Vad innebär att ett förfarande är helt online?

På den här sidan kan du läsa mer om vad din organisation behöver göra om ni har förfaranden som omfattas av bilaga II i SDG-förordningen.

För förfaranden som anges i bilaga II gäller samma krav på att information om förfarandet ska tillhandahållas (artikel 4) och att det ska fungera icke-diskriminerande (art. 13) som för övriga förfarande.

Vad innebär icke-diskriminerande förfaranden?

Utöver ovan tillkommer krav på att förfaranden som anges i bilaga II ska vara helt online och att bevisutbytet ska kunna ske genom det tekniska systemet.

Hela eller delar av ett förfarande kan omfattas av bilaga II

Hela eller delar av ett förfarande kan omfattas av bilaga II. Vilka delar som omfattas framgår av kolumnen ”förväntat resultat”.

Du kan läsa mer i Kommissionens vägledande dokument om tillämpningen av bilaga II som du hittar här. Länk till annan webbplats.

Exempel:

Att lämna in en inledande ansökan om antagning till en offentlig inrättning för högre utbildning omfattas t ex av bilaga II, men bara fram till bekräftelse på mottagande av ansökan. När det gäller ansökan om akademiskt erkännande av examensbevis omfattas även beslut i ärendet.

För de delar av ett förfarande som inte omfattas av bilaga II gäller fortfarande kraven enligt artikel 4 (att information ska tillhandahållas) och artikel 13 (icke-diskriminering).

Krav för att ett förfarande ska anses vara helt online

För att förfarandet ska anses vara helt online ska det uppfylla kraven i artikel 6. Alla krav är inte relevanta för alla förfaranden. Er organisation behöver se över vilka av följande krav som är relevanta för era förfaranden och säkerställa att dessa är uppfyllda.

Följande steg ska kunna utföras helt online på ett användarvänligt och strukturerat sätt:

  • Identifiering av användare
  • Ta emot information från användaren
  • Ta emot bevis från användaren
  • Undertecknande och slutlig inlämning

Ett automatiskt mottagningsbevis ska tillhandahållas (om inte resultatet av förfarandet tillhandahålls omedelbart).

Resultatet av förfarandet ska tillhandahållas elektroniskt (eller levererat fysiskt om det är nödvändigt för att iaktta tillämplig unionsrätt eller nationell rätt).

Användaren ska få ett elektroniskt meddelande om att förfarandet har utförts

SDG-förordningen utgår från att användare ska kunna identifiera sig i gränsöverskridande situationer med en utländsk e-legitimation i enlighet med eIDAS-förordningen. Användare ska även kunna underteckna eller stämpla handlingar elektroniskt i enlighet med eIDAS-förordningen i samtliga fall där detta även är möjligt för inhemska användare.

I förfaranden som ska hämta bevis via det tekniska systemet för bevisutbyte gäller kravet på gränsöverskridande e-legitimering även om identifiering via svensk e-legitimation inte krävs sedan tidigare.

Hämta bevis via det tekniska systemet

Informationen som behövs för förfarandet ska kunna lämnas på ett strukturerad sätt. Ett sådant strukturerat sätt kan vara ett onlineformulär. E-post räknas inte som ett strukturerat sätt.

Om användaren ska tillhandahålla bevis i ärendet ska dessa kunna lämnas elektroniskt.

I många fall bör bevisen kunna tillhandahållas via det tekniska systemet

Hämta bevis via det tekniska systemet

Undertecknande är inte ett tvingande steg i ett förfarande utan styrs av respektive förfarandes gällande författningar.

Om ett förfarande har krav på undertecknade så ska det kunna genomföras med utländsk e-legitimation.

Resultatet av förfarandet ska elektroniskt. Det finns ett undantag där resultatet kan levereras fysiskt om det krävs enligt tillämplig unionsrätt eller nationell rätt.

I de fall resultatet av förfarandet inte kan levereras direkt, exempelvis när det krävs handläggning i ärendet, bör användaren få en mottagningsbekräftelse.

Om inget resultat av förfarandet levereras så bör användaren få besked om det tillsammans med mottagningsbekräftelsen.

För vissa förfaranden, se bilaga II, omfattas endast själva ansökningsprocessen av SDG-förordningen. I de fallen är mottagningsbekräftelsen själva resultatet av förfarandet. Det rekommenderas dock att eventuella senare beslut skickas på ett digitalt sätt.

Personlig inställelse

SDG-förordningen ger ett undantag från full digitalisering av förfarandena inom bilaga II. Om det är tvingande med hänsyn till allmänintresset inom områdena allmän säkerhet, folkhälsa eller bedrägeribekämpning kan personlig inställelse krävas. I dessa undantagsfall ska den fysiska närvaron begränsas till det som absolut är nödvändigt och objektivt motiverat. Det är viktigt att det fysiska besöket inte leder till att gränsöverskridande användare diskrimineras.

Om du har ett sådant förfarande som kräver fysisk närvaro och som faller under SDG-förordningen är det viktigt att du mejlar Digg (sdg@digg.se) med information om själva förfarandet samt motivationen till den fysiska närvaron.

Hjälpte denna information dig?

Ditt svar hjälper oss att förbättra sidan

Senast uppdaterad: