Andel e-fakturor

Uppföljningen av de statliga myndigheternas e-handel visar att andelen elektroniska fakturor (e-fakturor) ökar i snabbare takt än tidigare. Resultatet visar dock att andelen e-fakturor varierar väldigt mycket mellan olika myndigheter.

I enkäten frågar vi varje myndighet om fördelningen mellan e-fakturor i förhållande till pappersfakturor. Resultatet visar att staten som helhet tog emot 68 procent e-fakturor under första halvåret 2018. Det är en ökning med 11 procentenheter under ett års tid. Ökningen sker också i en snabbare takt än tidigare år, vilket delvis förklaras av att marknaden för elektroniska fakturor blir allt mer mogen. Det innebär att både köpare och säljare i högre grad har lösningar för och möjlighet att fakturera elektroniskt.

En annan förklaring till den snabbare ökningen kan vara att myndigheterna förbereder sig för den kommande lagen om elektroniska fakturor till följd av offentlig upphandling. Ett stöd för den slutsatsen är att myndigheterna ställer krav på e-faktura i sina upphandlingar i större utsträckning än tidigare. Uppföljningen visar att tre av fyra myndigheter uppger att de alltid eller ofta ställer krav på e-faktura i sina upphandlingar.

Majoriteten av myndigheterna har ett fakturaflöde som består av över 50 procent e-fakturor. Men i likhet med tidigare år varierar det stort i andelen e-fakturor mellan myndigheterna. Några myndigheter uppger att de har över 90 procent e-fakturor, medan ungefär var sjunde myndighet fortfarande har ett fakturaflöde som är pappersbaserat till 70 procent eller mer. Ett flertal myndigheter har med andra ord en del arbete kvar för att leva upp till kraven i den kommande lagen om obligatorisk e-faktura till följd av offentlig upphandling.

En elektronisk faktura (e-faktura) är en faktura som både skickas och tas emot i elektronisk form. E-fakturor skapas och skickas mellan två parters system och kan behandlas automatiskt. En pdf-faktura kräver manuell hantering och räknas inte som en e-faktura i vår uppföljning.

Varu- och tjänsteleverantörer som saknar stöd för att skicka e-fakturor till myndigheter kan registrera dem i en leverantörsportal (fakturaportal), som är ett webbgränssnitt som myndigheten tillhandahåller. Dessa fakturor räknas som e-fakturor i vår uppföljning.