It och digitalisering

It är en naturlig del av verksamheten och en viktig förutsättning för en myndighets verksamhetsutveckling. Att utveckla verksamheten med hjälp av digitalisering kan både vara ett sätt att använda skattepengar mer effektivt, och ett sätt att förbättra myndighetens service till medborgare och företag.

Myndigheternas it-användning

It-användningen behöver integreras i myndighetens ordinarie planering och uppföljning av organisationens resursanvändning och verksamhetens resultat. Styrningen bör gå mot önskvärda nyttor och effekter, istället för mot teknikleveranser.

It behöver även få en stärkt roll i myndigheternas interna styrning och kontroll. Det är en nödvändig förutsättning för att myndighetsledningen gentemot regeringen ska kunna verifiera effektiviteten i myndighetens it-verksamhet.

Myndigheternas it-kostnader

It som tjänst kräver ny syn på it-kostnaderna. Det går att se på myndighetens it-kostnader från minst tre perspektiv:

  • Huvudbokens perspektiv - fokus på personal-, lokal- och övriga kostnader.
  • Tekniskt perspektiv – fokus på komponentkostnader.
  • Tjänsteperspektiv – fokus på den funktion och värde som it bidrar med i verksamhetens processer.

Att se på it-kostnaderna från ett tjänsteperspektiv stärker utvecklings- och förändringsförmågan på myndigheten, både ur ett verksamhets- och kostnadsperspektiv. Dels skapar det tillit och kunskap på ledningsnivå om vad som driver kostnaderna, dels ger det på verksamhetsnivå en insikt om kostnaderna som kan användas för att göra kostnadseffektiviseringar.

Andelen it-kostnader i en myndighet visar vilken roll it har i myndigheten. Hur stor den är beror på uppdrag, verksamhetens art och graden av automatisering. Nyckeltalet bör återspegla den strategi myndigheten har för it och digitalisering. Genom att följa nyckeltalet över tid är det också möjligt att se hur it och verksamhet samspelar över en längre period.

För vissa av de mindre myndigheterna utgör it-kostnader en betydande andel av dess verksamhetskostnader. Då myndigheternas uppdrag skiljer sig åt är det inte relevant att jämföra myndigheterna med varandra, men det pekar på att kostnaderna för it varierar stort i staten.

Myndighetsgemensamt arbete

Myndighetsgemensamt arbete om it-kostnader och it-användning
ESV arbetar, tillsammans med ett antal myndigheter, med att testa ett ramverk för kostnadsberäkningar på komponent- och tjänstenivå. Syftet är att öka myndigheternas mognad för att hantera it-kostnader ur ett tjänsteperspektiv.

Parallellt har ESV drivit ett myndighetsgemensamt arbete med att samla in och vidareutveckla informationsunderlag för drygt 60 myndigheters it-användning och digitalisering. Även myndigheter som inte deltar i arbetet kan använda sig av ESV:s mall för arbetet och den insamlade informationen. ESV ansvarade för arbetet fram till den 31 augusti 2018; från den 1 september tog DIGG över ansvaret för arbetet.

Förvalta och nyutveckla

Myndigheterna bör ha kontroll på hur it-kostnaderna fördelas genom att säkerställa, underhålla och ta fram nytt. Fördelningen bör avspegla den strategi myndigheten har för it- och verksamhetsutveckling.

Genom att följa utvecklingen över tid får man ett underlag som kan användas för att analysera

  • hur balansen mellan reaktivt och framåtblickande är, som indikation på framtida behov av investeringar
  • om fördelningen ligger i linje med strategiska beslut
  • om styrningen av utvecklingsinsatserna kan effektiviseras.