Frågor och svar om e-handel

 

Hur gör vi för att kunna ta emot fakturor via PEPPOL?

Det finns stöd för PEPPOL i Kammarkollegiets olika ramavtal. Om ni har avropat kan ni meddela ramavtalsleverantören att ni vill läggas upp som fakturamottagare i PEPPOL.

Om ni har gjort en egen upphandling av operatörstjänst behöver ni kontakta er leverantör. 

 

Vilka konsekvenser får det för oss om vi i PEPPOL:s register funktion anger att vi kan ta emot e-fakturor via PEPPOL-nätverket?

Alla kunder som finns med i PEPPOL:s adressregister kan få fakturor från alla varu-/tjänsteleverantörer som kan skicka fakturor via PEPPOL-nätverket.

En stor fördel med PEPPOL är att ni kan ha kvar er elektroniska adress så länge ni vill. Adressen i PEPPOL är fristående från er operatör, det vill säga den som levererar er tjänst för att ta emot e-fakturor. När ni eller någon av era varu-/tjänsteleverantörer byter operatör behövs bara en enda ändring på ett enda ställe av den som gör bytet. Tänk på att uppdatera faktureringsinformationen på er webbplats med er elektroniska adress i PEPPOL, till exempel att ni använder ert organisationsnummer som identifikation, se exempel här.

 

Är det säkert nog att ta emot e-fakturor via PEPPOL-nätverket?

Det är lika säkert att ta emot e-fakturor via PEPPOL som att ta emot dem på andra sätt.

I PEPPOL används moderna lösningar för överföringen och specifikationerna innehåller både tekniska lösningar som kvittenser som avtalsvillkor för operatörernas utförda tjänster. Internt i köparens organisation gör ni alltid samma interna kontroller när ni registrerar eventuella nya leverantörer och det finns ingen skillnad på hanteringen i era arbetsflöden med leveranskontroller och attest med mera.

 

Kommer vi aldrig mer att behöva göra anslutningar och tester med leverantörer när vi går över till PEPPOL?

Erfarenheterna i Norge är att anslutning av varu- och tjänsteleverantör till e-faktura sker automatiskt helt utan tester. För e-handel med till exempel order och katalog behöver man ytterligare en tid genomföra tester även om man även här ofta ser en minskning i tid per anslutning till e-handel.

När kommer det att bli obligatoriskt med e- beställningar och katalog i PEPPOL-nätverket?Statliga myndigheter med fler än 50 anställda kommer från 1 november i år att ha krav på sig att kunna erbjuda e-handel (e-order, e-katalog, etc.) via PEPPOL till de varu- och tjänsteleverantörer som önskar det.

Kan myndigheter skicka kundfakturor som pdf?

Pdf-fakturor uppfyller inte de krav som SFTI ställer på en elektronisk faktura. Pdf-fakturor ingår inte heller i de format som statliga myndigheter ska kunna hantera. ESV vill därför understryka att det är direkt olämpligt att statliga myndigheter (och andra aktörer i offentlig sektor) använder pdf-fakturor, oavsett om dessa fakturor är inkommande eller utgående.

Vi får idag fakturor som pdf-filer i e-post från vissa leverantörer, hur ser DIGG på det?

En pdf-faktura som skickas via e-post är inte tolkningsbar vilket innebär att informationen måste hanteras manuellt i mycket större utsträckning än för en Svefaktura. Därför ger fakturor i pdf-format inte samma effektivisering i hanteringen som en Svefaktura. Enligt ESV:s föreskrifter till 3§ förordning (2003:770) om statliga myndigheters elektroniska informationsutbyte framgår vilka standarder som myndigheter är skyldiga att ta emot. Bland dessa finns inte fakturor i pdf-format listade.

Ytterligare skäl för att undvika pdf-fakturor är att de gör det svårare att leva upp till kraven i regelverken för bokföring och arkivering. En faktura är en inkommen handling och ska hanteras som en sådan. I detta fall är det pdf-filen som utgör verifikation och ska sparas i tio år. Det är inte tillåtet att skriva ut ett elektroniskt dokument och istället arkivera papperskopian. I de fall då även e-postmeddelandet innehåller uppgifter som klassas som räkenskapsinformation, ska även detta arkiveras elektroniskt.

I Mervärdesskattelagen framgår det att det är köparen som ska godkänna att fakturering sker elektroniskt. Leverantören kan inte påtvinga myndigheten en specifik elektronisk lösning som exempelvis att fakturor sänds som pdf-filer i e-post. Det kan därför vara bra att komma överens redan vid upprättande av avtal på vilket sätt den elektroniska faktureringen ska ske. Om leverantören inte kan skicka Svefakturor eller registrera i fakturor i myndighetens fakturaportal är pappersfakturor som skickas till skanningscentralen att föredra framför pdf-fakturor.

I Kammarkollegiets ramavtal ingår ingen funktionalitet för hantering av fakturor i pdf-format.

Med bakgrund av detta avråder därför DIGG myndigheterna från att ta emot fakturor i pdf-format.

 

Vi behöver bifoga dokument med myndighetsbeslut med våra utgående fakturor. Går det att hantera denna typ av bilagor med Svefaktura?

Ja, det går att använda bilagor tillsammans med Svefaktura. Detta är också kravställt i Kammarkollegiets ramavtal för e-handelstjänst.

Det är i vissa fall inte möjligt att skicka med bilagor till Svefaktura, vilket innebär att det finns ett behov att utveckla en tillfällig lösning:

Fakturautställaren
I de fall faktureringssystemet saknar stöd för Svefaktura med bilaga kan en referens göras till bilagan som istället sänds via e-post till en i förväg överenskommen mottagare. Det är att rekommendera att enbart hantera bilagor av detta slag som pdf-filer, tiff-filer eller motsvarande bildformat.

Fakturamottagaren
Fakturamottagaren kan i detta fall knyta bilagan till fakturan när den hanteras i det elektroniska arbetsflödet. Det ger en möjlighet att i slutänden få en samlad hantering av verifikationen trots att överföring av faktura och bilaga gjorts via två olika vägar.

Vilka krav finns det på att bilagor, exempelvis kvitton och deltagarförteckningar, ska skannas och elektroniskt kopplas till fakturan i systemet?

Det finns inget tvång att skanna in bilagor till mottagna fakturor.

Om bilagan är ett underlag som krävs enligt förordningen om myndigheters bokföring eller skatteverket måste denna verifikation knytas till fakturan. Det innebär att när verifikationen (fakturan) tas fram måste det finnas en hänvisning att det finns bilagor och var dessa finns. Det talar för att det torde vara betydligt enklare att skanna in bilagan och koppla denna direkt till fakturan.

När det gäller kundfakturor som myndigheten skickar ut torde dessa vara en del av fakturan. Det innebär att dessa bör vara i elektronisk form.

Handlingar som en verifikation hänvisar till (som bilagor, exempelvis kvitton och deltagarförteckningar) utgör räkenskapsinformation och därför gäller samma arkiveringsregler för dessa som för huvuddokumentet.

 

Vi har fått en annan myndighets e-fakturor. Fakturorna har andra myndigheter som köpare än vår myndighet, men vår partsidentitet är angiven. Vad ska vi göra?

En e-faktura som skickas till fel elektronisk adress anses inte vara avsänd på ändamålsenligt sätt och inte heller ha kommit mottagaren till handa. Jämför detta med hur man skulle göra om det rörde sig om pappersfakturor som skickas till fel adress.

Fakturamottagaren kan i detta fall makulera e-fakturan samt informera fakturautställaren om detta.

Fakturautställaren bör i detta fall säkerställa att rätt partsidentitet finns angiven för fakturamottagaren och sända om e-fakturan.

 

Hur ska moms anges på e-fakturor när myndigheter fakturerar varandra?

Inomstatlig fakturering faller utanför mervärdesskattelagstiftningen och det finns därför varken krav på att ange referens till momsundantag eller att ange skattetotaler som sätts till 0. Att ändå göra detta är däremot inte något fel.

Utifrån detta så kan myndigheter väljer endera av lösningarna:

  1. Inte ange något belopp i fakturan som underlag för uttag av skatt. Utan endast fylla i totalbelopp.
  2. Fylla i beloppet som underlag för uttag av skatt (som blir samma belopp som totalbeloppet i fakturan) och anges skattesats till 0 samt ange orsak till varför skatt inte tas ut, det vill säga att det är fråga om inomstatlig fakturering.

Båda lösningarna är korrekta enligt Svefakturastandarden.

Myndigheter som har både statliga och utomstatliga kunder som faktureras bör vara uppmärksamma vid framtagning av lösningar för e-faktura så att man beaktar mervärdesskattelagstiftningens krav för de utomstatliga fakturorna.

En närliggande fråga är skattebeslut såsom exempelvis Vägverkets fordonsskatt. Dessa faller utanför mervärdesskattelagen och då kan motsvarande förhållningssätt tillämpas.

 

Hur fungerar automatattest av abonnemangsfakturor och vad måste jag tänka på för att komma igång med det?

Automatattest kan minska administrationen och öka säkerheten vid hanteringen av fakturor som rör samtalsavgifter, el, vatten, leasing, hyror och motsvarande. I statliga ramavtal för e-handelstjänst ingår stöd för automatattest av abonnemangsfakturor.

I praktiken går det till så att regler för automatattest registreras för varje enskilt abonnemang. Reglerna omfattar kontering, minimi- och maximibelopp samt periodicitet det vill säga hur ofta som fakturan ska komma.

När fakturan läses in i e-handelstjänsten görs kontroller mot de regler som är registrerade. Om belopp och periodicitet ligger inom de regler som lagts in konteras och attesteras fakturan helt automatiskt. Därefter går fakturan till betalning.

För att komma igång med automatattest behöver ni:

  1. Välja ut lämpliga leverantörer och teckna ett E-kommunikationsavtal där ni bland annat reglerar vad som ska stå på fakturorna för att de ska hanteras på rätt sätt. Både Svefakturor och SFTI fulltextfakturor kan användas för hantering av abonnemangsfakturor. I fulltextfakturan läggs till exempel abonnemangsnummer in i segmentet RFF+SS och i Svefakturan ska exempelvis abonnemangsnummer finnas i taggen AdditionalDocumentReferens (ACD)

  2. Fastställa och dokumentera hur regelverket i e-handelstjänsten för automatattest av fakturor ska utformas för valda leverantörer. För vissa leverantörer kan det vara möjligt att ha ett generellt regelverk som gäller för alla fakturor, till exempel att telefonfakturor som understiger ett visst belopp ska attesteras automatiskt. För andra typer av leverantörer, till exempel när det gäller leasingfakturor kan det behövas särskilda beloppsgränser för varje enskilt abonnemang.

  3. Gå igenom myndighetens befintliga abonnemang och registrera dem i enlighet med de fastställda reglerna.

  4. Justera den befintliga administrativa rutinen för förändringar av abonnemang. Den som uppdaterar regelverket i e-handelstjänsten behöver få veta om det tillkommer abonnemang samt vilka regler som ska registreras för det, om någon regel ska ändras eller om ett abonnemang ska avslutas.

  5. Utforma rutiner för den interna kontrollen. Attesterade underlag bör löpande stämmas av mot de abonnemang som finns registrerade i e-handelstjänsten. Kontroller behöver också göras av vad som har attesterats med automatik, förslagsvis med hjälp av någon form av rapport. Abonnemang utan kostnader kan till exempel vara en varningssignal.

 

Hur hanteras vidarefakturerade utlägg som myndigheter haft för annans räkning?

Oavsett om det är elektronisk fakturering eller papperfaktura måste originalet finnas kvar som verifikation i uppdragstagarens bokföring. Tekniskt sett hanteras dessa bilagor som andra bilagor vid användning av Svefaktura.

 

En offentlig organisation tar emot PEPPOL BIS-fakturor och validerar dem enligt de regler som hör till standarden. Om det är fel i fakturorna (det vill säga att de inte följer standardens regler) sparar man filerna i 3 månader. Sedan tas de bort. En sådan felaktig faktura kan inte läsas in i organisationens system och inte heller läsas i någon form som fungerar för organisationens användare. Man meddelar också fakturautställaren att fakturafilen var fel. Är det okej att kasta bort filer som inte följer överenskommen standard?

Om fakturan inte följer överenskommen standard och varken kan läsas eller behandlas anses den inte vara inkommen som en handling. Dock är rättsläget något oklart kring vilka åtgärder som en mottagande myndighet eller enhet förväntas vidta. Man bör kommunicera felet till utställaren av fakturan och begära att man får en ny faktura, samt påpeka betydelsen av att avsändaren tekniskt validerar fakturan innan den skickas.

Se SFTI:s handledning E-fakturering i offentlig sektor avsnitt 11.4.

 

Vi har tidigare arbetat för att minska antalet pappersfakturor, nu säger man att vi ska gå ifrån samlingsfakturor då vi börjar med e-handel. Varför då?

Administrationen förenklas om den enskilda beställningen kan matchas med rätt faktura i e-handelstjänsten. Detta fungerar inte om leverantören skickar en samlingsfaktura.

Även om det saknas en order går det mycket enklare att hantera en leverantörsfaktura i det elektroniska arbetsflödet om den bara behöver skickas till en enda granskare. 

 

Hur ska man göra om varu- och tjänsteleverantören inte anger ordernummer eller om fakturans beställarreferens saknas eller är felaktig?

Det är viktigt att informera leverantörerna om att de måste ange beställningens ordernummer på de fakturor som skickas till myndigheten. Om ordernummer saknas ska leverantören instrueras att ange beställarreferens.

Fånga upp felaktiga eller obefintliga beställarreferenser och meddela berörda parter för att undvika problemen framöver. Den strategi som ESV förespråkar är att först säkerställa att fakturamottagarens interna rutiner stämmer och själv göra nödvändiga kompletteringar. Först i nästa steg kontaktas fakturautställaren för att säkerställa korrekta uppgifter framöver.

I dialog om fakturor är det viktigt att vara tydlig så att motparten förstår vad problemet är och vad som förväntas. Det är också nödvändigt att varje myndighet informerar berörda inom myndigheten vad som gäller beträffande ordernummer och beställarreferenser just för deras myndighet.

 

Lever vi upp till kraven om elektronisk handel när vår leverantör inte vill ändra adress för e-fakturor till vår nya operatör?

Ja, ni lever upp till kraven i och med att ni via er e-handelstjänst kan skicka och ta emot elektroniska affärsmeddelanden (e-fakturor samt elektroniska order och produktkataloger) samt att ni har kontaktat de varu-/tjänsteleverantörer som skickar eller tar emot elektroniska fakturor och meddelat den nya elektroniska adressen.

Om ni har reglerat kraven på e-faktura i ett avtal med en varu-/tjänsteleverantör kan ni erbjuda dem att använda Leverantörsportalen som ett alternativ till att göra adressändringen.

Myndighetens varu-/tjänsteleverantörer och kunder kan få ett visst besvär och eventuellt också kostnader kopplat till adressändringen. Observera att det krav som finns på myndigheterna om att kunna skicka och ta emot e-fakturor kravet förutsätter att motparten gör sin del.

Om motparten inte är villig att göra en adressändring kan myndigheten återgå till att skicka och ta emot pappersfakturor. Självklart ska ni försöka motivera era varu-/tjänsteleverantörer och kunder att genomföra adressändringen.

Framöver kan PEPPOL:s meddelandeformat och infrastruktur komma att underlätta den här typen av adressändringar, både inom och utom landet.

 

Måste vi skicka elektroniska kundfakturor till andra myndigheter om det innebär att vi behöver betala för att använda deras leverantörsportal?

Alla myndigheter ska kunna hantera såväl kundfakturor som leverantörsfakturor elektroniskt. Om ni ställer ut få fakturor och själva inte kan skicka e-faktura från ert ekonomisystem kan ni skapa e-faktura i en leverantörsportal som er kund tillhandahåller.

Alla myndigheter ska erbjuda sina leverantörer möjlighet till elektronisk kommunikation via en leverantörsportal. Det är den mottagande myndigheten som ska erbjuda leverantörsportalen, det vill säga även bekosta den. Kontakta den aktuella myndigheten (kunden) för att få information om hur ni ska göra för att kunna fakturera dem utan att behöva betala. I avvaktan på svar kan ni övergångsvis skicka pappersfakturor.

Det finns flera leverantörsportaler på marknaden. Därför kan ni i praktiken behöva registrera era kundfakturor i flera olika webbgränssnitt. Eftersom det rör sig om få antal fakturor är detta sannolikt inte så stort problem för er.

 

Får en myndighet neka att skicka och/eller ta emot e-fakturor till/från oss?

Ni ska kunna skicka e-fakturor till alla statliga myndigheter men ni behöver göra det på ett standardiserat sätt. Kraven som finns på myndigheterna är att de ska kunna ta emot Svefakturor via SFTI transportprofil och framöver via PEPPOL som är ett operatörsoberoende nätverk för överföring av elektroniska meddelanden. Många myndigheter kan redan nu ta emot e-fakturor via PEPPOL.

 

Måste vi tillmötesgå en kund eller en leverantörs önskemål om e-fakturor på annat sätt än vi jobbar i offentlig sektor?

Nej, det är inte rimligt att ni bekostar speciallösningar som avviker från de krav som finns på er. Utgångspunkten för myndigheters e-handel är att följa SFTI:s rekommendationer som också återspeglas i ESV:s föreskrifter om standardformat och kommunikationssätt.

Ni kan i dessa situationer vara tillmötesgående och meddela er kund/leverantör att ni inte kan göra på detta sätt och samtidigt berätta om vilka möjligheter till e-fakturering som ni kan erbjuda. Kraven på standardformat för e-fakturor är Svefaktura i version 1 eller 2. Senast från november 2018 ska statliga myndigheter kunna hantera PEPPOL.

Om de inte är intresserade av era förslag så får ni skicka eller ta emot pappersfaktura eftersom det inte är rimligt att ni får merkostnader för diverse speciallösningar.

Kammarkollegiets ramavtal för e-handelstjänst stödjer de krav som finns på myndigheterna i ESV:s föreskrifter och SFTI:s rekommendationer. Visma och CGI erbjuder redan stöd för PEPPOL och mer än hälften av myndigheterna är redan anslutna till PEPPOL för e-fakturering.

Vilka är de formella kraven som ställs på myndigheter knutet till e-beställningar?

Regeringen fattade i november 2013 beslut om ändring av förordningen om statliga myndigheters elektroniska informationsutbyte.

Kraven gäller myndigheter med 50 anställda eller mer som inte är undantagna enligt förordningen.

Som framgår av förordningstexten får ESV meddela föreskrifter för att specificera och precisera innebörden av förordningen. Föreskrifter och allmänna råd till förordningen beslutades i november 2012 och återfinns i ESV cirkulär 2012:6

 

Var kan jag hitta en förklaring över de regler och krav för e-fakturering som gäller för statliga myndigheter?

ESV gav under hösten 2007 ut föreskrifter och allmänna råd till 21 f § förordningen (2000:606) om statliga myndigheters bokföring. I och med att ESV under 2012 beslutade om föreskrifter och allmänna råd till 3 § förordningen (2003:770) om statliga myndigheters elektroniska informationsutbyte flyttades reglerna kring e-fakturering dit.

 

Vad innefattar regeringens obligatorium om e-faktura?

Regeringen beslutade i december 2006 om att det skulle vara obligatoriskt för statliga myndigheter att hantera in- och utgående fakturor elektroniskt. Detta skulle vara genomfört av alla myndigheter senast den 1 juli 2008 och sågs som ett första steg i arbetet med att införa elektroniska inköpsprocesser.

Kravet omfattar alltså samtliga statliga myndigheter, men inte de företag som handlar med statliga myndigheter. Kravet gäller inte heller kommuner och landsting. Avsikten med ett obligatorium var att förenkla samordningen av införandet mellan olika myndigheter och ge en ökad tydlighet mot statens varu- och tjänsteleverantörer. Formellt regleras detta dels i 21 f § förordningen om myndigheters bokföring och dels i 3 § förordning om statliga myndigheters informationsutbyte.

Användandet av e-faktura i staten ska inte vara en börda för näringslivet, tvärtom. Inom ramen för de ramavtal som ESV tecknar erbjuds myndigheterna lösningar som passar olika företags förmåga att använda e-faktura.

 

Vad innefattar föreskriften om standarder för elektroniska produktkataloger, beställningar och fakturor?

För att elektronisk handel ska vara enkel och kostnadseffektiv krävs gemensamma standarder som ger enhetliga gränssnitt för informationsutbytet mellan statliga myndigheter och deras varu- och tjänsteleverantörer. En leverantör ska kunna sända ett handelsmeddelande enligt samma standard till olika offentliga köpare och vice versa ska en offentlig köpare kunna använda samma standard gentemot sina olika leverantörer. Leverantörer ska inte utestängas från affärer med offentlig sektor på grund av den teknik som används. 

SFTI arbetar med e-handelsstandarder för offentlig sektor och samt med information och utbildning inom området. Huvudmän för SFTI är Sveriges Kommuner och Landsting (SKL), ESV och Kammarkollegiet. Verket för förvaltningsutveckling beslutade 2007 att SFTI Basic Invoice version 1.0 (Svefaktura) är statens standard för in- och utgående elektroniska fakturor.

ESV beslutade i november 2012 om föreskrifter och allmänna råd till 3 § i förordningen om statliga myndigheters informationsutbyte. I föreskrifterna anges bland annat att SFTI:s standarder ska användas även vad gäller elektronisk order och elektroniska produktkataloger, se under rubriken "Standarder för e-handel och motsvarande" i föreskrifterna.

Kraven i föreskrifterna vad gäller användning av SFTI:s standarder, omfattar inte den del av myndigheters affärsmeddelanden, exempelvis fakturor eller beställningar, som vid föreskrifternas ikraftträdande hanteras med en annan på marknaden etablerad standard för elektroniska meddelanden.

 

Vi undrar om vårt befintliga it-stöd för e-handel uppfyller kraven?

Regeringen beslutade i juli 2012 att 51 statliga myndigheter i en första etapp ska hantera beställningar elektroniskt senast den 1 juni 2013.

För övriga myndigheter med fler än 50 anställda beslutade regeringen i november 2013 att de ska kunna hantera beställningar elektroniskt senast den 1 juli 2014, se ändring av förordning (2003:770) om statliga myndigheters elektroniska informationsutbyte.

I november 2012 fastställde ESV med stöd i den av regeringen beslutade förordningen de föreskrifter och allmänna råd som gäller inom området. I föreskrifterna återfinns de mer preciserade krav som är obligatoriska för de berörda myndigheterna att följa.

I den formella regleringen (förordning, föreskrifter, allmänna råd) ställs krav på myndigheternas interna hantering i beställnings-, leverans- och fakturahanteringsprocesserna och på informationsutbytet med varu- och tjänsteleverantörer inklusive vilka standarder som ska användas med mera. Därmed ställs också direkt och indirekt krav på myndigheternas it-stöd.

Det är viktigt att förstå att den formella regleringen anger en "lägsta nivå" för hur de berörda myndigheterna ska arbeta inom området framöver. Regleringen införs som ett led i införandet av e-beställningar i staten och syftar till att tydliggöra kraven på myndigheterna. För att realisera den effektiviseringspotential som ligger i införandet av e-beställningar krävs mer av myndigheterna än att "bara klara lägstanivån".

När respektive myndighet tar beslut om vilket it-stöd som ska användas (anskaffas) är det viktigt att ha ett långsiktigt perspektiv och välja ett it-stöd som inte bara klarar av "lägsta nivån" utan totalt sett stödjer de önskvärda framtida arbetssätten inom området, något som myndigheten bör ha beskrivit inom ramen för sitt förändringsarbete.

 

Ska alla beställningar göras i e-handelstjänsten?

Ja, tanken är att använda e-handelstjänsten i de flesta fall. E-handelstjänsten ska stödja de interna processerna i myndigheten även om kommunikationen med varu-/tjänsteleverantören avseende beställningen inte är elektronisk.

E-handelstjänsten hanterar beställningar, det vill säga begäran av leverans av varor eller tjänster vilket alltså sker efter själva upphandlingen. Det går också att hantera fritextbeställningar. Om ett avrop ska göras med förnyad konkurrensutsättning så måste det momentet hanteras utanför e-handelstjänsten.

Det finns vissa undantag från att hantera beställningar elektroniskt, dessa är:

  • Icke momspliktiga inköp som inte omfattas av 11 kap. mervärdesskattelagen. Som exempel kan nämnas beställningar mellan myndigheter.
  • Inköp där erhållen faktura är förenklad, exempelvis biltullar, parkeringsbiljett etc.
  • Inköp som görs genom personligt utlägg alternativt betalas med kort där myndigheten är betalningsansvarig.
  • Beställningar som omfattas av sekretess.

Även fast det inte är ett krav att hantera ovanstående beställningar elektroniskt så bör myndigheten göra det om rutinerna kan effektiviseras. Likaså bör myndigheter hantera beställningar elektroniskt i sin roll som säljare om verksamheten därigenom kan effektiviseras trots att kravet i förordningen endast avser myndigheten i sin roll som köpare.

När man avgör vad som ska hanteras i e-handelstjänsten (och hur) så är det viktigt att komma ihåg vad syftet är. Avsikten är bland annat att få en bättre intern styrning och kontroll kring inköpen samt att samla in data i systemstödet med syfte att bättre kunna följa upp vilka inköp som görs (även hur de görs och av vilka) och därmed kunna styra inköpen bättre framöver, göra bättre upphandlingar etc. Att ha denna målbild framför sig i förändringsarbetet är väldigt viktigt.

 

Vi tar emot fakturor från internationella företag och organisationer. Hur påverkas detta av besluten om standarder och obligatorium?

Enligt ESV:s föreskrifter till förordningen (2003:770) om statliga myndigheters elektroniska informationsutbyte ska beställningar i normalfallet ha godkänts i myndighetens IT-system av ansvarig chef, budgetansvarig eller motsvarande innan den kommuniceras till leverantör. Detta gäller även beställningar till internationella leverantörer. Vidare anges att fakturor från utlandet ska överföras till elektronisk form men de behöver inte tolkas maskinellt.

Enligt ESV:s allmänna råd bör en myndighet hantera fakturor från utlandet elektroniskt på motsvarande sätt som myndigheten hanterar andra fakturor, om myndighetens verksamhet därigenom kan effektiviseras.

En av fördelarna med elektronisk hantering av inköpsprocessen är att den i förväg attesterade ordern kan matchas med rätt faktura. Detta gäller såväl svenska som utländska inköp.

Myndigheter bör, enligt de allmänna råden till den ovan nämnda förordningen, använda PEPPOL:s infrastruktur för överföring av elektroniska meddelanden till och från utländska leverantörer.

 

Kan myndigheten få dispens från kravet på att införa elektroniska beställningar?

Ekonomistyrningsverket får i enskilda fall besluta om undantag från kraven på att hantera utgående beställningar av varor och tjänster elektroniskt om det behövs i avvaktan på att en myndighet ska kunna ansluta sig till Statens servicecenter eller om det finns andra särskilda skäl. Detta framgår av 4 § till förordningen (2003:770) om statliga myndigheters elektroniska informationsutbyte. Undantaget kan avse hela eller delar av myndighetens verksamhet. Det kan också vara tidsbegränsat.

Med särskilda skäl menas exempelvis situationer som:

  • Större omorganisationer i myndigheten
  • Planerad nedläggning eller sammanslagning av myndigheter
  • Verksamhet i utlandet

Myndighetens ansökan om undantag (”dispens”) ska vara skriftlig.

Det är viktigt att myndigheten i sin ansökan tydligt beskriver och motiverar varför undantag bör beviljas. Det måste i förekommande fall också finnas formella beslut som styrker det som åberopas i myndighetens begäran om undantag. Det är också viktigt att myndigheten anger ett realistiskt bortre datum till vilket man vill att undantaget ska gälla.

Ansökan skickas till info@digg.se

Följande situationer är normalt inte skäl för att få undantag beviljat:

  • Försening i arbetet som gör att myndigheten inte blir klar i tid
  • Myndigheten vill prioritera andra projekt
  • Avsaknad av budgeterade medel för projektet

Meddelanden som innehåller information som omfattas av sekretess kräver inte att undantag begärs. I dessa fall har sekretessreglerna en starkare ställning än den formella regleringen avseende beställningar och fakturor.

 

Kan ni förtydliga vad regleringen om e-beställningar innebär i praktiken, vad ska vara klart vid måldatum?

Måldatum för e-beställningar var, beroende på vilken införandeetapp som myndigheten ingår i, den 31 maj 2013 eller den 1 juli 2014. Myndigheter som har fått dispens kan ha ett senare måldatum. De formella kraven som ställs på de myndigheter som har passerat måldatum innebär att ansvarig chef, budgetansvarig eller motsvarande i normalfallet ska ha godkänt beställningar i myndighetens IT-system innan de kommuniceras till leverantör. Det finns några undantag från kraven.

För att detta ska vara möjligt måste alla berörda anställda känna till kraven och ha kunskap och möjlighet att följa de nya rutinerna. Myndigheten behöver också aktivt följa upp att de nya rutinerna tillämpas.

Vid måldatum räcker det med att den myndighetsinterna hanteringen finns på plats. Myndighetens varu- och tjänsteleverantörer behöver däremot inte vara anslutna med elektronisk kommunikation till IT-stödet för e-beställningar per detta datum.

Myndigheten bör dock sträva efter att ansluta sina leverantörer, vilket kräver samtycke från dem. Vid måldatum måste myndighetens system stödja de standarder som anges i föreskrifterna. Syftet med kravet är att underlätta den framtida leverantörsanslutningen för staten som helhet.

ESV följde tidigare upp införandet av e-beställningar genom att skicka webbenkäter till myndigheternas kontaktpersoner för e-beställningar.

Här är de punkter som ESV följde upp vid måldatum.

  • Myndigheten ska ha ett avtal med systemleverantör, servicecenter eller motsvarande om heltäckande IT-stöd för e-handel som uppfyller den formella regleringen av e-beställningar, inklusive bland annat SFTI:s standarder.

  • Beställare i organisationen ska kunna använda IT-stödet för att skapa beställningar som kan godkännas av ansvarig chef. Systemet måste således vara driftsatt och uppdaterat med användare, leverantörsavtal, organisation med mera.

  • Anställda på myndigheten ska ha fått information om att beställningar av varor och tjänster i normalfallet ska godkännas elektroniskt i förväg innan de kommuniceras till leverantör. För att de anställda ska kunna leva upp till kraven behöver de ha fått utbildning i systemet med mera. Om någon missar att göra en elektronisk beställning där det borde ha gjorts en sådan är det viktigt att återkoppla och påminna om de krav som finns.

 

Det finns ett krav på e-beställningar men vad gör vi om det kommer en faktura där vi har missat att göra en sådan?

Om någon har missat att göra en elektronisk beställning där det borde ha funnits en sådan är det viktigt att återkoppla och påminna om det krav som finns. Det kan också vara motiverat att se över rutinen för den typ av beställning som missen avsåg.

Ett särskilt formulär eller en anvisning om att en telefonbeställning ska kompletteras med ett ordernummer som skapas i systemet kanske framöver kan underlätta för beställarna?

För följande typer av fakturor finns det inget krav på koppling till elektroniska beställningar:

  • Periodiska fakturor och abonnemangsfakturor, såsom telefonräkningar, leasingavgifter och bankaviseringar. De kan nämligen av praktiska skäl inte kopplas till några löpande beställningar. Sådana fakturor kan ändå omfattas av affärsprocesserna för e-handel eftersom det går att effektivisera hanteringen genom att sätta upp automatisk kontering och automatiska attestregelverk i e-handelstjänsten.

  • Fakturor som är undantagna från kravet på elektroniska beställningar. Observera att det inte finns någonting som hindrar att ni skapar en beställning, trots att krav inte finns, om verksamheten därigenom kan effektiviseras. Läs mer i ESV:s föreskrifter.

  • Privata inköp till de anställda som ni ombesörjer. Exempelvis har vissa myndigheter matautomater där de anställda får köpa matlådor och kostnaden dras sedan på lönen. Dessa inköp betraktas som de anställdas privata inköp och omfattas inte av kravet. Men precis som punkten ovan, om ni tycker att det blir mer effektivt att hantera detta elektroniskt så kan ni naturligtvis göra det.

Vad är en leverantörsportal och varför behöver myndigheten ha en sådan?

En leverantörsportal är ett webbgränssnitt som varu-/och tjänsteleverantörer kan använda för att skicka elektroniska fakturor och produktkataloger till en kund, eller för att ta emot order som kunden skapar i sitt e-handelssystem.

Syftet med att erbjuda en leverantörsportal är att leverantörer som inte har eget systemstöd för utbyte av elektroniska dokument ändå kan klara myndighetens krav på elektronisk handel.

Det framgår i föreskrifter och allmänna råd till förordningen (2003:770) om statliga myndigheters elektroniska informationsutbyte att alla myndigheter ska erbjuda möjlighet till elektronisk kommunikation via en leverantörsportal.

En leverantörsportal kan se ut och fungera på olika sätt men den omfattar alltid gränssnitt för produktkataloger, order och fakturor. De statliga ramavtalen för e-handelstjänst omfattar leverantörsportaler.

Om en faktura matchar med en elektronisk beställning och går direkt till betalning, hur gör vi då om den avser den budgetsansvariges egen representation vilken enligt vår arbetsordning alltid ska godkännas av den budgetansvariges chef?

Ni bör säkerställa att den budgetansvariges chef i något läge godkänner beställningen alternativt fakturan. Ett smidigt alternativ kan vara att utforma arbetsflödet i e-handelstjänsten så att beställningar som rör den budgetansvariges kurser, resor, representation med mera kan godkännas av en överordnad innan de skickas till leverantör.

 

Förändras ansvaret för den som godkänner en leverans av en vara eller tjänst när vi inför e-beställningar?

Nej, ansvaret bör vara detsamma oavsett om du kontrollerar en leverans mot vad som står på fakturan eller mot vad som står på beställningen. Däremot kan arbetet med att godkänna leveranser förenklas med e-beställningar.

När det saknas en attesterad beställning måste leveransgodkännarens granskning utgå från den specifikation av leveransen som leverantören har gjort på fakturan. Härutöver bör leveransgodkännaren försäkra sig om att fakturan överensstämmer med beställningen och kan därför behöva söka fram andra underlag.

Med en e-handelstjänst görs leveransgodkännandet digitalt med den attesterade beställningen som är grund. Vid en godkänd leverans kan en matchning mellan beställning och faktura innebära att fakturan går direkt till betalning.

 

Förändrad tvåhandsprincip

Tvåhandsprincipen finns fortfarande men leveransgodkännaren kan nu bli den sista ”handen” i stället för den första. Även om det finns avvikelser i leverans eller pris och fakturan därför måste attesteras blir arbetet enklare eftersom alla underlag, till exempel beställning, kommentarer med mera finns tillgängliga i samma system.

 

Varje myndighet svarar för att beskriva leveransgodkännarens ansvar i den egna organisationen. I statliga ramavtal för e-handelstjänst beskrivs Leveransgodkännare som en roll hos myndighet som granskar och godkänner att leveransens kvalitet och kvantitet överensstämmer med den beställning som leverantören har tagit emot.

 

Vilken strategi bör vi ha för antalet beställare i e-handelstjänsten, begränsa antalet eller låta alla få beställarrättigheter?

Det finns olika strategier för att styra inköpen via tilldelning av beställarrättigheter i e-handelstjänsten. I vissa fall medför införandet av e-beställningar en minskning av antalet beställare i organisationen, i andra fall får alla som önskar en rättighet att beställa. Ibland tillämpas en kombination av strategierna. En möjlighet är också att begränsa antalet beställare men ge titta-behörigheter i systemet till alla.

Oavsett vilken strategi som väljs ska en budgetansvarig i normalfallet godkänna en beställning innan den skickas till leverantören. Det innebär att de budgetansvarigas arbete kan påverkas av den kompetens som finns hos beställarna.

Underlaget för beslut om strategi för antalet beställare i organisationen bör omfatta de möjligheter till styrning som finns i den valda systemlösningen. En strategi som innebär många beställare gör att e-handelstjänstens möjligheter till styrning och kontroller blir viktiga.

Exempel på sådan styrning kan vara att systemet sätts upp så att vissa användare enbart har tillgång till avtalsprodukter, att vissa typer av varor- och tjänster bara kan beställas av utvalda personer och att beställningar av specifika varugrupper alltid attesteras på ett särskilt sätt, till exempel av en IT-ansvarig.

Det är viktigt att följa upp att organisationens beställningar verkligen sker via e-handelstjänsten. Uppföljningen kan visa om strategin för tilldelning av beställarrättigheter behöver justeras och/eller om det behövs en tydligare information om vad som gäller.

  • En strategi som innebär en begränsning av antalet beställare kanske måste revideras eftersom det i praktiken kan visa sig att fler behöver en sådan systemrättighet.
  • En strategi som innebär att alla får rättighet att skapa beställningar e-handelstjänsten kan resultera i att några i praktiken aldrig använder systemet.

Nedan redovisas strategierna Begränsat antal beställare och Många beställare med några fördelar och nackdelar. 

 

Begränsat antal beställare

Fördelar med att begränsa antalet personer med beställarrättigheter kan vara att det är enklare att säkerställa spridningen av avtals- och inköpsinformation att beställningar görs på ett korrekt sätt. Det kan också kännas tryggare för de budgetansvariga med färre och mer kunniga beställare samt minska arbetsinsatsen för upphandlare och systemförvaltare eftersom de inte behöver ge lika mycket löpande stöd.

En nackdel kan vara att det blir svårare att styra alla beställningar till e-handelstjänsten. Den som är van att kunna beställa på ett visst sätt kanske fortsätter med det i stället för att ta sig tid att be en utvald beställare om hjälp. Det behöver också satsas resurser för utbildning och löpande information till de utvalda beställarna.

 

Många beställare

Fördelar med att låta många eller alla att få rättigheter att beställa kan vara en snabbare acceptans av det nya arbetssättet. Det kan också bli effektivare på så sätt att det kan gå fortare att omsätta ett behov till en beställning.

Nackdelar kan vara ett större systemunderhåll samt ett större behov av resurser för att löpande kunna hantera frågor rörande inköp och systemanvändning.

 

Vilka arbetsuppgifter utöver de vi redan har idag tillkommer med e-beställningar och vem ska utföra dem?

När en myndighet inför e-beställningar tillkommer en del nya, administrativa arbetsuppgifter, men det finns också uppgifter som förändras, minskar eller inte längre är aktuella att utföra.

Myndigheten kan organisera arbetsuppgifterna på olika sätt. Ett alternativ kan vara att fördela dem mellan upphandlings-, inköps- eller IT- och ekonomifunktionerna och ett annat kan vara att skapa en helt ny organisatorisk enhet.

Oavsett hur organisationen ser ut behöver arbetsfördelningen och resurstilldelningen ses över. Nedan listar vi några exempel på vilka arbetsuppgifter det kan handla om. Observera att listan inte gör anspråk på att vara heltäckande samt att myndighetens val av e-handelssystem och driftsform, köp av tjänst eller lokal drift, kan påverka arbetet.

 

Systemförvaltning

Systemförvaltning handlar till exempel om generell övervakning av systemets funktionalitet, integrationer, tester vid uppgraderingar med mera.

Arbetsuppgifter kopplade till myndighetens tidigare e-fakturalösning försvinner, men e handelssystemet behöver så klart också förvaltas. E- handel är mycket mer än elektronisk fakturahantering och därför kommer arbetet att utökas.

Utökningen kan till exempel handla om nya integrationer mellan e-handelssystemet och andra system. Ni kanske vill integrera ett användarregister med e-handelstjänsten, eller hämta ut inköpsinformation till ett beslutsstödssystem. Den integration ni gör mellan e- handelssystemet och ekonomisystemet liknar en eventuell tidigare integration med en e-fakturalösning.

 

Underhåll av behörigheter, roller med mera för systemanvändare

I den tidigare e-fakturalösningen registrerade ni behörigheter och roller för systemanvändare. Arbetet med registrering utökas i e-handelssystemet eftersom det nya arbetsflödet omfattar hela processen från beställning till faktura. Utökningen innebär att det tillkommer minst en ny roll, nämligen rollen ”beställare”. Ni kan också komma att behöva registrera en ny typ av styrningsinformation i systemet, till exempel vilka användare som ska kunna beställa från vilka avtal.

 

Användarsupport och utbildning

Användarna av e-handelssystemet behöver få utbildning och support precis på samma sätt som de fick vid den tidigare e-fakturalösningen. En skillnad kan bli att användarna ställer frågor om inköp till systemsupporten i stället för som tidigare till upphandlings- eller inköpsfunktionen. Därför kan det vara praktiskt att även utbilda användarna i inköpsfrågor.

Ni kan fråga efter användarutbildningar när ni avropar från statliga ramavtal för e-handelstjänst. Ett alternativ är att avropa stöd för att utforma användarutbildningar eftersom det kan vara enklast att ni själva ansvarar för de delar som är myndighets- och situationsspecifika.

 

Leveransadresser

E-handelssystemet har ett register med organisationens leveransadresser. Leveransadresserna är en förutsättning för e-handeln och förbättrar också den interna kontrollen, det går bara göra beställningar till de adresser som är giltiga.

Ni behöver registrera era leveransadresser i e-handelssystemet, tilldela GLN-koder och göra kopplingar till exempel till användare och avtal. Ni behöver också underhålla leveransadresserna, registrera nya och koppla bort de som inte längre är aktuella. Arbetsinsatsen kan vara stor eller liten beroende på myndighetens storlek och komplexitet. Läs mer om leveransadresser i Stödpaketets avsnitt 3.3.

 

Underhåll av register för automatisk hantering

De statliga ramavtalen för e-handelstjänst omfattar möjligheter till automatisk hantering av vissa typer av fakturor, till exempel hyres- och telefonfakturor. Genom att skapa register med era hyreskontrakt, telefonabonnemang med mera och komma överens med varu-/tjänsteleverantörena om hur fakturorna ska märkas kan konteringen ske automatiskt. Härutöver kan ni också välja att sätta upp kriterier för automatiska attester av fakturorna.

Det här innebär att det löpande arbetet minskar men i stället tillkommer en arbetsuppgift som handlar om registerunderhåll. Ni behöver registrera uppgifter om nya objekt, till exempel telefonnummer och hyreskontrakt och avsluta objekt som inte längre är aktuella. Registerunderhållet gör att den interna kontrollen blir bättre.

 

Designa produktträdet och förkontera artiklar

E-handelssystem brukar innehålla produktträd eller motsvarande som gör det lättare för användarna att hitta olika typer av varor eller tjänster. Användarna kan också få ett stöd i form av förkonterade artiklar.

Ett genomtänkt produktträd och förkonterade artiklar i e-handelssystemet underlättar för användarna. Arbetet att utforma produktträdet samt registrera olika typer av stöd för konteringen är en ny uppgift.

 

Beställningar och fakturahantering

Med elektroniska beställningar flyttas attesten från fakturan till beställningen. I och med att beställningsinformationen finns lagrad digitalt får den som godkänner leveransen ett stöd för sitt arbete i systemet. Om leveransen är godkänd och beloppet på fakturan stämmer med beställningen behöver fakturan inte attesteras på nytt. Däremot måste fakturan hanteras om leverans och/eller belopp inte stämmer med beställningen. Fakturahanteringen underlättas av att all information finns samlad i systemet.

Vid en övergång till elektroniska beställningar förändras slutanvändarnas arbete med att godkänna leveranser och beställningar och deras arbete med att hantera fakturor minskar. En annan effekt är att administratörerna behöver utföra kontroller och avstämningar på ett annat sätt än tidigare.

 

Leverantörsanslutning

Myndigheten behöver kontakta befintliga varu- och tjänsteleverantörer för att ansluta dem till elektronisk handel. Det kan inledningsvis vara en relativt omfattande arbetsuppgift. För att anslutningsarbetet på sikt ska gå smidigt behöver upphandlarna bygga in krav på e-handel i nya varu- och tjänsteupphandlingar.

Läs mer om arbetet med att ansluta varu- och tjänsteleverantörer till elektronisk handel i ESV:s Stödpaket för e-beställningar, avsnitt 4.6.

Löpande kontakter med varu- och tjänsteleverantörer i e-handelsfrågor

Myndigheten behöver komplettera sina löpande kontakter med varu- och tjänsteleverantörer med avstämningar rörande e-handel.

 

Registrera avtal med varu- och tjänsteleverantörer

Myndigheten behöver registrera information om avtal med varu- och tjänsteleverantörer i e handelssystemet och göra avtalen beställningsbara där. Det kan vara bra att fundera över hur beställarna och de budgetansvariga ska få information om aktuella avtal. Om ni behåller de tidigare rutinerna för att informera om avtal innebär registreringen i e- handelssystemet att ni utökar arbetsuppgifterna.

 

Godkänna produkturval och prislistor

Användarna har lätt att hitta avtalade leverantörer och produkter i ett e handelssystem och de kan känna sig säkra på att de gör rätt och att priserna är korrekta. Därför minskar deras arbete med beställningar och kontroller. I stället behöver någon annan ansvara för att kontrollera de produkturval och priser som ska bli beställningsbara. Det finns stöd i de ramavtalade e-handeltjänsterna för det arbetet.

 

Varu- och tjänsteleverantörer som använder leverantörsportal

I statliga ramavtal för e-handelstjänst ingår en leverantörsportal där varu- och tjänsteleverantörer kan registrera produktkataloger, ta emot order och skicka fakturor. Leverantörsportalen är det enklaste sättet för en leverantör att kommunicera elektroniskt med myndigheten. En arbetsuppgift är att administrera portalanslutningen eftersom nya leverantörer behöver få användarnamn och lösenord och ibland också en vägledning i systemet.

 

Tekniska arbetsuppgifter vid köp av tjänst eller vid lokal drift

Elektronisk handel medför att elektroniska meddelanden skickas mellan köpare och säljare. Det innebär att det kan tillkomma arbetsuppgifter av teknisk art.

Myndigheten kan köpa olika typer av tekniska tjänster från systemleverantören. Om hela systemdriften är köpt som en tjänst är det vanligt att systemleverantören också ansvarar för att kontrollera ingående och utgående meddelanden. För myndigheter som själva ansvarar för driften av systemet kan det tillkomma arbetsuppgifter som handlar om driftövervakning, till exempel att säkerställa att flödena för de utgående och ingående meddelandena fungerar.

 

Tester av nya leverantörsanslutningar

Myndigheten behöver testa de elektroniska flödena vid anslutningen av nya varu- och tjänsteleverantörer. Det är bra att testa alla typer av anslutningar, även anslutning via en leverantörsportal. Testerna är en ny arbetsuppgift.

 

Utforma rutiner för tjänstebeställningar

Det är ofta ganska enkelt att uppdatera e-handelssystemet med varor medan tjänstebeställningar kan kräva lite mer eftertanke. I vissa fall går det att beskriva en tjänst som en artikel, till exempel en konsulttimme, men i andra fall kanske en tjänstebeställning behöver göras med fri text.

En ny arbetsuppgift är att utforma beställningsrutiner för tjänsteleverantörer så att de fungerar i e-handelssystemet.

 

Uppföljning

Ett e-handelssystem kan ge ett värdefullt stöd i det strategiska inköpsarbetet eftersom det går att skilja på olika produkter och produktgrupper, särskilja avtalsprodukter från icke avtalsprodukter samt dela upp köp från olika avtal från samma leverantör. Elektroniska beställningar innebär många nya möjligheter som framöver kommer att förändra myndighetens arbete med sammanställningar och analyser av inköpsstatistik.

 

Strategiskt arbete

Den sammanställda informationen från e-handelssystemet bör påverka myndighetens strategiska arbete, till exempel valet av kommande upphandlingar. Om uppföljningen visar att det behövs nya typer av avtal med varu- och tjänsteleverantörer kan det tillkomma arbetsuppgifter för myndighetens upphandlare.

Leverantörsanslutning

Vi vill i samband med upphandling ställa krav på att leverantören ska anslutas till vår e-handelstjänst. Kan vi göra det?

Det är viktigt att statliga myndigheter som ett led i införandet av e-beställningar och e-handel i statsförvaltningen ställer krav på att varu- och tjänsteleverantörer ska kunna e-handla.

Läs mer i SFTIs handledning om krav på e-handel vid upphandling.

 

Varför behövs Partsidentitet?

Vid elektroniskt informationsutbyte måste parterna kunna identifieras på ett säkert sätt. Därför behövs en unik kod för varje organisation, en så kallad Partsidentitet. Många myndigheter använder i dag organisationsnummer som Partsidentitet vid utbyte av elektroniska fakturor.

Vid övergången till elektroniska beställningar bör ni använda GLN-nummer i stället. GLN-nummer fyller samma funktion som organisationsnummer men kan också användas för att identifiera organisatoriska enheter och platser. För vissa av SFTI:s affärsscenarior krävs GLN-nummer.

GLN-nummer ges ut och administreras av GS1 Sweden. Läs mer på GS1 hemsida och i ESV:s stödpaket för e-beställningar avsnitt 3.3. och 4.6.

 

Vilket ansvar har jag för att våra varu-/och tjänsteleverantörer ska ställa om den elektroniska fakturaadressen till den nya e-handelstjänstens operatör?

Ni måste informera era varu-/och tjänsteleverantörer om ert byte av operatör och att den elektroniska fakturaadressen ska ändras. Ansvaret för adressändringen ligger därefter hos varu-/tjänsteleverantören.

Om ni skriftligt har meddelat en varu-/tjänsteleverantör att fakturor ska skickas till en ny operatör betraktas felaktigt skickade fakturor inte som inkomna handlingar. För viktiga fakturor, till exempel försäkringsfakturor, bör ni säkerställa att bytet av operatör har uppmärksammats.

 

Måste varu- och tjänsteleverantörer ansluta sig till två e-handelstjänster?

Bland de statliga myndigheterna förekommer några få olika system för e-handel. De vanligaste är de som myndigheterna kan avropa från Ekonomistyrningsverkets ramavtal för e-handelstjänst.

Enligt ESV:s föreskrifter ska myndigheterna i normalfallet använda SFTI:s standarder i det elektroniska utbytet av information med varu- och tjänsteleverantörer. Genom detta och genom att statsförvaltningen i övrigt arbetar samordnat i införandet av e-handel underlättas ytterligare för varu- och tjänsteleverantörerna.

