Frågor och svar om e-handel

Standarder

Syftet med att använda gemensamma standarder är att göra det enklare och billigare att skicka, ta emot och hantera elektroniska meddelanden. Om både sändare och mottagare använder samma meddelandeformat på samma sätt underlättas e-handeln. Standardiserade kommunikationssätt innebär att överföringen av meddelanden fungerar oavsett om sändarens och mottagarens operatörer har avtalat om samverkan mellan sig eller inte.

Sveriges Kommuner och Landsting (SKL), DIGG och Upphandlingsmyndigheten arbetar gemensamt i Single Face To Industry (SFTI) för ge rekommendationer och stöd kring standardformat och kommunikationssätt. På så sätt underlättar vi för de som levererar varor och tjänster till den offentliga sektorn och därmed också för oss själva.

Föreskrifterna till förordning (2003:770) innehåller krav på statliga myndigheter att vi ska kunna hantera vissa utpekade format för prislista, order, faktura mm. Föreskrifter och allmänna råd ger också anvisningar om vilka kommunikationssätt som ska användas.

Ja, om parterna har avtalat om det. Tänk på att man som mottagare av fakturor ska kunna ta del all läsbar information eftersom det är räkenskapsinformation och utgör underlag för verifikationen till den ekonomiska händelsen. Mottagaren eller den mellanaktör som tar emot fakturan får alltså inte förändra, begränsa eller välja att inte visa all information. Om inte samtlig information kan visas måste den ursprungliga fakturan ändå sparas. Se SFTI:s handledning E-fakturering i offentlig sektor avsnitt 8.2 och 11.3. I SFTI:s verifieringstjänst kan man kontrollera om meddelenden följer standardens regler.

Ja, från den 1 april 2019 då detta blir ett lagkrav. Läs mer om den lagen här.

PEPPOL

Det finns stöd för PEPPOL i Kammarkollegiets olika ramavtal. Om ni har avropat kan ni meddela ramavtalsleverantören att ni vill läggas upp som fakturamottagare i PEPPOL. Om ni har gjort en egen upphandling av operatörstjänst behöver ni kontakta er leverantör.

Alla kunder som finns med i PEPPOL:s adressregister kan få fakturor från alla varu-/tjänsteleverantörer som kan skicka fakturor via PEPPOL-nätverket.

En stor fördel med PEPPOL är att ni kan ha kvar er elektroniska adress så länge ni vill. Adressen i PEPPOL är fristående från er operatör, det vill säga den som levererar er tjänst för att ta emot e-fakturor. När ni eller någon av era varu-/tjänsteleverantörer byter operatör behövs bara en enda ändring på ett enda ställe av den som gör bytet. Tänk på att uppdatera faktureringsinformationen på er webbplats med er elektroniska adress i PEPPOL, till exempel att ni använder ert organisationsnummer som identifikation, se exempel här.

I PEPPOL används moderna lösningar för överföringen och specifikationerna innehåller både tekniska lösningar som, så som kvittenser samt avtalsvillkor för operatörernas utförda tjänster. Internt i köparens organisation gör ni alltid samma interna kontroller när ni registrerar eventuella nya leverantörer och det finns ingen skillnad på hanteringen i era arbetsflöden med leveranskontroller och attest med mera.

Erfarenhetsmässigt har det visat det sig att anslutning av varu- och tjänsteleverantörer till e-faktura sker automatiskt utan tester. För e-handel, med till exempel order och katalog, kan man behöva ytterligare tester.

Nej, du kan bara skicka ut den typ av meddelanden i PEPPOL som mottagaren har registrerat sig för att ta emot.

Fakturahantering

Pdf-fakturor uppfyller inte de krav som SFTI ställer på en elektronisk faktura. Pdf-fakturor ingår inte heller i de format som statliga myndigheter ska kunna hantera. DIGG vill därför understryka att det är direkt olämpligt att statliga myndigheter (och andra aktörer i offentlig sektor) använder pdf-fakturor, oavsett om dessa fakturor är inkommande eller utgående.

DIGG avråder från hantering av pdf-faktura. I enlighet med den kommande lagen om obligatorisk e-faktura till följd av offentlig upphandling, som börjar gälla den 1 april 2019, är inte pdf-fakturor ett godkänt format.

Automatattest kan minska administrationen och öka säkerheten vid hanteringen av fakturor som rör samtalsavgifter, el, vatten, leasing, hyror och motsvarande. I statliga ramavtal för e-handelstjänst ingår stöd för automatattest av abonnemangsfakturor.

I praktiken går det till så att regler för automatattest registreras för varje enskilt abonnemang. Reglerna omfattar kontering, minimi- och maximibelopp samt periodicitet det vill säga hur ofta som fakturan ska komma.

När fakturan läses in i e-handelstjänsten görs kontroller mot de regler som är registrerade. Om belopp och periodicitet ligger inom de regler som lagts in konteras och attesteras fakturan helt automatiskt. Därefter går fakturan till betalning.

