Uppföljning av myndigheternas e-handel

Den senaste uppföljningen mellan 1 juli-31 december 2018 av statliga myndigheters e-handel visar på att många myndigheter fortsatt att förbättra sitt e-handelsarbete inom flera områden. Det är dock fortfarande många myndigheter som ligger långt efter och som exempelvis inte kommit igång med att göra elektroniska beställningar.

DIGG följer regelbundet upp de statliga myndigheternas utveckling inom e-handel och detta har gjorts två gånger under 2018, men kommer fortsättningsvis att göras en gång per år. Enkäten skickas ut till alla statliga myndigheter med fler än 50 årsarbetskrafter, som ska hantera utgående beställningar av varor och tjänster elektroniskt enligt föreskrifter till förordning 2003:770. Den senaste undersökningen avser perioden 1 juli till 31 december 2018. Enkäten skickades till 153 myndigheter med en svarsfrekvens på 90 procent.

Vår analys av resultatet

Resultatet visar att andelen e-fakturor fortsätter att öka för många myndigheter. Detta kan delvis bero på att myndigheterna blivit bättre att ställa krav på e-faktura i sina upphandlingar men även att de aktivt arbetar med att öka antalet leverantörer som skickar elektronisk faktura antingen direkt till myndigheten eller via dess fakturaportal. Vid denna mätning hade inte lagen om obligatorisk e-faktura till följd av offentlig upphandling trätt i kraft.

Resultatet visar att antalet elektroniska order har fortsatt att öka för över 40 procent av myndigheterna samtidigt som några myndigheter har angett färre ordrar jämfört med första mätningen 2018. Ytterligare fem myndigheter har kommit igång att e-handla sedan första mätningen 2018. En minskning i antal ordrar för en myndighet som har kommit igång med e-handel kan innebära att de har fortsatt att förbättra sin beställarorganisation och samordnar sina inköp. Det finns dock en förhållandevis hög andel myndigheter som ännu inte kommit igång med att göra elektroniska beställningar.

Myndigheter som deltagit i något av utvecklingsprogrammen – som tidigare genomfördes i ESV:s regi - inom e-handel har klart bättre siffror i snitt och står för en större ökning av sina nyckeltal än för myndigheterna som helhet.

Sammanfattningsvis visar resultatet att många myndigheter behöver fortsätta förbättra sitt e-handelsarbete ytterligare för att kunna realisera de effektiviseringsvinster som e-handel möjliggör.

Myndigheternas resultat 2018

Förklaring av färgmarkeringarna:

  • Grön: 25% av de svarande myndigheterna som har högsta siffrorna per nyckeltal markeras grön i tabellen.
  • Gul: 50% av de svarande myndigheterna som ligger i mellanskiktet per nyckeltal.
  • Röd: 25% av de svarande myndigheterna som har lägst siffror per nyckeltal.
  • Grå: myndigheter som fått enkäten men ej besvarat den.
  • Ljusgrå: myndigheter som angett att de inte kan matcha i sitt e-handelssystem, frågan ställdes endast i första undersökningen för 2018.

Nedanför tabellen finns analyser av respektive nyckeltal.

Första halvåret 2018

Myndighet
Antal e-ordrar per 100 årsarbetskraft
Andel e-fakturor
Andel matchade fakturor
Affärsverket svenska kraftnät
923
60%
58%
Arbetsförmedlingen
1545
90%
88%
Arbetsgivarverket
9
23%
1%
Arbetsmiljöverket
178
44%
43%
Blekinge tekniska högskola
416
74%
36%
Bolagsverket
73
57%
26%
Boverket
36
91%
5%
Brottsförebyggande rådet
9
50%
1%
Centrala studiestödsnämnden
30
27%
35%
Diskrimineringsombudsmannen
0
37%
1%
Domstolsverket
25
70%
3%
E-hälsomyndigheten
5
12%
15%
Ekobrottsmyndigheten
23
89%
0%
Ekonomistyrningsverket
187
73%
55%
Energimarknadsinspektionen
0
24%
0%
Exportkreditnämnden
15
76%
56%
Finansinspektionen
5
72%
1%
Folke Bernadotteakademin
0
32%
0%
Folkhälsomyndigheten
5
48%
1%
Fortifikationsverket
1178
61%
51%
Försvarshögskolan
413
74%
42%
Försäkringskassan
67
71%
32%
Gymnastik- och idrottshögskolan
22
12%
1%
Göteborgs universitet
177
67%
13%
Havs- och vattenmyndigheten
0
63%
0%
Högskolan Dalarna
80
64%
29%
Högskolan i Borås
0
58%
0%
Högskolan i Gävle
155
46%
N/A
Högskolan i Halmstad
0
70%
19%
Högskolan i Skövde
58
75%
19%
Högskolan Kristianstad
16
82%
22%
Högskolan Väst
189
66%
55%
Inspektionen för arbetslöshetsförsäkringen
2
60%
0%
Inspektionen för vård och omsorg
19
80%
5%
Institutet för rymdfysik
47
52%
N/A
Institutet för språk och folkminnen
8
29%
1%
Kammarkollegiet
8
65%
46%
Karlstads universitet
48
63%
12%
Karolinska institutet
46
50%
3%
Kemikalieinspektionen
1
47%
1%
Kommerskollegium
12
75%
20%
Konjunkturinstitutet
69
78%
45%
Konkurrensverket
3
62%
0%
Konstfack
67
6%
0%
Konsumentverket
16
68%
1%
Kriminalvården
249
71%
20%
Kronofogdemyndigheten
Ej svarat
Ej svarat
Ej svarat
Kungl. biblioteket
192
44%
0%
Kungl. Konsthögskolan
0
42%
0%
Kungl. Musikhögskolan i Stockholm
0
8%
0%
Kungl. Tekniska högskolan
128
74%
N/A
Kustbevakningen
29
63%
16%
Lantmäteriet
229
66%
15%
Linköpings universitet
291
58%
27%
Linnéuniversitetet
15
75%
2%
Livsmedelsverket
67
51%
41%
Luftfartsverket
0
63%
0%
Luleå tekniska universitet
14
77%
31%
Lunds universitet
140
62%
18%
Läkemedelsverket
26
61%
30%
Länsstyrelsen i Blekinge län
2
40%
0%
Länsstyrelsen i Dalarnas län
68
39%
7%
Länsstyrelsen i Gotlands län
25
37%
2%
Länsstyrelsen i Gävleborgs län
24
44%
3%
Länsstyrelsen i Hallands län
65
54%
6%
Länsstyrelsen i Jämtlands län
23
33%
2%
Länsstyrelsen i Jönköpings län
21
46%
5%
Länsstyrelsen i Kalmar län
0
34%
0%
Länsstyrelsen i Kronobergs län
15
22%
1%
Länsstyrelsen i Norrbottens län
110
20%
8%
Länsstyrelsen i Skåne län
120
17%
0%
Länsstyrelsen i Stockholms län
298
26%
22%
Länsstyrelsen i Södermanlands län
74
14%
3%
Länsstyrelsen i Uppsala län
140
42%
11%
Länsstyrelsen i Värmlands län
29
31%
3%
Länsstyrelsen i Västerbottens län
55
45%
6%
Länsstyrelsen i Västernorrlands län
76
52%
20%
Länsstyrelsen i Västmanlands län
43
30%
4%