Behövs e-kommunikationsavtal vid e-handel?

E-kommunikationsavtal är avtal som används vid e-handel. e-kommunikationsavtalet är ett komplement till ramavtal eller andra affärsavtal. I avtalet regleras form och teknik för den elektroniska utväxlingen av handelsmeddelanden.

Inom SFTI rekommenderas NEA e-kommunikationsavtal 2007 som finns på NEAs webbplats. (I en tidigare version kallades avtalet NEA EDI-avtal 2004).

 

Hur gör jag när jag ska byta operatör vid byte av e-handelstjänst?

En grundprincip som gäller för e-handelstjänsten är att parterna (leverantörer och kunder) ska ha rätt att själva välja operatör. Det innebär att myndighetens leverantörer och kunder själva kan välja den systemlösning som passar dem bäst utifrån deras behov.

När myndigheten byter operatör (och därmed sin mottagningsadress för e-fakturor) så måste motparten informeras om detta och få chansen att ställa om sina utgående flöden gentemot myndigheten.

E-handelstjänsten har flera alternativa kanaler för att ta emot e-fakturor och skicka svefakturor. Kortfattat kan man säga att det finns tre huvudsakliga sätt att kommunicera med myndighetens operatör: 

  1. Användning av SFTI Transportprofil BAS. Leverantören (eller leverantörens operatör) skickar då meddelanden direkt till en angiven mottagningsadress. Kommunikationen är krypterad och avsändaren får en kvittens efter mottagning
  2. I vissa fall har operatörerna etablerade kommunikationskanaler (samtrafikavtal) och kan förorda att dessa används. Det finns inget som hindrar att sådana kanaler utnyttjas.
  3. Leverantörsportalen för de leverantörer som själv inte kan skicka e-fakturor etc. från sina system

Leverantörsfaktura
Ni behöver lägga upp leverantörens uppgifter i den nya e-handelstjänsten och säkerställa att flödet fungerar från leverantörens operatör.

Ni måste i normalfallet också godkänna att motparten skickar e-faktura till er. Ett undantag gäller de myndigheter som har Itella som operatör, då krävs inget nytt godkännande.

Kundfaktura
Ni behöver lägga upp kundernas uppgifter i den nya e-handelstjänsten och säkerställa att flödet fungerar mot kundens operatör.

Ni kan också behöva godkännas på nytt av era kunder när ni börjar skicka era e-fakturor via Visma Proceedo alt. Logica/CGI istället för Itella. 

 

Är det någon skillnad på Fakturaväxel, Partsintegrationstjänster och VAN-operatörer?

I ramavtalet för e-faktura användes begreppet fakturaväxel. Fakturaväxeln har en rad funktioner, bland annat att skicka och ta emot e-fakturor från andra myndigheter och leverantörer. I e-handelstjänsten kallas motsvarande funktioner för partsintegration – ett lite mer generellt begrepp då det inte längre bara är e-fakturor som utväxlas. Ofta hör man också talas om VAN-operatörer.

 I samtliga fall handlar det om att en operatör tillhandahåller funktioner för att utbyta elektroniska dokument med andra organisationer. Så i praktiken är det ingen större funktionell skillnad mellan de olika begreppen.

 

Vilka klassificeringssystem för varor och tjänster finns och när och hur kan de användas?

För att ge svar i dessa frågor finns det inom SFTI en arbetsgrupp som tagit fram en vägledande rapport, se SFTI rapporten varugrupper och  produktklassificering.

 

Vi undrar om vi måste betala motpartens operatör för att skicka och ta emot e-fakturor?

Nej. Var och en ska stå för sina egna kostnader för att skicka och ta emot elektroniska meddelanden.

En leverantör som skickar e-fakturor får bekosta en lösning för att skapa och skicka dem. Det är precis på samma sätt som att den leverantör som skickar pappersfakturor får köpa papper, bekosta utskriften, kuvertera, frankera och lägga dem på brevlådan.

Den kund som tar emot e-fakturor får betala för lösningen att ta emot och läsa in dem för hantering i sitt elektroniska arbetsflöde. Den kund som i stället tar emot pappersfakturor behöver (eventuellt) ha en postbox, öppna posten samt bokföra fakturan. Den kund som vill hantera en pappersfaktura i ett elektroniskt arbetsflöde får i stället kostnader för skanning och tolkning.

 

Behöver vi teckna avtal med flera operatörer för att kunna skicka och ta emot e-fakturor?

Nej. Var och en väljer om de vill anlita en operatör eller ej. Via ESV:s statliga ramavtal får ni tillgång till en tjänst som är öppen för att kommunicera med andra operatörer eller direkt med era affärspartners. Att sluta avtal med flera operatörer kommer att öka era kostnader och ger en mer komplex helhetslösning.

Varför behöver statliga myndigheter använda vissa standarder?

Syftet med att använda gemensamma standarder är att göra det enklare och billigare att skicka, ta emot och hantera elektroniska meddelanden. Om både sändare och mottagare använder samma meddelandeformat på samma sätt underlättas e-handeln. Standardiserade kommunikationssätt innebär att överföringen av meddelanden fungerar oavsett om sändarens och mottagarens operatörer har avtalat om samverkan mellan sig eller inte.

Sveriges Kommuner och Landsting (SKL), Ekonomistyrningsverket (ESV) och Upphandlingsmyndigheten arbetar gemensamt i Single Face To Industry (SFTI) för ge rekommendationer och stöd kring standardformat och kommunikationssätt. På så sätt underlättar vi för de som levererar varor och tjänster till den offentliga sektorn och därmed också för oss själva.

ESV:s föreskrifter innehåller krav på statliga myndigheter att vi ska kunna hantera vissa utpekade format för prislista, order, faktura mm. Föreskrifter och allmänna råd ger också anvisningar om vilka kommunikationssätt som ska användas. Statliga myndigheter ska normalt inte behöva använda andra lösningar än de som ESV ställer krav på. 

 

Ett företag levererar varor till offentlig sektor och fakturerar med Svefaktura 2 (PEPPOL BIS). De använder dock även fält som inte ingår i BIS-standarden men som ingår i den generella UBL-grundstandarden. Företaget har inte pratat med sina kunder om det men tycker att det är upp till kunden att avgöra vilken information de ska hantera. Kan företaget göra så?

Nej. Om ett företags kunder har kravställt en viss standard på e-fakturan måste företaget tillämpa den standarden utan undantag. Det innebär också att företaget inte ska använda fält som går utanför det som definierats i den aktuella specifikationen. Kunden kan ha rutiner för konvertering, presentation och arkivering som utgår ifrån de specificerade affärstermerna. Risken är att fält som inte är specificerade förloras i processen. I SFTI:s verifieringstjänst kan man kontrollera om ens fakturor följer standardens regler. Tjänsten rapporterar och varnar även för eventuell "överpopulering" av meddelandet.

Se SFTI:s handledning E-fakturering i offentlig sektor avsnitt 8.2.

 

Vad innebär standarden orderöverenskommelse?

Orderöverenskommelse innebär att e-handelssystemet uppdateras med artiklar i efterhand, när en beställning redan är klar. Det innebär att det inte går att godkänna en beställning i förväg, men ger möjlighet till fakturamatchning och uppföljning av inköpen.

Leverantörens sortiment och priser i förhållande till löpande avtal behöver följas upp av upphandlaren. Under 2017 introduceras en ny standard för orderöverenskommelse.

 

En offentlig organisation får emellanåt fakturor från olika leverantörer som innehåller extrafält som inte är med eller finns beskrivna i den standard som är kravställd (Svefaktura 2). Organisationen kan bara se den information som stämmer med Svefaktura 2. Måste de ändra sina interna system så att de kan läsa all information som leverantören skickar till dem?

Som mottagare ska man kunna ta del av all läsbar information eftersom det är räkenskapsinformation och utgör underlag för verifikationen till den ekonomiska händelsen. Mottagaren eller den mellanaktör som tar emot fakturan får alltså inte förändra, begränsa eller välja att inte visa all information. Om inte samtlig information kan visas måste den ursprungliga fakturan ändå sparas.

I den beskrivna situationen är det också lämpligt att man kontaktar de leverantörer som inte följer standarden så att kommande fakturor motsvarar den överenskommelse man har. Det finns regler kopplade till standarden som säger att man inte ska skicka fält som inte finns beskrivna i kravställningen, om inte parterna gjort en separat överenskommelse om en utökning.

Se SFTI:s handledning E-fakturering i offentlig sektor avsnitt 11.3.

 

Kan jag skicka en Svekatalog till en kund som är registrerad som mottagare av Svefaktura?

Nej, du kan bara skicka ut den typ av meddelanden i PEPPOL som mottagaren har registrerat sig för att ta emot. Om kunden har registrerat sig för att kunna ta emot Svefaktura 1 och 2 är det enbart dessa meddelanden som kan skickas till kunden.

 

Måste inte statliga myndigheter ta emot Svefaktura 2 från oss?

Myndigheter ska kunna ta emot och hantera formatet Svefaktura 2 men det fortfarande en ny standard. ESV förespråkar en pragmatisk hållning i detta läge. Det bästa är att det är mottagaren utifrån möjligheterna i det mottagande systemet, som bestämmer versionen av Svefaktura. Det innebär att myndigheter kan föreslå er att skicka dem Svefaktura 1.

 

Behöver vi skicka respektive ta emot Svefaktura 2 om kunder eller leverantörer begär det?

Ja, om ni är en myndighet har ni enligt föreskrifterna krav på er att kunna skapa Svefaktura 2 och bör tillmötesgå er kund. Kravet finns också att myndigheter ska kunna ta emot Svefaktura 2. ESV förespråkar att det är mottagaren, möjligheterna i det mottagande systemet, som bestämmer versionen av Svefaktura.

Svefaktura 2 är vad PEPPOL-fakturan kallas i Sverige. Den är helt identisk med PEPPOL BIS invoice, utan några som helst ändringar. Det innebär att den går bra att använda även i handel över gränserna.

Vad innebär punch-out?

E-handel mellan myndigheter och deras varu-/tjänsteleverantörer kan utformas på olika sätt. Ett exempel på inköpsförfarande med e-handel är att beställaren gör ett uthopp från e-handelssystemet till en avgränsad del av en extern webbshop, som innehåller avtalat sortiment och avtalade priser.

Beställaren skapar därefter en varukorg och hämtar tillbaka den till systemet där den hanteras på vanligt sätt med kontering och attest innan den skickas som en order till  leverantören. Detta brukar kallas punch-out.

 

Vi har kommit fram till att det bästa sättet för vår myndighet att göra inköp inom ett visst produktområde är att beställa via leverantörens egen webbshop. Är det okej att göra det?

Ja, ni kan göra beställningar via leverantörens egen webbshop. Förutsättningen är att ni har utformat era interna rutiner så att ni i normalfallet godkänner beställningarna i förväg i ert e-handelssystem.

Kraven på e-handel i förordning (2003:770) om statliga myndigheters elektroniska informationsutbyte innebär bland annat att utgående beställningar i normalfallet ska ha godkänts av ansvarig chef, budgetansvarig eller motsvarande i myndighetens it-system innan den kommuniceras till leverantör.

Syftet är att kunna styra och dokumentera inköpen. Godkända beställningar får ett ordernummer systemet. Om leverantören anger ordernumret på fakturan kan den matchas med beställningen och därmed underlätta uppföljning och intern kontroll.

Ni behöver ha rutiner för att underhålla och följa upp användarnas behörigheter vid eventuella kundunika inloggningar till leverantörens webbsida. Den uppföljningen samt styrning mot avtalade produkter blir enklare om ni tillämpar en så kallad punch-outlösning. SFTI:s nya standard för orderöverenskommelse kan också vara ett alternativ.

Kan vi kräva standarden orderöverenskommelse när vi gör en upphandling?

SFTI:s standard för orderöverenskommelse uppdateras under 2017. Därför är det för närvarande svårt för anbudsgivare att bedöma vad det skulle innebära i form av kostnader med mera att införa den. En möjlighet är att ange att ni vill använda orderöverenskommelse under ramavtalsperioden och eventuellt komma överens med leverantören om att framöver använda denna process.

SFTI:s handledning Krav på e-handel vid upphandlingar av varor och tjänster, kommer att uppdateras när den nya standarden för orderöverenskommelse är fastställd, se exempel C.

Det är alltid viktigt att ställa krav på att leverantören ska ange ordernummer på fakturorna. På så sätt får ni ändå den möjlighet till styrning och uppföljning av inköpen som förordning (2003:770) syftar till. 

 

Kan vi kräva punch-out när vi gör en upphandling?

Ja, det kan ni göra, men gör först en bedömning av branschens e-handelsmognad, se avsnitt 2.3 i SFTI:s handledning Krav på e-handel vid upphandlingar av varor och tjänster.

Om ni bedömer att konkurrensen i en upphandling skulle begränsas av tvingande krav på punch-out kan ni överväga att använda tilldelningskriterier, se till handledningens exempel B. Med tilldelningskriterier menas de kriterier som används för att utvärdera det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet inför tilldelning av kontrakt. Det kallas även utvärderingskriterier eller "bör-krav".

Resultatet av en upphandling med tilldelningskriterier kan bli att ni får en leverantör som inte erbjuder punch-out och ni hänvisas till att göra beställningar separat från ert e-handelssystem. Om ni har ställt krav på att leverantören ska ange ordernummer på fakturorna får ni ändå den möjlighet till styrning och uppföljning av inköpen som förordning (2003:770) syftar till.

En VAN-operatör tar emot PEPPOL-BIS (Svefaktura 2) för en kunds räkning. Efter mottagandet konverterar de fakturan till det önskade format som kunden använder i sitt interna fakturasystem. Efter 3 månader tar operatören bort den inkomna filen. Vem ansvarar för att arkivera den mottagna fakturan?

Eftersom operatören tar emot fakturor på uppdrag av en kund är det viktigt att operatören kan säkerställa att uppgifterna är oförändrade efter konverteringen. I annat fall måste informationen sparas i det format som operatören tog emot. I avtalet med kunden bör det framgå vem som arkiverar det mottagna formatet i de fall man inte med säkerhet kan visa att all information följer med i konverteringen.

Se SFTI:s handledning E-fakturering i offentlig sektor avsnitt 8.1.

 

Hur ska myndigheter som fakturerar via mottagarens fakturaportal hantera sin arkivering?

Myndigheter som själva saknar faktureringssystem och använder mottagarens fakturaportal för sin elektroniska fakturering har en speciell situation.

Riksarkivet har konstaterat att en utskrift av fakturan från fakturaportalen får arkiveras av myndigheten. Denna åtgärd innebär gallring och kräver i normalfallet särskilda föreskrifter från Riksarkivet.

I detta fall har Riksarkivet utfärdat särskilda tidsbegränsade gallringsföreskrifter som medger gallring genom utskrift av e-fakturor för de myndigheter som använder fakturaportalen för utgående faktura.

Myndigheter behöver därför tills vidare inte begära ett medgivande från Riksarkivet att gallra Svefaktura via fakturaportal. För mer information kontakta gärna Riksarkivet.

 

Vi tar emot EU-medel och behöver arkivera e-fakturorna under lång tid. Hur gör vi när avropsavtalen går ut?

Många myndigheter har avropat tjänst om arkivering av pappersdokument av ramavtalsleverantören för e-faktura. Motsvarande tjänst för arkivering gäller även för e-handelstjänsten. Enligt avtal lagras pappersdokumenten i tio år om inget annat har överenskommits.

Myndigheter som tar emot EU-medel har ofta behov av längre arkiveringstid. Enligt Riksarkivets PM om Gallring av "EU-revisionsunderlag" daterat 2011-09-15 finns det två alternativ för myndigheter som avropat tjänst om arkivering av pappersdokument och som har behov längre lagringstid på grund av att pappersdokumenten utgör EU-revisionsunderlag:

  1. Myndigheterna kan antingen skilja ut EU-fakturorna från de andra fakturorna och bevara dem så länge som de behövs. Detta alternativ skulle innebära en väsentlig merkostnad för de flesta myndigheter. Om det handlar om en mindre mängd fakturor är detta dock en tänkbar lösning.
  2. Eller så kan man bevara alla fakturor under en längre period än de vanliga tio åren. Detta alternativ är troligen det enda som är praktiskt möjligt.

I PM:et beskriver Riksarkivet även ett tredje alternativ för elektroniska fakturor och för kopior av pappersfakturor. Myndigheten kan, i EU-projektarkivet, bevara kopior av verifikationerna parallellt med dem som arkiveras för den ekonomiska redovisningen. Riksarkivet kan däremot inte uttala sig om huruvida kopior kan komma att godtas som underlag för en EU-revision.

I svensk rätt gäller principen om fri bevisföring och bevisvärdering. Det innebär att parterna i princip får åberopa alla bevis de finner ändamålsenliga. Om motparten inte godtar kopior är det (i sista hand) domstol som får avgöra vad som kan anses bevisat.