För att komma igång med automatattest behöver ni:

  1. Välja ut lämpliga leverantörer och teckna ett E-kommunikationsavtal där ni bland annat reglerar vad som ska stå på fakturorna för att de ska hanteras på rätt sätt. Både Svefakturor och SFTI fulltextfakturor kan användas för hantering av abonnemangsfakturor. I fulltextfakturan läggs till exempel abonnemangsnummer in i segmentet RFF+SS och i Svefakturan ska exempelvis abonnemangsnummer finnas i taggen AdditionalDocumentReferens (ACD).
  2. Fastställa och dokumentera hur regelverket i e-handelstjänsten för automatattest av fakturor ska utformas för valda leverantörer. För vissa leverantörer kan det vara möjligt att ha ett generellt regelverk som gäller för alla fakturor, till exempel att telefonfakturor som understiger ett visst belopp ska attesteras automatiskt. För andra typer av leverantörer, till exempel när det gäller leasingfakturor kan det behövas särskilda beloppsgränser för varje enskilt abonnemang.
  3. Gå igenom myndighetens befintliga abonnemang och registrera dem i enlighet med de fastställda reglerna.
  4. Justera den befintliga administrativa rutinen för förändringar av abonnemang. Den som uppdaterar regelverket i e-handelstjänsten behöver få veta om det tillkommer abonnemang samt vilka regler som ska registreras för det, om någon regel ska ändras eller om ett abonnemang ska avslutas.
  5. Utforma rutiner för den interna kontrollen. Attesterade underlag bör löpande stämmas av mot de abonnemang som finns registrerade i e-handelstjänsten. Kontroller behöver också göras av vad som har attesterats med automatik, förslagsvis med hjälp av någon form av rapport. Abonnemang utan kostnader kan till exempel vara en varningssignal.

Oavsett om det är elektronisk fakturering eller papperfaktura måste originalet finnas kvar som verifikation i uppdragstagarens bokföring. Tekniskt sett hanteras dessa bilagor som andra bilagor vid användning av Svefaktura.

Om fakturan inte följer överenskommen standard och varken kan läsas eller behandlas anses den inte vara inkommen som en handling. Dock är rättsläget något oklart kring vilka åtgärder som en mottagande myndighet eller enhet förväntas vidta. Man bör kommunicera felet till utställaren av fakturan och begära att man får en ny faktura, samt påpeka betydelsen av att avsändaren tekniskt validerar fakturan innan den skickas. Se SFTI:s handledning E-fakturering i offentlig sektor avsnitt 11.4.

Administrationen förenklas om den enskilda beställningen kan matchas med rätt faktura i e-handelstjänsten. Detta fungerar inte om leverantören skickar en samlingsfaktura.

Det är viktigt att informera leverantörerna om att de måste ange beställningens ordernummer på de fakturor som skickas till myndigheten. Om ordernummer saknas ska leverantören instrueras att ange beställarreferens.

Fånga upp felaktiga eller obefintliga beställarreferenser och meddela berörda parter för att undvika problemen framöver. Den strategi som DIGG förespråkar är att först säkerställa att fakturamottagarens interna rutiner stämmer och själv göra nödvändiga kompletteringar. Först i nästa steg kontaktas fakturautställaren för att säkerställa korrekta uppgifter framöver.

I dialog om fakturor är det viktigt att vara tydlig så att motparten förstår vad problemet är och vad som förväntas. Det är också nödvändigt att varje myndighet informerar berörda inom myndigheten vad som gäller beträffande ordernummer och beställarreferenser just för deras myndighet.

Nej. Utgångspunkten för myndigheters e-handel är att följa SFTI:s rekommendationer som också återspeglas i ESV:s föreskrifter om standardformat och kommunikationssätt. Från den 1 april 2019 ska alla leverantörer till offentlig sektor samt alla offentliga organisationer följa det e-fakturaformat som specificeras i den europeiska standarden. I Sverige hanterar vi det med hjälp av PEPPOLs fakturaformat.

En leverantörsportal är ett webbgränssnitt som varu-/och tjänsteleverantörer kan använda för att skicka elektroniska fakturor och produktkataloger till en kund, eller för att ta emot order som kunden skapar i sitt e-handelssystem.

Syftet med att erbjuda en leverantörsportal är att leverantörer som inte har eget systemstöd för utbyte av elektroniska dokument ändå kan klara myndighetens krav på elektronisk handel.

Det framgår i föreskrifter och allmänna råd till förordningen (2003:770) om statliga myndigheters elektroniska informationsutbyte att alla myndigheter ska erbjuda möjlighet till elektronisk kommunikation via en leverantörsportal.

En leverantörsportal kan se ut och fungera på olika sätt men den omfattar alltid gränssnitt för produktkataloger, order och fakturor. De statliga ramavtalen för e-handelstjänst omfattar leverantörsportaler.

Vi anser att ni ska avböja pdf-bilder på fakturan. Om leverantören skickar med sin pdf-bild av fakturan, som bilaga, rycker man undan möjlighet till automatisk fakturakontroll hos mottagaren. Handläggaren kan behöva jämföra båda fakturaformerna och det är stor risk att både e-fakturan och pdf-bilden måste hanteras, inkl. arkiveras, tillsammans för att uppfylla reglerna om allmänna handlingar resp. bevarande av räkenskapsinformation.

Arkivering

Informationen måste arkiveras i det format som det inkommit. Om konvertering sker måste även det formatet arkiveras. Man bör också åskådliggöra konverteringsprocessen inom den egna organisationen för att säkerställa en god intern kontroll. Se SFTI:s handledning E-fakturering i offentlig sektor avsnitt 8.1.