Till innehållet

Uppföljning av myndigheternas e-handel

DIGG följer regelbundet upp de statliga myndigheternas utveckling inom e-handel. Enkäten skickas ut till alla statliga myndigheter med fler än 50 årsarbetskrafter, som ska hantera utgående beställningar av varor och tjänster elektroniskt enligt föreskrifter till förordning 2003:770. Här hittar du myndigheternas senaste resultat.

Den senaste uppföljningen helåret 2019 av statliga myndigheters e-handel visar på att många myndigheter fortsatt att förbättra sitt e-handelsarbete inom flera områden. Det är dock fortfarande många myndigheter som ligger långt efter och som exempelvis inte kommit igång med att göra elektroniska beställningar, här finns stora vinsthemtagningar att göra.

Myndigheternas resultat 2019

Den senaste undersökningen avser helåret 2019 och enkäten skickades till 156 myndigheter med en svarsfrekvens på 96 procent.

Grön: 25% av de svarande myndigheterna som har högsta siffrorna per nyckeltal markeras grön i tabellen.

Gul: 50% av de svarande myndigheterna som ligger i mellanskiktet per nyckeltal.

Röd: 25% av de svarande myndigheterna som har lägst siffror per nyckeltal.

Grå: myndigheter som fått enkäten men ej besvarat den.

