Antal elektroniska ordrar

Uppföljningen av de statliga myndigheternas e-handel visar att myndigheterna i snitt gjorde 222 elektroniska ordrar per 100 årsarbetskrafter under första halvåret 2018. Det är en tydlig ökning jämfört med tidigare mätningar. Uppföljningen visar dock att det skiljer sig stort mellan olika myndigheter, och nästan var femte myndighet anger att de inte gör några elektroniska beställningar alls.

En elektronisk order har många fördelar jämfört med en beställning via telefon eller ett köp i butik. Förutom tids- och kostnadsbesparingar så gör myndigheten inköpet baserat på de upphandlade ramavtal som finns. Det innebär att köpet är det bästa utifrån flera aspekter – bland annat det bästa priset.

Resultatet visar att antalet elektroniska ordrar för staten som helhet är 222 stycken per 100 årsarbetskrafter. Detta innebär att en anställd på en myndighet i genomsnitt lägger ungefär 2,5 stycken ordrar under ett halvår. Det är en tydlig ökning av myndigheternas elektroniska beställningar, då motsvarande siffra för ett år sedan endast var 1 elektronisk order per anställd och halvår.

Det förbättrade resultatet för staten som helhet beror delvis på en liten generell ökning bland de myndigheter som har kommit igång med e-beställningar. Men utfallet är främst en följd av att de myndigheter som redan har en utvecklad e-handel, och gör många elektroniska beställningar, nu gör ännu fler.

Storleken på myndigheten verkar inte vara en avgörande faktor för att uppvisa ett bra resultat med många elektroniska beställningar. Det är både större och mindre organisationer som uppvisar en hög siffra. Gemensamt bland de myndigheter som ligger i topp är däremot att flera av dem har genomfört ett strategiskt och målinriktat e-handelsarbete i sin organisation, vilket troligtvis är en viktig framgångsfaktor.

I likhet med tidigare år är det stor skillnad mellan myndigheterna i hur långt de kommit på området. De myndigheter som redan kommit långt har förbättrat sig ytterligare, medan nästan var femte myndighet anger att de inte gör några elektroniska beställningar alls. Det är ungefär en lika stor andel som tidigare år och innebär att en betydande andel av myndigheterna fortfarande inte infört e-handel i praktiken. Dessa myndigheter kan inte anses leva upp till föreskriften till förordningen om elektroniskt informationsutbyte (2003:770), där det framgår att myndigheterna ska göra sina utgående beställningar elektroniskt.

En order är resultatet av att en beställning har godkänts i myndighetens e-handelssystem. Ordrar kan skickas elektroniskt till varu- eller tjänsteleverantörer men de kan också kommuniceras på andra sätt.

Statliga myndigheter ska kunna hantera sina beställningar av varor och tjänster elektroniskt. Beställningarna ska i normalfallet godkännas av ansvarig chef, budgetansvarig eller motsvarande innan de kommuniceras till leverantör. En beställning kan omfatta varor och tjänster från flera leverantörer men varje leverantör får en separat order.

Med e-handelssystem menar vi de olika it-system och tjänster som används på en myndighet för e-handel och elektroniska fakturor (e-fakturor), till exempel systemen via ramavtalen för e-handelstjänst, Raindance och Proceedo.