Länsstyrelsen i Västra Götalands län
219
68%
66%
Länsstyrelsen i Örebro län
113
52%
10%
Länsstyrelsen i Östergötlands län
20
41%
1%
Malmö högskola
61
55%
7%
Migrationsverket
127
92%
50%
Mittuniversitetet
26
57%
N/A
Moderna museet
0
33%
0%
Myndigheten för delaktighet
0
13%
0%
Myndigheten för samhällsskydd och beredskap
170
31%
N/A
Myndigheten för tillgängliga medier
16
49%
1%
Myndigheten för ungdoms- och civilsamhällesfrågor
0
64%
35%
Myndigheten för yrkeshögskolan
7
66%
26%
Mälardalens högskola
35
67%
6%
Naturhistoriska riksmuseet
0
32%
N/A
Naturvårdsverket
4
44%
0%
Patent- och registreringsverket
131
49%
22%
Pensionsmyndigheten
62
71%
7%
Polismyndigheten
90
48%
12%
Post- och telestyrelsen
7
73%
34%
Riksantikvarieämbetet
50
51%
4%
Riksarkivet
Ej svarat
Ej svarat
Ej svarat
Riksgäldskontoret
0
30%
0%
Rådet för Europeiska socialfonden i Sverige
32
72%
54%
Rättsmedicinalverket
244
59%
27%
Sameskolstyrelsen
5
18%
0%
Sjöfartsverket
0
69%
30%
Skatteverket
167
42%
24%
Skogsstyrelsen
275
77%
35%
Socialstyrelsen
49
60%
8%
Specialpedagogiska skolmyndigheten
144
79%
27%
Statens beredning för medicinsk och social utvärdering
0
10%
0%
Statens energimyndighet
84
75%
55%
Statens fastighetsverk
1754
34%
41%
Statens försvarshistoriska museer
0
23%
0%
Statens geotekniska institut
0
14%
N/A
Statens historiska museer
25
26%
0%
Statens institutionsstyrelse
310
53%
25%
Statens jordbruksverk
9
68%
13%
Statens kulturråd
3
50%
0%
Statens maritima museer
0
26%
0%
Statens museer för världskultur
0
22%
0%
Statens musikverk
18
20%
5%
Statens servicecenter
32
65%
7%
Statens skolinspektion
12
59%
1%
Statens skolverk
77
85%
12%
Statens tjänstepensionsverk
24
55%
16%
Statens veterinärmedicinska anstalt
361
59%
43%
Statens väg- och transportforskningsinstitut
0
70%
0%
Statistiska centralbyrån
117
53%
27%
Statskontoret
0
39%
0%
Stockholms konstnärliga högskola
Ej svarat
Ej svarat
Ej svarat
Stockholms universitet
52
58%
3%
Strålsäkerhetsmyndigheten
112
64%
13%
Styrelsen för ackreditering och teknisk kontroll
9
68%
0%
Styrelsen för internationellt utvecklingssamarbete
0
72%
0%
Svenska institutet
Ej svarat
Ej svarat
Ej svarat
Sveriges geologiska undersökning
6
41%
0%
Sveriges lantbruksuniversitet
286
58%
16%
Sveriges meteorologiska och hydrologiska institut
151
80%
67%
Södertörns högskola
229
81%
30%
Tandvårds- och läkemedelsförmånsverket
3
54%
1%
Tillväxtverket
0
58%
1%
Totalförsvarets rekryteringsmyndighet
Ej svarat
Ej svarat
Ej svarat
Trafikverket
69
77%
0%
Transportstyrelsen
134
79%
2%
Tullverket
36
80%
65%
Umeå universitet
3
67%
0%
Universitetskanslersämbetet
21
52%
2%
Upphandlingsmyndigheten
16
49%
1%
Uppsala universitet
Ej svarat
Ej svarat
Ej svarat
Verket för innovationssystem
57
74%
5%
Vetenskapsrådet
125
60%
1%
Åklagarmyndigheten
27
81%
6%
Örebro universitet
3
76%
16%

Andra halvåret 2018

Myndighet
Antal e-ordrar per 100 årsrbetskraft
Andel e-fakturor
Andel matchade fakturor
Affärsverket svenska kraftnät
1230
68%
55%
Arbetsförmedlingen
1246
89%
83%
Arbetsgivarverket
1
32%
0%
Arbetsmiljöverket
192
46%
0%
Blekinge tekniska högskola
532
75%
46%
Bolagsverket
67
77%
63%
Boverket
40
90%
2%
Brottsförebyggande rådet
8
68%
1%
Centrala studiestödsnämnden
33
31%
36%
Diskrimineringsombudsmannen
0
54%
2%
Domstolsverket
26
77%
3%
E-hälsomyndigheten
0
10%
0%
Ekobrottsmyndigheten
22
87%
0%
Ekonomistyrningsverket
128
75%
46%
Energimarknadsinspektionen
1
17%
0%
Exportkreditnämnden
11
77%
61%
Finansinspektionen
2
77%
0%
Folke Bernadotteakademin
0
30%
0%
Folkhälsomyndigheten
10
72%
0%
Fortifikationsverket
1446
63%
54%
Försvarshögskolan
378
49%
41%
Försäkringskassan
76
78%
19%
Gymnastik- och idrottshögskolan
53
11%
3%
Göteborgs universitet
165
63%
9%
Havs- och vattenmyndigheten
0
63%
0%
Högskolan Dalarna
40
60%
24%
Högskolan i Borås
0
50%
0%
Högskolan i Gävle
135
50%
3%
Högskolan i Halmstad
1
66%
20%
Högskolan i Skövde
84
77%
25%
Högskolan Kristianstad
4
82%
24%
Högskolan Väst
206
65%
45%
Inspektionen för arbetslöshetsförsäkringen
7
68%
0%
Inspektionen för vård och omsorg
14
76%
3%
Institutet för rymdfysik
36
55%
0%
Institutet för språk och folkminnen
12
31%
2%
Kammarkollegiet
Ej svarat
Ej svarat
Ej svarat
Karlstads universitet
56
66%
8%
Karolinska institutet
0
55%
3%
Kemikalieinspektionen
Ej svarat
Ej svarat
Ej svarat
Kommerskollegium
5
73%
20%
Konjunkturinstitutet
Ej svarat
Ej svarat
Ej svarat
Konkurrensverket
Ej svarat
Ej svarat
Ej svarat
Konstfack
50
4%
0%
Konsumentverket
12
72%
2%
Kriminalvården
221
73%
21%
Kronofogdemyndigheten
124
41%
9%
Kungl. biblioteket
132
46%
0%
Kungl. Konsthögskolan
0
5%
0%
Kungl. Musikhögskolan i Stockholm
1
9%
0%
Kungl. Tekniska högskolan
135
70%
0%
Kustbevakningen
39
69%
14%
Lantmäteriet
198
69%
9%
Linköpings universitet
259
63%
22%
Linnéuniversitetet
37
56%
4%
Livsmedelsverket
66
54%
38%
Luftfartsverket
0
63%
4%
Luleå tekniska universitet
22
79%
33%
Lunds universitet
141
66%
18%
Läkemedelsverket
35
56%
14%
Länsstyrelsen i Blekinge län
4
37%
0%
Länsstyrelsen i Dalarnas län
59
40%
4%
Länsstyrelsen i Gotlands län
18
40%
1%
Länsstyrelsen i Gävleborgs län
20
33%
1%
Länsstyrelsen i Hallands län
46
61%
2%
Länsstyrelsen i Jämtlands län
36
38%
2%
Länsstyrelsen i Jönköpings län
18
44%
3%
Länsstyrelsen i Kalmar län
1
34%
0%
Länsstyrelsen i Kronobergs län
11
48%
1%
Länsstyrelsen i Norrbottens län
141
39%
7%
Länsstyrelsen i Skåne län
113
26%
13%
Länsstyrelsen i Stockholms län
252
50%
26%
Länsstyrelsen i Södermanlands län
Ej svarat
Ej svarat
Ej svarat
Länsstyrelsen i Uppsala län
128
49%
10%
Länsstyrelsen i Värmlands län
24
30%
2%
Länsstyrelsen i Västerbottens län
113
49%
5%
Länsstyrelsen i Västernorrlands län
65
50%
11%
Länsstyrelsen i Västmanlands län
Ej svarat
Ej svarat