Myndighet
e- ordrar
e- fakturor
Matchade fakturor
Arbetsförmedlingen
2285
91%
76%
Arbetsgivarverket
N/A
N/A
N/A
Arbetsmiljöverket
313
77%
11%
Blekinge Tekniska Högskola
1162
89%
62%
Bolagsverket
142
86%
67%
Boverket
43
95%
2%
Brottsförebygganderådet
28
89%
5%
Brottsoffermyndigheten
0
35%
0%
Centrala Studiestödsnämnden CSN
64
54%
26%
Datainspektionen
0
71%
0%
Diskrimineringsombudsmannen
0
74%
3%
Domstolsverket/Sveriges Domstolar
74
84%
4%
E-hälsomyndigheten
0
30%
0%
Ekobrottsmyndigheten
65
90%
1%
Ekonomistyrningsverket
305
80%
49%
Energimarknadsinspektionen
21
52%
0%
Exportkreditnämnden
17
80%
45%
Finansinspektionen
11
84%
1%
Folke Bernadotteakademin
0
72%
0%
Folkhälsomyndigheten
123
80%
5%
Fortifikationsverket
2979
69%
53%
Försvarshögskolan
698
70%
60%
Försäkringskassan
170
85%
58%
Gymnastik- och idrottshögskolan
67
21%
2%
Göteborgs universitet
369
83%
18%
Havs- och vattenmyndigheten
0
73%
0%
Högskolan Dalarna
98
81%
33%
Högskolan i Borås
0
69%
0%
Högskolan i Gävle
278
80%
1%
Högskolan i Halmstad
13
78%
20%
Högskolan i Skövde
103
87%
20%
Högskolan Kristianstad
25
84%
21%
Högskolan Väst
341
77%
41%
Inspektionen för arbetslöshetsförsäkringen
12
79%
1%
Inspektionen för vård och omsorg, IVO
N/A
79%
3%
Institutet för rymdfysik
0
65%
0%
Institutet för språk och folkminnen (Isof)
38
34%
3%
Jämställdhetsmyndigheten
19
68%
1%
Kammarkollegiet
7
75%
35%
Karlstads universitet
38
71%
4%
Karolinska Institutet
50
59%
4%
Kemikalieinspektionen
5
63%
0%
Kommerskollegium
19
82%
15%
Konjunkturinstitutet
88
93%
48%
Konkurrensverket
1
66%
3%
Konstfack
101
34%
3%
Konsumentverket
20
78%
2%
Kriminalvården
451
78%
24%
Kronofogdemyndigheten
201
62%
6%
Kungl. Biblioteket
376
59%
0%
Kungl. Konsthögskolan
0
72%
0%
Kungl. Musikhögskolan i Stockholm
0
25%
0%
Kungl. Tekniska högskolan
262
68%
0%
Kustbevakningen
254
80%
16%
Lantmäteriet
339
73%
9%
Linköpings universitet
580
69%
23%
Linnéuniversitetet
92
67%
5%
Livsmedelsverket
120
64%
42%
Luftfartsverket
N/A
N/A
N/A
Luleå tekniska universitet
34
81%
34%
Lunds universitet
329
77%
19%
Läkemedelsverket
120
74%
20%
Länsstyrelsen i Blekinge
9
58%
0%
Länsstyrelsen i Dalarnas län
99
61%
5%
Länsstyrelsen i Gotlands län
17
53%
1%
Länsstyrelsen i Gävleborgs län
29
55%
2%
Länsstyrelsen i Hallands län
73
72%
3%
Länsstyrelsen i Jämtlands län
76
59%
15%
Länsstyrelsen i Jönköpings Län
21
70%
2%
Länsstyrelsen i Kalmar län
10
43%
0%
Länsstyrelsen i Kronobergs län
16
70%
36%
Länsstyrelsen i Norrbottens län
470
53%
14%
Länsstyrelsen i Skåne
104
67%
13%
Länsstyrelsen i Stockholm
447
63%
25%
Länsstyrelsen i Södermanland
38
34%
1%
Länsstyrelsen i Uppsala län
313
77%
9%
Länsstyrelsen i Värmland
35
54%
1%
Länsstyrelsen i Västerbotten
170
69%
5%
Länsstyrelsen i Västernorrland
103
64%
14%
Länsstyrelsen i Västmanlands län
195
70%
6%
Länsstyrelsen i västra Götaland
348
77%
40%
Länsstyrelsen i Örebro län
207
68%
7%
Länsstyrelsen i Östergötland
21
68%
3%
Malmö universitet
154
77%
18%
Migrationsverket
232
74%
34%
Mittuniversitetet
105
63%
0%
Moderna museet
0
46%
0%
Myndigheten för samhällsskydd och beredskap
0
67%
0%
Myndigheten för tillgängliga medier
670
68%
5%
Myndigheten för ungdoms- och civilsamhällesfrågor
4
75%
19%
Myndigheten för yrkeshögskolan
14
85%
24%
Mälardalens Högskola
103
78%
6%
Nationalmuseum
0
20%
0%
Naturhistoriska Riksmuseet
2
7%
0%
Naturvårdsverket
4
70%
0%
Patent- och registreringsverket
N/A
N/A
N/A
Pensionsmyndigheten
198
81%
9%
Polismyndigheten
198
69%
7%
Post- och telestyrelsen
9
78%
33%
Riksantikvarieämbetet
97
62%
4%
Riksarkivet
N/A
N/A
N/A
Riksgäldskontoret
0
66%
27%
Rättsmedicinalverket
397
70%
20%
Sameskolstyrelsen
5
28%
0%
Sjöfartsverket
9
67%
N/A
Skatteverket
263
79%
27%
Skogsstyrelsen
221
86%
57%
Socialstyrelsen
73
73%
5%
Specialpedagogiska skolmyndigheten
248
85%
12%
statens beredning för medicinsk och social utvärdering
0
50%
0%
Statens energimyndigheten
115
79%
50%
Statens fastighetsverk
3516
62%
44%
Statens försvarshistoriska museer, SFHM
0
35%
0%
Statens geotekniska institut
0
18%
0%
Statens Historiska Museer (SHM)
32
39%
1%
Statens institutionsstyrelse
569
75%
19%
Statens Jordbruksverk
12
79%
10%
Statens Kulturråd
0
78%
0%
Statens maritima och transporthistoriska museer
1
42%
0%
Statens museer för världskultur
2
54%
0%
Statens musikverk
N/A
N/A
N/A
Statens servicecenter
177
80%
15%
Statens skolinspektion
19
79%
2%
Statens skolverk
311
91%
66%
Statens tjänstepensionsverk
73
77%
21%
Statens Veterinärmedicinska Anstalt
684
72%
26%
Statens väg- och transportforskningsinstitut
0
56%
0%
Statistiska centralbyrån
284
86%
44%
Statskontoret
N/A
N/A
N/A
Stockholms konstnärliga högskola
0
39%
0%
Stockholms universitet
65
62%
3%
Strålsäkerhetsmyndigheten
307
71%
6%
Styrelsen för ackreditering och teknisk kontroll (Swedac)
16
83%
0%
Styrelsen för internationellt utvecklingssamarbete, Sida
2
79%
8%
Svenska ESF-rådet
1
88%
15%
Svenska institutet
N/A
N/A
N/A
Svenska kraftnät
1861
74%
52%
Sveriges geologiska undersökning - SGU
5
66%
0%
Sveriges Lantbruksuniversitet
550
65%
14%
Sveriges meteorologiska och hydrologiska institut, SMHI
317
80%
50%
Södertörns Högskola
427
89%
34%
Tandvård och läkemedelsförmånsverket, TLV
5
57%
2%
Tillväxtverket
0
71%
0%
Totalförsvarets Rekryteringsmyndighet
109
83%
11%
Trafikverket
252
85%
26%
Transportstyrelsen
17
78%
1%
Tullverket
66
85%
65%
Umeå universitet
104
77%
5%
Universitets- och högskolerådet
0
58%
0%
Universitetskanslersämbetet
33
66%
1%
Upphandlingsmyndigheten
230
80%
17%
Uppsala universitet
252
66%
0%
Verket för innovationssystem, Vinnova
54
72%
1%
Vetenskapsrådet
257
78%
2%
Åklagarmyndigheten
82
88%
9%
Örebro universitet
35
83%
18%

Vår analys av resultatet för 2019

Resultatet visar att andelen e-fakturor fortsätter att öka för många myndigheter. Detta kan delvis bero på att myndigheterna jobbat länge och målinriktat att styra om från papper/PDF faktura till e-faktura från sina leverantörer. Men kanske framförallt att lagen om obligatorisk e-faktura till följd av offentlig upphandling (2018:1277) och DIGG:s föreskrift om registrering i Peppol trätt i kraft under året 2019.

Totala volymen leverantörsfakturor till myndigheterna ökar med ca 475 000 mellan åren 2018 och 2019, en ökning på 10 procent. Bryter vi ut e-fakturorna ur denna mängd ser vi att dessa volymer nu står för en ännu större andel och utgör 75 procent av den totala mängden leverantörsfakturor som skickas till myndigheter i vår undersökning.

Samtliga myndigheter som deltar i enkäten svarar också Ja på frågan om myndigheten är registrerad som mottagare av e-faktura (Peppol BIS Billing 3) i Peppol.

Som ett resultat av ökat nyttjande av e-faktura ökar även antalet ordermatchade leverantörsfakturor med nästan 15 procent, här finns mer att göra för att ta del av vinsthemtagningar och skapa effektivare processer.

Antalet myndigheter som säger sig inte lagt någon elektronisk order har ökat, vid förra mätning sa 9 procent av de tillfrågade att de inte gjort någon elektronisk beställning, för 2019 var motsvarande siffra 15 procent.  Även volymen av elektroniska ordrar minskar med 8 procent mellan åren. En minskning i antal ordrar för en myndighet som har kommit igång med e-handel kan innebära att de har fortsatt att förbättra sin beställarorganisation och samordnar sina inköp. Det finns dock en förhållandevis hög andel myndigheter som ännu inte kommit igång med att göra elektroniska beställningar.

Sammanfattningsvis visar resultatet att många myndigheter behöver fortsätta förbättra sitt e-handelsarbete ytterligare för att kunna realisera de effektiviseringsvinster som e-handel möjliggör.

Vår analys per område

Under 2019 har myndigheterna lagt 8 procent färre ordrar, en minskning med nästan 65 000 stycken e-ordrar jämfört med 2018. Men det behöver inte innebära en försämring då många myndigheter arbetar med att förbättra sina beställarorganisationer och att utse ansvariga beställare som därmed kan samordna inköp och detta leder i sin tur i många fall till att färre order läggs totalt inom myndigheten.

En elektronisk order har många fördelar jämfört med en beställning via telefon eller ett köp i butik. Förutom tids- och kostnadsbesparingar gör myndigheten inköpet baserat på de upphandlade ramavtal som finns. Det innebär att köpet är det bästa utifrån flera aspekter – bland annat det bästa priset.

Storleken på myndigheten verkar inte vara en avgörande faktor för att uppvisa ett bra resultat med många elektroniska beställningar. Det är både större och mindre organisationer som uppvisar en hög siffra. Gemensamt bland de myndigheter som ligger i topp är däremot att flera av dem har genomfört ett strategiskt och målinriktat e-handelsarbete i sin organisation, vilket troligtvis är en viktig framgångsfaktor.

I likhet med tidigare år är det stor skillnad mellan myndigheterna i hur långt de kommit på området. De myndigheter som redan kommit långt har förbättrat sig ytterligare, medan nästan 15 procent anger att de inte gör några elektroniska beställningar alls. Det är en ökning med 4 stycken myndigheter sedan 2018 och innebär att en betydande andel av myndigheterna (22 stycken) fortfarande inte infört e-handel i praktiken. Dessa myndigheter kan inte anses leva upp till föreskriften till förordningen om elektroniskt informationsutbyte (2003:770), där det framgår att myndigheterna ska göra sina utgående beställningar elektroniskt.

I enkäten frågar DIGG varje myndighet om fördelningen mellan e-fakturor i förhållande till pappersfakturor. Resultatet visar att staten som helhet tog emot 66 procent e-fakturor under andra halvåret 2018. Motsvarande siffra för helåret 2019 var 76 procent.

88 procent (131 stycken) av myndigheterna som besvarade enkäten har över 50 procent elektroniska fakturor. Ungefär var tionde myndighet har fortfarande ett fakturaflöde som inte består av en majoritet e-fakturor.

Just runt e-faktura var 2019 ett intensivt år med införande av Lagen om obligatorisk e-faktura till följd av offentlig upphandling (2018:1277) som även kompletterades med DIGG:s föreskrift om registrering i Peppol.

Fakturamatchning innebär att en leverantörsfaktura har kunnat knytas till en order eller ett abonnemang i e-handelssystemet. Syftet är både att automatisera fakturahanteringen vilket leder till stora tidsvinster och att upptäcka felaktigheter – exempelvis att de fakturerade priserna avviker från avtalet.

Resultatet 2019 visar en ökning på nästan 15 procent av den totala volymen av matchade leverantörsfakturor. Ungefär var fjärde faktura i staten är matchad mot en order eller ett abonnemang. Utfallet skiljer sig dock fortfarande stort mellan myndigheterna, vilket är i linje med resultaten från tidigare mätningar. En del myndigheter har kommit långt på området och 8 procent av myndigheterna har 50 procent eller mer i matchning.

Andelen myndigheter som har angivit att de inte matchar några fakturor ligger ändå på en relativt hög nivå, 35 stycken eller 23 procent av de som svarat på enkäten.

Så fyller du i enkäten

Begrepp

En elektronisk order (e-order) skapas när en beställning har godkänts i ett e-handelssystem. Tänk på att beställningar också kan attesteras i till exempel personalsystem.

E-ordrar kan skickas elektroniskt till varu- och tjänsteleverantörer men de kan också kommuniceras på andra sätt. En beställning i e-handelssystemet kan ibland omfatta varor och tjänster från flera olika leverantörer, men e-handelssystemet skapar en separat order till varje leverantör. 

E-fakturor är fakturor som både skickas och tas emot i elektronisk form. Fakturor som registreras manuellt av leverantören i ett webbgränssnitt (leverantörsportal) räknas som e-fakturor.

Fakturor i PDF-format och pappersfakturor som skannas räknas inte som e-fakturor.

Leverantörsfakturor är samtliga fakturor som tas emot från varu- och tjänsteleverantörer.

Leverantörsfakturor inkluderar inte utlägg/kvitton, vissa avgifter, bidrag, stipendier, skatter, återbetalningar eller vidarefaktureringar. Dessa ska exkluderas från angivna antal leverantörsfakturor.

Matchning innebär att leverantörsfakturor automatiskt knyts till en order eller ett abonnemang eller motsvarande i e-handelssystemet. Även leverantörsfakturor där det funnits avvikelser som krävt manuell hantering räknas som en matchad faktura.

Så hämtar du information från ditt e-handelssystem

Här beskriver vi hur du tar fram information till enkäten från CGI:s e-handelstjänst, från Vismas e-handelstjänst och från den uppsättning av Vismas e-handelstjänst som kunder till Statens servicecenter har.

Här beskriver vi hur du tar fram informationen från CGI:s e-handelstjänst, från Visma:s e-handelstjänst och från den uppsättning av Visma:s e-handelstjänst som kunder till Statens servicecenter har.

CGI:s e-handelstjänst
Gör så här för att ta fram information från Raindance om antal elektroniska ordrar:

  1. I Raindance-portalen, välj Beslutsstöd/Uppföljning/Frågor & Analys – flik ESV. Dubbelklicka på rapporten Inköpsorder per månad (ESV), alternativt markera och tryck "Öppna".
  2. Innevarande År och Månad 01-12 är angivet som default-värde.Ändra till det år och den tidsperiod som efterfrågas i enkäten.(År och Månad baseras på inköpsorderns registreringsdatum i Raindance, det vill säga datum då beställningen blev attesterad och signerad och ordern skapades.)Orderbelopp, Antal order och Antal konteringsrader per månad visas direkt i rapporten.
  3. Genom att högerklicka på ledtexten Ordertyp och välja "Dölj/visa kolumn" visas beloppen per ordertyp. Välj Delsummor 1 för att få summering per månad.

Vismas e-handelstjänst
Gör så här för att ta fram information från Proceedo om antal elektroniska ordrar:

  1. Använd rapportgeneratorn.
  2. Välj datakälla Orderhuvud samt kolumnerna Ordernummer och Skapat datum.
  3. På raden skapat datum, välj filter för datumspannet på efterfrågad period.
  4. Tryck "Skapa rapport" och ladda sedan hem den från fliken "Rapportlista"
  5. Använd Excel för att summera antalet.

Ett alternativt sätt att få fram antal ordrar:

  1. Välj fliken Leveranskvittens
  2. Klicka på knappen Avancerad sök
  3. Fyll i Skickad (fr.o.m.) och Skickad (t.o.m.)
  4. Sökresultatet kommer fram uppe till vänster vid Sökresultat 

Statens servicecenter
Myndigheter som använder Statens servicecenters uppsättning av Vismas e-handelstjänst kan använda rapportgeneratorn och markera Visa delade rapportfrågor. Välj sedan rapportfråga ”DIGG Antal order”.

Här beskriver vi hur du tar fram informationen från CGI:s e-handelstjänst, från Visma:s e-handelstjänst och från den uppsättning av Visma:s e-handelstjänst som kunder till Statens servicecenter har.

CGI:s e-handelstjänst
Gör så här för att ta fram information från Raindance om antal e-fakturor från leverantörer:

  1. I portalen, välj Uppföljning – Frågor & Analys – Flik fakturor – Rapport "Mall Levfakturor". Tryck "Öppna".
  2. Sätt filter på År – Fakt.datum(intervall) – Resk.typ. Resk.typ ska vara den reskontraposttyp ni använder för elektroniska fakturor. Filter på fakturadatum ska vara till exempel 170701–171231. OBS: Om ni generellt har satt en begränsning av antalet rader i en rapport kan ni få ett för lågt antal rader. Därför bör ni öppna upp eventuella generella begränsningar innan ni tar fram rapporterna till enkäten.
  3. Exportera denna rapport till Excel, och räkna antal rader.

Vismas e-handelstjänst
Gör så här för att ta fram information från Proceedo om antal e-fakturor från leverantörer: Använd rapportgeneratorn.

  1. Välj datakälla Fakturahuvud samt kolumnerna Fakturanummer, Bokföringsdatum, Flöde och Importtyp.
  2. På raden Bokföringsdatum, välj filter för datumspannet på efterfrågad period
  3. På raden Importtyp, skriv in i fältet för filter: WEB-EDI;CONNECT;STDChannel
  4. Sortera på Importtyp och skapa rapporten.
  5. Ladda hem rapporten från fliken "Rapportlista" och använd Excel för att beräkna antalet

Statens servicecenter
Myndigheter som använder Statens servicecenters uppsättning av Vismas e-handelstjänst kan använda rapportgeneratorn och markera Visa delade rapportfrågor. Välj sedan rapportfråga ”DIGG Antal e-fakturor från leverantörer”.

Här beskriver vi hur du tar fram informationen från CGI:s e-handelstjänst, från Visma:s e-handelstjänst och från den uppsättning av Visma:s e-handelstjänst som kunder till Statens servicecenter har.

CGI:s e-handelstjänst
Gör så här för att ta fram information från Raindance om antal matchade leverantörsfakturor:

  1. I Raindance-portalen, välj Beslutsstöd/Uppföljning/Frågor & Analys – Flik ESV. Dubbelklicka på rapporten Matchade fakturor per månad (ESV), alternativt markera och tryck "Öppna".
  2. Innevarande År och Månad 01-12 är angivet som default-värde. Ändra till det år och den tidsperiod som efterfrågas i enkäten. (År och Månad baseras på fakturans registreringsdatum i Raindance.) Fakturabelopp och Antal fakturor per månad visas direkt i rapporten.
  3. Genom att högerklicka på ledtexten Fakturatyp och välja "Dölj/visa kolumn" visas beloppen per fakturatyp (reskontraposttyp). Välj Delsummor 1 för att få summering per månad.

Vismas e-handelstjänst
Gör så här för att ta fram information från Proceedo om antal matchade leverantörsfakturor: Använd rapportgeneratorn.

  1. Välj datakälla Fakturahuvud samt kolumnerna Fakturanummer, Bokföringsdatum, Flöde och Importtyp.
  2. På raden Bokföringsdatum, välj filter för datumspannet på efterfrågad period.
  3. Välj "Flöde" under menyn "Välj sortering"
  4. Skapa rapporten och ladda hem den från fliken "Rapportlista".
  5. Använd Excel för att beräkna antalet enligt nedan: - Fakturor som har flödestypen ORDER_MATCH. ORDER_MATCH = Fakturor som hittat en tillhörande order. - Fakturor som har flödestypen SUBSCR_OL. SUBSCR_OL = Fakturor som hittat ett tillhörande abonnemang.

Statens servicecenter
Myndigheter som använder Statens servicecenters uppsättning av Vismas e-handelstjänst kan använda rapportgeneratorn och markera Visa delade rapportfrågor. Välj sedan rapportfråga ”DIGG Antal matchade leverantörsfakturor”.

Beräkna andel e-fakturor genom att dividera antalet e-fakturor med det totala antalet fakturor från leverantörer under samma period.

Utlägg, avgifter, bidrag, stipendier, skatter och återbetalningar räknas inte som leverantörsfakturor och exkluderas därmed från beräkningen.

Beräkna andel matchade leverantörsfakturor genom att dividera antalet fakturor som har matchats med order eller abonnemang i e-handelssystemet med det totala antalet fakturor från leverantörer under samma period.

Vanliga frågor och svar

Nej. Ett av syftena med statens införande av e-beställningar är att förbättra möjligheten till styrning genom att inköp ska vara godkända av ansvarig chef, budgetansvarig eller motsvarande innan de kommuniceras till leverantören.