Bättre arbete med nyttorealisering

En investering ska vägas mot vilken nytta som ska nås, det gäller även it-investeringar. För att hjälpa offentliga organisationer med ett systematiskt arbetssätt finns det vägledningar och rutiner kring nyttorealisering. Att arbeta systematiskt börjar med att försöka specificera (identifiera, kvantifiera och värdera) de förväntade nyttorna för de inblandade intressenterna.

Den offentliga förvaltningen investerar årligen miljardbelopp i it och verksamhetsutveckling, för att följa lagar, höja servicenivån och effektivisera processer. Men det är inte ovanligt att utvecklingsinitiativ som redan förbrukat stora resurser försenas eller läggs ner. Många kan inte heller med säkerhet följa upp effekterna av sina investeringar. Ekonomistyrningsverket har under flera år genomfört uppföljning av hur statsförvaltningen arbetar med nyttorealisering. Den visar att myndigheterna överlag har en låg mognadsgrad. Ett första steg kan vara att höja sin kompetens inom området, och stärka förmågan att driva digital verksamhetsutveckling med stöd av de vägledningar som finns.

Nyttorealisering som koncept ger ett bra stöd i arbetet med att styra era investeringar och att säkerställa hemtagningen av den förväntade nyttan (effektmålen) av förändringar ni vill genomföra i verksamheten. Att förbättra er förmåga att arbeta med nyttorealisering leder till att ni kan ta säkrare investeringsbeslut.

 

ESV:s mognadsmätning visar dock att statsförvaltningen som helhet har en låg mognad inom nyttorealisering och några områden som ingår i konceptet: portföljstyrning, förändringsledning samt it-försörjning.

 

Mot den bakgrunden behöver ni ta ställning till hur ni kan höja kompetensen på myndigheten inom nyttorealiseringsområdet, och stärka er förmåga att driva medvetna verksamhetsutvecklingsinitiativ mot en ökad digitalisering.

 

Det är en tidskrävande process att börja arbeta med nyttorealisering. Är ni inte redan igång bör ni planera införandet i verksamheten så snart som möjligt. Det är bättre att ta det stegvis än att skjuta upp starten.

 

Om ni inte arbetar med nyttorealisering är risken stor att ni fattar beslut om förändringsinsatser baserat på undermåliga underlag. Det kan leda till att ni väljer fel satsningar som inte levererar de avsedda effekterna.

 

Kostnads-/nyttokalkyl

Det är vanligt att myndigheter likställer en kostnads-/nyttokalkyl med nyttorealisering, men det är ett felaktigt synsätt. Att ha ett bra beslutsunderlag som beskriver vilken nytta och vilka kostnader som är förknippade med en investering är ett nödvändigt första steg i nyttorealiseringsprocessen. Men det är långt ifrån tillräckligt.

 

Kostnads-/nyttokalkyler har traditionellt varit ett verktyg för att säkra finansieringen av ett projekt. Därefter är det vanligt att kalkylen inte längre används som underlag för det fortsatta arbetet. Sådana kostnads-/nyttokalkyler kan därför lätt bli glädjekalkyler om det saknas processer och modeller för uppföljning och någon som ansvarar för att ta hem nyttan.

 

Utöver beslutsunderlaget kräver en säker nyttorealisering processer, rutiner och en tydlig ansvarsfördelning, för att kunna följa upp och säkerställa ett bra utfall för myndighetens investeringar. Därför behöver det finnas rätt kompetens i organisationen som kan arbeta med nyttorealisering i sin helhet i myndighetens styr- och ledningsprocess. Det är också viktigt med ett synsätt som fokuserar på nyttan (effekten) och inte bara på prestationen.