Ej svarat
Länsstyrelsen i Västra Götalands län
185
66%
42%
Länsstyrelsen i Örebro län
141
51%
7%
Länsstyrelsen i Östergötlands län
16
45%
1%
Malmö högskola
69
58%
8%
Migrationsverket
106
74%
32%
Mittuniversitetet
32
58%
0%
Moderna museet
0
27%
0%
Myndigheten för delaktighet
0
15%
0%
Myndigheten för samhällsskydd och beredskap
328
42%
0%
Myndigheten för tillgängliga medier
16
54%
0%
Myndigheten för ungdoms- och civilsamhällesfrågor
0
69%
21%
Myndigheten för yrkeshögskolan
10
67%
23%
Mälardalens högskola
57
70%
8%
Naturhistoriska riksmuseet
Ej svarat
Ej svarat
Ej svarat
Naturvårdsverket
1
43%
0%
Patent- och registreringsverket
116
43%
0%
Pensionsmyndigheten
43
71%
6%
Polismyndigheten
88
49%
7%
Post- och telestyrelsen
5
72%
31%
Riksantikvarieämbetet
72
55%
4%
Riksarkivet
Ej svarat
Ej svarat
Ej svarat
Riksgäldskontoret
0
38%
0%
Rådet för Europeiska socialfonden i Sverige
21
100%
59%
Rättsmedicinalverket
231
61%
21%
Sameskolstyrelsen
10
23%
0%
Sjöfartsverket
Ej svarat
Ej svarat
Ej svarat
Skatteverket
154
53%
25%
Skogsstyrelsen
272
82%
55%
Socialstyrelsen
37
43%
3%
Specialpedagogiska skolmyndigheten
161
76%
12%
Statens beredning för medicinsk och social utvärdering
0
15%
0%
Statens energimyndighet
88
79%
55%
Statens fastighetsverk
1627
37%
44%
Statens försvarshistoriska museer
0
22%
0%
Statens geotekniska institut
0
8%
0%
Statens historiska museer
22
32%
1%
Statens institutionsstyrelse
319
60%
22%
Statens jordbruksverk
Ej svarat
Ej svarat
Ej svarat
Statens kulturråd
25
26%
0%
Statens maritima museer
2
24%
0%
Statens museer för världskultur
1
24%
0%
Statens musikverk
19
24%
7%
Statens servicecenter
46
73%
11%
Statens skolinspektion
Ej svarat
Ej svarat
Ej svarat
Statens skolverk
97
87%
32%
Statens tjänstepensionsverk
81
60%
17%
Statens veterinärmedicinska anstalt
424
60%
28%
Statens väg- och transportforskningsinstitut
0
54%
0%
Statistiska centralbyrån
116
68%
29%
Statskontoret
0
48%
0%
Stockholms konstnärliga högskola
Ej svarat
Ej svarat
Ej svarat
Stockholms universitet
19
64%
2%
Strålsäkerhetsmyndigheten
146
97%
9%
Styrelsen för ackreditering och teknisk kontroll
11
68%
1%
Styrelsen för internationellt utvecklingssamarbete
0
74%
5%
Svenska institutet
Ej svarat
Ej svarat
Ej svarat
Sveriges geologiska undersökning
0
43%
0%
Sveriges lantbruksuniversitet
274
58%
15%
Sveriges meteorologiska och hydrologiska institut
181
75%
48%
Södertörns högskola
214
81%
32%
Tandvårds- och läkemedelsförmånsverket
4
54%
0%
Tillväxtverket
0
61%
1%
Totalförsvarets rekryteringsmyndighet
77
68%
12%
Trafikverket
Ej svarat
Ej svarat
Ej svarat
Transportstyrelsen
140
73%
1%
Tullverket
36
84%
66%
Umeå universitet
30
75%
3%
Universitetskanslersämbetet
18
59%
1%
Upphandlingsmyndigheten
46
58%
1%
Uppsala universitet
114
59%
0%
Verket för innovationssystem
35
77%
2%
Vetenskapsrådet
143
65%
2%
Åklagarmyndigheten
30
85%
8%
Örebro universitet
2
79%
22%

Vår analys per område

Under andra halvåret 2018 har myndigheterna i snitt lagt 204 e-ordrar per 100 årsarbetskrafter. Detta är en minskning med 18 ordrar sedan första halvåret, men det behöver inte innebära en försämring då många myndigheter arbetar med att förbättra sina beställarorganisationer och att utse ansvariga beställare som därmed kan samordna inköp och detta leder i sin tur i många fall till att färre order läggs totalt inom myndigheten.

En elektronisk order har många fördelar jämfört med en beställning via telefon eller ett köp i butik. Förutom tids- och kostnadsbesparingar gör myndigheten inköpet baserat på de upphandlade ramavtal som finns. Det innebär att köpet är det bästa utifrån flera aspekter – bland annat det bästa priset.

Storleken på myndigheten verkar inte vara en avgörande faktor för att uppvisa ett bra resultat med många elektroniska beställningar. Det är både större och mindre organisationer som uppvisar en hög siffra. Gemensamt bland de myndigheter som ligger i topp är däremot att flera av dem har genomfört ett strategiskt och målinriktat e-handelsarbete i sin organisation, vilket troligtvis är en viktig framgångsfaktor.

I likhet med tidigare år är det stor skillnad mellan myndigheterna i hur långt de kommit på området. De myndigheter som redan kommit långt har förbättrat sig ytterligare, medan nästan var femte myndighet anger att de inte gör några elektroniska beställningar alls. Det är ungefär en lika stor andel som tidigare år och innebär att en betydande andel av myndigheterna fortfarande inte infört e-handel i praktiken. Dessa myndigheter kan inte anses leva upp till föreskriften till förordningen om elektroniskt informationsutbyte (2003:770), där det framgår att myndigheterna ska göra sina utgående beställningar elektroniskt.

I tidigare enkäter har respondenterna kunnat räkna bort de fakturor som de ansett inte skulle kunna bli elektroniska fakturor. Denna möjlighet är borttagen från och med denna enkät med anledning av att möjligheten användes olika mellan myndigheterna och att lagen om e-faktura vid offentlig upphandling inte ger denna möjlighet. Detta har lett till att den totala mängden fakturor har ökat och därmed ser andelen e-fakturor ut att ha minskat jämfört med första halvåret 2018.

I enkäten frågar DIGG varje myndighet om fördelningen mellan e-fakturor i förhållande till pappersfakturor. Resultatet visar att staten som helhet tog emot 66 procent e-fakturor under andra halvåret 2018.

64 procent (88 stycken) av myndigheterna som besvarade enkäten har över 50 procent elektroniska fakturor varav 8 procent uppger att de har mer än 80 procent elektroniska fakturor. Men i likhet med tidigare mätningar varierar andelen e-fakturor stort mellan myndigheterna. Ungefär var sjunde myndighet har fortfarande ett fakturaflöde som är pappersbaserat till 70 procent eller mer.

I tidigare enkäter har myndigheterna kunnat räkna bort de fakturor som de ansett inte skulle kunna matchas, denna möjlighet är borttagen från och med denna enkät med anledning av att möjligheten användes olika mellan myndigheterna. Detta har påverkat några myndigheters nyckeltal negativt.

Fakturamatchning innebär att en leverantörsfaktura har kunnat knytas till en order eller ett abonnemang i e-handelssystemet. Syftet är både att automatisera fakturahanteringen vilket leder till stora tidsvinster och att upptäcka felaktigheter – exempelvis att de fakturerade priserna avviker från avtalet.

Resultatet visar att cirka var fjärde faktura i staten är matchad mot en order eller ett abonnemang. Utfallet skiljer sig dock fortfarande stort mellan myndigheterna, vilket är i linje med resultaten från tidigare mätningar. En del myndigheter har kommit långt på området och 7 procent av myndigheterna har över 50 procent matchning.

Andelen myndigheter som har angivit att de inte matchar några fakturor har minskat men ligger ändå på en relativt hög nivå med drygt en fjärdedel av myndigheterna.

I enkäten ställdes en fråga om i vilken grad några angivna faktorer ansågs vara en utmaning/svårighet för myndigheten i utvecklingen och förbättringen av dess e-handelsarbete? Skalan var 0-6 där 0 innebar ”ingen utmaning/svårighet alls” och 6 innebär ”mycket stor svårighet/utmaning”.

Av sifforna nedan framgår att det upplevs enklare att frigöra ekonomiska resurser än personella resurser till e-handelsarbetet. Brist på personella resurserna är den största utmaningen i utvecklingen och förbättringen av e-handelsarbetet inom myndigheterna.


A) Att frigöra ekonomiska resurser: 3,13
B) Att frigöra personella resurser: 4,16
C) Otillräckligt stöd från myndighetens ledning: 2,60
D) Att få leverantörer att ansluta sig till e-handelssystemet: 3,43
E) Att förstå SFTI:s standarder och hur de ska användas: 2,80
F) Att e-handelssystemet har tillräckligt hög funktionalitet: 3,49
G) Förändringsarbete gentemot medarbetare i organisationen: 3,70
H) Annat: 3,57

Alternativet ”Annat” gav möjlighet att komplettera med ett fritextsvar. I fritextsvaren framgår det att flera myndigheter upplever svårigheter med att göra tjänster beställningsbara i e-handelssystemet, flera myndigheter efterfrågar även bättre stöd från Statens servicecenter. Flera myndigheter påtalar också att det är svårt att göra de statliga ramavtalen beställningsbara på e-handel då de ofta är kopplade till förnyad konkurrensutsättning som det saknas systemstöd för i e-handelssystem.

Frågan om myndigheten ställer krav på e-handel i upphandlingar har inte ställts i alla enkäter. Senaste gången var i enkäten som gjordes för första halvåret 2018. Resultatet visade på att det blivit betydligt vanligare att myndigheterna ställer krav på e-faktura i sina upphandlingar. Kraven på e-handel ökar också men i betydligt lägre omfattning.

Att ställa krav på e-faktura respektive e-handel i myndighetens upphandlingar av varor och tjänster är en av de faktorer som kan bidra till att öka antalet inköp via e-handelssystemet.

Resultatet visar att hela 73 procent av myndigheterna uppger att de alltid eller mycket ofta ställer krav på e-faktura i sina upphandlingar. Det är en tydlig ökning med 12 procentenheter jämfört med den senaste mätningen. Ökningen kan dels anses vara resultatet av en allt mer mogen marknad, dels en konsekvens av myndigheternas förberedelser inför den lagen om elektroniska fakturor till följd av offentlig upphandling, som trädde i kraft den 1 april 2019.

Betydligt färre myndigheter ställer krav på e-handel. Endast en tredjedel anger att de alltid eller mycket ofta ställer sådana krav i sina upphandlingar. Det är en ökning med 4 procentenheter jämfört med förra mätningen. Anledningen till att betydligt färre myndigheter ställer krav på e-handel än på e-faktura kan vara att de bedömer att leverantörerna inte kan leva upp till sådana krav. En sådan kravställning i upphandlingar anses därför vara för ”hårda”.

Frågan om myndigheten följer upp inköp och avtalstrohet har inte ställts i alla enkäter. Senaste gången den ställdes var i enkäten som gjordes för första halvåret 2018. Då framkom det att knappt en tredjedel av myndigheterna anger att de använder e-handelssystemet för att följa upp avtalstroheten.

Att handla på de upphandlade ramavtal som finns kan innebära stora kostnadsbesparingar för myndigheterna, jämfört med att göra inköpen hos andra leverantörer. Med hjälp av information i e-handelssystemen kan myndigheterna enkelt följa upp sin avtalstrohet.

Resultatet visar att knappt en tredjedel av myndigheterna följer upp avtalstroheten i systemet. Det är oförändrat jämfört med utfallet för ett år sedan. Anledningen till detta kan vara att myndigheterna använder andra system eller tillämpar en manuell hantering för att följa upp avtalstroheten. En del myndigheter anser att de är för små och därför inte behöver följa upp sina avtal, då de har för få avtal inlagda i systemet. Ytterligare en anledning kan vara att man upplever att man inte har tillräckliga resurser i organisationen.