er leverantör.

Ytterst få leverantörer hanterar CII i dag. Kravet har tillkommit eftersom vissa intressegrupper i det europeiska standardiseringsarbetet argumenterat för att inkludera detta format.

Mot bakgrund av den begränsade användningen är det vare sig nödvändigt eller lämpligt att på förhand registrera sig som mottagare av CII i PEPPOL-nätverket. Innan en anslutning bör ni ha kontakt med leverantören i fråga. CII är inte lika etablerat i Europa som UBL-formatet, och det finns mindre omfattande tekniskt stöd tillgängligt. Vid de första anslutningarna kan det därför vara bra att testa så att det verkligen fungerar.

Nej, det behöver ni inte. Kravet att hantera CII gäller enbart då ni tar emot fakturor från leverantörer efter den 1 april 2019.

Ja, lagen ger utrymme att avtala om andra strukturerade elektroniska format än den europeiska standarden, i Sverige PEPPOL BIS Billing 3.

Pappers- och pdf-faktura

Nej. Enligt lagen avser elektroniska fakturor sådana fakturor som har utfärdats, översänts och mottagits i ett strukturerat elektroniskt format. Det sistnämnda innebär att det ska vara möjligt att behandla fakturorna automatiskt och elektroniskt. En pdf-faktura lever inte upp till detta krav.

Lagen om e-faktura skiljer på upphandlingar som påbörjas innan respektive efter den 1 april. Ni kommer att ha båda typer av flöden under en period, men styr om mot e-faktura vartefter nya avtal tecknas. Direktupphandlingar berörs i samband med att inköpet sker så här behöver ni ha en dialog med leverantören och kontrollera att de kan skicka e-faktura eller att de registrerar sitt underlag i er fakturaportal.

Ni kan inte neka inkomna fakturor med hänvisning till lagen, fakturor är att anse som inkomna handlingar.

Stöd för att införa e-faktura

EU-kommissionen driver programmet Connecting Europe Facility (CEF) som stödjer satsningar på digitalisering av förvaltningen, inklusive e-faktura. Via CEF-programmet ger EU-kommissionen stöd för att underlätta arbetet samt bistår med projektfinansiering.

Inom CEF-programmet kan projekt beviljas finansiering med upp till 75 procent av projektets kostnader. Det finns villkor uppsatta för vilka projekt som får finansiering och hur EU-kommissionen ska prioritera mellan olika ansökningar. Mer information om ansökningsprocessen och aktuella utlysningar finns på EU-kommissionens webbplats.

Alla projektansökningar behöver ha ett godkännande av regeringen. Detta hanteras av enheten för digital förvaltning vid Finansdepartementet. Tänk på att handläggningen medför vissa ledtider.

CEF-projektets administrativa krav på ansökan, löpande rapportering och slutredovisning behöver vägas mot det ekonomiska bidraget. Ni behöver också tänka på att säkra upp tillräckliga interna resurser för att genomföra projektet. Därför kan det vara värt att i varje fall noga bedöma om det är genomförbart i ert specifika fall.

Ett tips för den som är intresserad är att till exempel samarbeta med organisationer i samma geografiska område eller som använder samma it-plattform. Då kan man dela på det administrativa arbetet och genom samarbetet lära av varandra. I sådana fall bör ni förslagsvis upprätta ett tydligt konsortieavtal mellan de inblandade parterna för att reglera roller och ansvar för olika delar i arbetet, inklusive samordning och administration.

Tänk på att om ni samarbetar med konsulter för att ansöka och genomföra ett projekt av detta slag så kan ni behöva upphandla detta stöd enligt gällande upphandlingsregler.