Effektivare inköp

Med elektronisk handel kan myndigheter (och genom det hela staten), skapa effektiva inköpsprocesser.

E-handel möjliggör en förbättrad styrning av inköp mot den leverantör som har fått en affär med staten i konkurrens med andra. Många e-handelssystem kan också ge stöd för att automatisera myndighetens interna processer.

 

Genom att ansluta leverantörer till e-handelssystemen kan myndighetens beställare av varor och tjänster enklare hitta och söka avtalade varor och tjänster och se de aktuella priserna. Det blir på så sätt lättare att handla rätt varor och tjänster från rätt leverantör till rätt pris.

 

Leverantörsanslutningar gör också att uppföljningen av myndighetens inköp kan bli tydligare och mer innehållsrik. Statistik per avtal och avtalade produktområden kan ge underlag för det fortsatta strategiska arbetet med upphandling och styrning av inköp.

 

Ytterligare en vinst är att leverantörer som skickar elektroniska fakturor (e-fakturor) bidrar till en bättre miljö och till att minska myndigheternas hanteringskostnader.

 

Ett bra sätt att arbeta strategiskt med e-handelsfrågor är att redan vid upphandlingen ställa krav på e-handel och e-faktura. DIGG följer upp hur myndigheterna arbetar med krav i upphandlingar, med strategier och planer inom e-handelsområdet, och följer utvecklingen av andel e-fakturor hos myndigheterna.

Framförallt innebär e-handel att myndigheterna får:

  • kostnadsbesparingar i form av bättre priser på längre sikt, ökad avtalstrohet och effektivare priskontroller.
  • tidsbesparingar genom en mer rationell hantering av beställningar och fakturor för snabbare hantering och färre fel.
  • ökad kvalitet och service i form av förbättrad intern styrning och kontroll, ökad rättssäkerhet, möjlighet till uppföljning och miljövinster.

 

Att matcha leverantörsfakturor

Att matcha leverantörsfakturor med den information som redan finns i e-handelssystemet om order, abonnemang eller motsvarande minskar bland annat den manuella hanteringen. Matchning med abonnemang innebär att återkommande periodiska fakturor från en viss leverantör hanteras med hjälp av ett register i e-handelssystemet som innehåller till exempel telefonnummer eller kontraktsnummer.

 

Matchningen förbättrar den interna kontrollen och minskar administrationen eftersom fakturorna bara behöver hanteras när den avviker mot leverans eller belopp. Andelen matchade leverantörsfakturor ökar snabbt om myndigheten kommer igång med att matcha med abonnemang. DIGG följer upp andel matchade leverantörsfakturor på myndigheterna. Mer data och statistik kommer att presenteras här – för mer information tills dess vänd dig till info@digg.se.