Till innehållet

Uppföljning av myndigheternas e-handel

DIGG följer årligen upp införande och utvecklingen av e-handel inom statliga myndigheter. Här kan du se resultat och läsa analyser av 2021 års enkät. Du hittar bland annat nyckeltal som visar myndigheternas andel elektroniska fakturor, andel fakturamatchning samt antal elektroniska order.

Uppföljning 2021

Uppföljningen utförs genom en enkät som skickas till statliga myndigheter med fler än 50 årsarbetskrafter (ÅA) och som lyder under förordning 2003:770 om statliga myndigheters elektroniska informationsutbyte och tillhörande föreskrifter. Enkäten avseende helår 2020 skickades till 160 myndigheter varav 152 svarade, vilket ger en svarsfrekvens på 95%.

På totalnivå görs jämförelser med föregående år och detta redovisas i tabellen nedan samt i efterföljande analyser. Respektive myndighets nyckeltal redovisas i tabellform via länken ovan. I enkäten avseende 2020 ställdes även frågor om myndighetens utgående fakturering och om vilket stöd som myndigheten önskar för att komma vidare i sitt e-handelsarbete vilka också redovisas nedan.

Totalsiffror per nyckeltal för år 2020 jämfört med år 2019

 
2020
2019
Antal leverantörsfakturor
4,5 miljoner
5,3 miljoner
Andel e-faktura
84 %
75 %
Andel matchade fakturor
38 %
25 %
Antal e-order per 100 ÅA
407
365
Antal e-order
773 000
713 000

Andel e-faktura

För 2020 har antalet leverantörsfakturor minskat med hela 15% vilket motsvarar en minskning på över 800 000 fakturor jämfört med 2019. Majoriteten av de tillfrågade myndigheter anger den rådande pandemin som orsak till detta. Främst är det resor, hotell och konferenser som har minskat samt även kostnader som kan knytas till dessa såsom restaurang och catering.

Trots den kraftiga minskningen i antal leverantörsfakturor har andelen elektroniska fakturor (e-fakturor) fortsatt att öka och ligger nu på 84% av de inkomna leverantörsfakturorna, en ökning med 8 procentenheter sedan 2019. Hela 95% av respondenterna har mer än 50% e-faktura och 25 myndigheter, 16% av respondenterna, har över 90% e-faktura.

E-fakturalagen

En bidragande orsak till att andelen e-fakturor ökat är att lagen om elektroniska fakturor till följd av offentlig upphandling (e-fakturalagen) har haft helårseffekt 2020. Enligt e-fakturalagen ska alla upphandlingar som påbörjats från och med 1 april 2019 faktureras elektroniskt, här inkluderas även direktupphandlingar.

Tack vare föreskrift till e-fakturalagen ska alla upphandlande myndigheter och enheter vara registrerade i Peppol för mottagande av e-fakturor, vilket innebär att en offentlig fakturamottagare är lätt att hitta och fakturera. Flera myndigheter anser att användande av Peppolnätverket underlättar för översändandet av elektroniska fakturor tillsammans med att det räcker att stödja ett utpekat elektroniskt fakturaformat för att leva upp till lagen. Detta gör det enklare även för mindre leverantörer att komma igång med e-fakturering och många myndigheter anger att de märkt ett ökat intresse hos leverantörer att komma igång att sända e-fakturor.

Andel matchade fakturor

Under 2020 ökade andelen matchade fakturor med 13 procentenheter till 38 %. Detta innebär att mer än var tredje faktura matchas antingen mot en elektronisk order (e-order) eller ett abonnemangsregister i e-handelssystemet.

I 52 myndigheter, 34 % av respondenterna, matchas minst var fjärde faktura. I 19 myndigheter matchas mer än varannan faktura vilket är en ökning med 5 procentenheter. Sedan föregående mätning är det 4 myndigheter som börjat att matcha sina fakturor men det är fortfarande en stor andel myndigheter, 24 stycken, som anger att de inte har någon matchning alls.

Nyttor med matchade fakturor

En faktura som matchas genomgår automatiska kontroller där eventuella avvikelser sedan manuellt kan hanteras. Kontering och attest ärvs sedan över till fakturan vilket möjliggör en snabb och effektiv hantering med tidsbesparing och ökad intern kontroll som vinst. 

Resultatet av enkäten visar att många myndigheter har kommit långt med sitt e-handelsarbete och kan därmed inhämta identifierade vinster med e-handel såsom tidsbesparingar och ökad intern kontroll men det finns fortfarande en stor potential för förbättring på området.

Antal e-order

2020 lades drygt 773 000 e-order hos de myndigheter som besvarat enkäten. Det är drygt 60 000 fler än året innan och motsvarar en 8% ökning. Respondenterna har över 190 000 anställda vilket leder till ett nyckeltal på 407 e-order per 100 ÅA för de svarande myndigheterna som helhet. 

Flera myndigheter anger att de märkt av en ökning i användningen av e-handelssystemet under 2020. Detta anses bero på att många anställda jobbat hemifrån och därmed haft större benägenhet att använda myndighetens egna e-handelssystem vid inköp istället för att handla ”på stan”.  Flera myndigheter erbjuder numera även leverans av bland annat IT-produkter till hemadresser för att ytterligare möta det behov som finns i verksamheterna. 

Det strategiska och målinriktade e-handelsarbetet har också fortsatt under året vilket lett till att större andelen av myndigheternas inköp kan utföras elektroniskt i det egna e-handelssystemet. Det fick dock fortfarande en del myndigheter som inte kommit i gång med att lägga e-order, i enkäten för 2020 svarade 21 myndigheter att de inte lagt någon e-order under året.

Nyttor med e-order

En e-order har många fördelar jämfört med en beställning via exempelvis telefon eller ett köp i butik. Förutom tids- och kostnadsbesparingar styr myndigheten inköpet till de upphandlade ramavtal som finns med ökad avtalstrohet som följd. Attest på order leder både till ökad intern kontroll i myndigheten så väl som till en ökad säkerhet för leverantören. En order eller ett abonnemang som attesteras i e-handelssystemet möjliggör också en automatisk hantering av en inkommen faktura som kan automatattesteras om det inte finns några avvikelser mellan order eller abonnemang och faktura.

När en myndighet inför e-handel och innan en effektiv inköpsorganisation är på plats är det normalt att detta nyckeltal ökar och när myndigheten sedan infört e-handel fullt ut och inköpsorganisationen börjar jobba mer effektivt med färre inköpare och samordning av inköp så går detta nyckeltal ned. Med andra ord är inte det inte nödvändigtvis så att man ska eftersträva ett ständigt ökande nyckeltal, det är mer intressant att analysera själva inköpen för att hitta effektiviseringsmöjligheter.

Hantering av elektroniska beställningar

Enligt förordning om statliga myndigheters elektroniska informationsutbyte ska myndigheter med fler än 50 ÅA hantera sina utgående beställningar av varor och tjänster elektroniskt. I Ekonomistyrningsverkets senaste EA-uppföljning ombads myndigheterna uppskatta hur stor andel av myndighetens beställningar som genomförts elektroniskt under 2020. Resultatet av EA-uppföljningen visade att andelen elektroniska beställningar var låg. DIGG valde därför att ta vidare frågan till årets e-handelsenkät där myndigheterna närmare fick ange hur de hanterar sina beställningar.

Endast 42% av respondenterna angav att de i normalfallet hanterar beställningar av varor och tjänster elektroniskt i ett IT-system med attest av behörig chef. Drygt 70% svarade att de sänder elektroniska order till sina varuleverantörer men endast 33% sänder även elektroniska order till sina tjänsteleverantörer. En tredjedel anger att de använder sig av en leverantörsportal för att underlätta för de leverantörer som inte själva har möjlighet till elektroniskt informationsutbyte avseende order. 48% angav att de har många leverantörer som inte är beredda att ta emot elektroniska order.

Många myndigheter angav i årets enkät att bristen på egna resurser upplevs som ett hinder i e-handelsarbetet. I enkäten avseende 2018 ställdes frågan om vad som upplevdes som en utmaning/svårighet i myndighetens utveckling och förbättring av e-handelsarbetet. Den största utmaningen ansågs då vara att frigöra personella resurser. Vi ser dock i kommentarerna till årets enkät att flera myndigheter kommer att satsa mer resurser på sitt e-handelsinförande framöver.

Nedan ett urval kommentarer från myndigheterna:

  • Det är stor skillnad mellan varor och tjänster. E-handelssystemen är uppbyggda för varuinköp och anpassning måste göras per leverantör för tjänsteköp, vilket är tidskrävande.
  • Andelen e-beställningar är låg trots att vi har systemstöd. Beställningar skulle öka om det fanns en inköpsavdelning på myndigheten (alla anställda kan lägga en beställning eller göra ett inköp utan grundläggande utbildning)
  • Vi har försökt att prioritera anslutningar för varor där vi ser att vi har stora volymer och många fakturor. Tyvärr har vi inte så mycket resurser att jobba med införande av fler leverantörer för e-handel. Därför är det eftersatt.
  • Vi har kommit igång med E-handel men har en bit kvar. Vi har infört systemlösningen på ett fåtal leverantörer av varor i dagsläget. Införandet går långsamt, kräver mycket tid och resurser och vi ser i dagsläget att nyttoeffekten är relativt låg, vilket blir en utmaning för en myndighet med ansträngd ekonomi.

Här är vad några myndigheter skriver om den egna satsningen på e-handelsarbetet:

  • Vi har tidigare saknat resurser för att prioritera ökning av myndighetens elektroniska beställningar samt för att genomföra upphandlingar. Ökande resurser har beviljats från november 2020 och framöver kommer vi att prioritera att öka myndighetens e-beställningar.
  • Mer fokus på e-handel läggs år 2021. Vi jobbar med anslutningar till abonnemang. Vi sänder till viss del ordrar elektroniskt till våra varuleverantörer.
  • Vår e-handel är under uppbyggnad och vi har inte kommit så långt pga begränsade resurser i dagsläget. E-handel kommer att få större resurser från och med andra halvåret 2021.

Utgående fakturering

Enligt föreskrifter till förordning om statliga myndigheters elektroniska informationsutbyte ska fakturering mellan statliga myndigheter ske elektroniskt. Fakturering från statlig myndighet till utomstatlig mottagare ska ske elektroniskt om mottagaren godkänner detta. I enkäten avseende 2020 ombads myndigheterna uppskatta hur stor andel av deras utgående fakturering som skett elektroniskt fördelat på inomstatliga och utomstatliga mottagare.

Inomstatlig fakturering

Mer än hälften av myndigheterna uppger att de skickar 100 % e-faktura till andra statliga myndigheter och var tredje myndighet anger att de skickar mellan 75 till 99% e-faktura till andra statliga myndigheter. Det innebär att 85 % av respondenterna ligger på minst 75% e-fakturering till andra statliga myndigheter. Mycket pekar på att det kontinuerligt arbetas med förbättringar, exempelvis har Statens servicecenter arbetat intensivt med detta område det senaste året.

Många myndigheter anger dock att deras fakturering till andra statliga myndigheter är relativt liten i förhållande till den totala utgående faktureringen.

Utomstatlig fakturering

Den utomstatliga faktureringen har en väsentligt lägre andel e-faktura. I undersökningen når färre än hälften av respondenterna upp till 50% utgående e-fakturor.

Som utomstatlig mottagare ska man kunna förvänta sig att få e-faktura från statliga myndigheter om man har förutsättningar att hantera dem. En ökad dialog för att uppmärksamma kunderna på detta flöde kan troligen påskynda en ökad e-fakturering från myndigheterna till utomstatliga mottagare.

Önskat stöd i e-handelsarbetet

I enkäten bads myndigheterna att ange vilken typ av stöd man önskade i sitt e-handelsarbete. I tabell nedan framgår hur svaren fördelade sig. Det var möjligt att lämna flera alternativ som svar.

Enkätresultat

Antal röster
Valbara alternativ
96
Tillgång till digital plattform för nätverkande mellan myndigheter (ex för frågor, tips och råd)
75

Digitalt utvecklingsprogram där vi kan få stöd för att komma vidare i vårt e-handelsarbete

57

Stöd för beräkning av nyttor med e-handel (ex via Nyttorealiseringsmodell för e-handel)

55

Stöd för förändringsledning i den egna organisationen

54

Stöd för övergång till e-handel över Peppol:s infrastruktur

19

Inget, vi har det stöd som vi behöver

DIGG kommer att hänsyn till myndigheternas önskemål om stöd i sitt arbete med främja e-handel inom offentlig sektor.

Nedan ett urval kommentarer från myndigheterna:

  • Nätverk där man kan få tips och ideér hur andra gjort. På mindre myndigheter ställs man ofta inför nya frågeställningar hela tiden.
  • Tips och samverkan från myndigheter i liknande storlek och med liknande inköp.
  • Gärna rådgivning för att underlätta övergången till E-handel.
  • Delta i nätverk. Utbildning i anslutning av leverantör via PEPPOL och SFTI standard/processer.

Vanliga frågor och svar

En elektronisk order (e-order) skapas när en beställning har godkänts i ett e-handelssystem. Tänk på att beställningar också kan attesteras i till exempel ett personalsystem.

E-order kan skickas elektroniskt till varu- och tjänsteleverantörer men de kan också kommuniceras på andra sätt. En beställning i e-handelssystemet kan ibland omfatta varor och tjänster från flera olika leverantörer, men e-handelssystemet skapar en separat order till varje leverantör.

Nej. Ett av syftena med statens införande av e-beställningar är att förbättra möjligheten till styrning genom att inköp ska vara godkända av ansvarig chef, budgetansvarig eller motsvarande innan de kommuniceras till leverantören.

Elektroniska fakturor (e-fakturor) är fakturor som både skickas och tas emot i elektronisk form. Fakturor som registreras manuellt av leverantören i ett webbgränssnitt (leverantörsportal) räknas också som e-fakturor.

Fakturor i PDF-format och pappersfakturor som skannas räknas inte som e-fakturor.

Leverantörsfakturor är samtliga fakturor som tas emot från varu- och tjänsteleverantörer.

Leverantörsfakturor inkluderar inte utlägg/kvitton, vissa avgifter, bidrag, stipendier, skatter, återbetalningar eller vidarefaktureringar. Dessa ska exkluderas från angivna antal leverantörsfakturor.

Matchning innebär att leverantörsfakturor automatiskt knyts till en order eller ett abonnemang eller motsvarande i e-handelssystemet. Även leverantörsfakturor där det funnits avvikelser som krävt manuell hantering räknas som en matchad faktura.

Du kan hitta mottagare i Peppol på två sätt: