Till innehållet

Utforma meddelanden

Här hittar du vad du ska tänka på när du utformar meddelanden som skickas inom infrastrukturen för digital post.

Ämne för meddelandet

Ämnet är viktigt för att mottagaren direkt ska förstå vad du som avsändare vill säga med meddelandet. Tänk igenom och skriv ämnet utifrån mottagarens perspektiv.

Innehåll i meddelandet

I meddelandets innehåll ska alltid meddelandets budskap tydligt framgå. Mottagaren ska inte behöva öppna en bilaga för att ta del av budskapet. Eventuella bilagor ska bara användas som ett komplement till innehållet i meddelandet.

Det kan vara bra att tänka på samma sätt kring länkar. Om meddelandet bara är en avisering med en länk för att exempelvis logga in på din webbplats blir upplevelsen inte positiv för mottagaren. Den får då först en avisering om att logga in i sin brevlåda, loggar in med e-legitimation i sin brevlåda för att läsa ditt meddelande och behöver sedan logga in igen på din webbplats för att ta del av det egentliga innehållet. Lyft i så fall hellre in det viktigaste innehållet direkt i meddelandet och hänvisa till att logga in för fördjupad information.

Innehållet i ett meddelande kan vara av typerna

  • text (text/plain)
  • HTML (text/html).

Om innehållet i meddelandet är av typen text ska det bara innehålla oformaterad text.

Innehåll av typen HTML

Om innehållet i meddelandet är av typen HTML ska det följa den standard du valt för meddelandet och angivit som dokumenttyp. Validera meddelandet med hjälp av W3C:s validator.

Validera meddelandet med validatorn på W3C:s webbplats

Innehållet i meddelandet ska vara ett fullständigt HTML-dokument med egen head och body. Vissa brevlådor lägger till en br för varje radbrytning i dokumentet. Tänk därför att på att lägga ihop HTML-dokumentet till en rad innan du skickar det.

Tänk på att bara använda typer av element som du känner dig säker fungerar i dina mottagares webbläsare. Webbplatsen Can I use är ett bra verktyg för att se vilket stöd olika webbläsare har för olika typer av element.

Kolla vilket stöd olika webbläsare har för ett element på webbplatsen Can i use

Vissa brevlådor rensar av säkerhetsskäl bort vissa typer av element som tillkommit i och med standarden HTML5. Av de typer av element som tillkommit med standarden HTML5 fungerar följande i alla brevlådor:

  • header

Typografi

Använd typsnitt du känner dig trygg med finns på dina mottagares enheter. Använd alltid sans-serif och serif som sista reserv. Om du tycker det är viktigt att använda ett särskilt profiltypsnitt är det möjligt att inkludera det som en Base64-kodad data-URL i meddelandets inbäddade stilmall.

Bilder

Du får inte länka in bilder som ligger på internet som externa resurser. Du kan däremot bädda in bilder med formatet SVG i meddelandet. Det kan du göra på två sätt:

  • Om det är en meningsbärande bild ska den ligga i meddelandets innehåll (inline i body). Namnsätt alltid bilden med title och ge ett textalternativ i desc om den behöver beskrivas.
  • Om bilden är rent dekorativ kan den ligga som en bakgrundsbild via data-URL i meddelandets inbäddade stilmall (i head). Då är det en bra idé att URL-koda den.

Länkar

När du länkar från ett meddelande till exempelvis din egen webbplats är det viktigt att länken fortsätter fungera så länge som möjligt. Mottagaren kan gå tillbaka och läsa ett gammalt meddelande i sin digitala brevlåda och då bör länkarna fortfarande fungera. Tänk också på att utforma länktexten så tydligt att det går att förstå vart den leden även om den är tagen ur sitt sammanhang.

Läs mer om att skriva tydliga länkar på webbriktlinjer.se

Gör meddelandet responsivt

De flesta mottagare läser sina meddelanden på en mobil enhet. Tänk därför på att göra meddelandet responsivt så att det anpassar sig efter mottagarens enhet. Meddelandet bör ha en flexibel layout som fungerar ner till 320 pixlars bredd utan att information går förlorad och utan horisontella rullister.

Använd relativa mått

Om textstorlek specificerats i absoluta måttenheter som till exempel pixlar blir det i vissa sammanhang omöjligt att förstora texten. Använd istället relativa mått som till exempel em eller procent.

Tänk på att utforma ytor och knappar i meddelandet så att de kan växa om texten i dem tar större plats. Använda gärna relativa mått på alla element i meddelandet.

Säkerhet och integritet

Av säkerhets- och integritetsskäl är det inte tillåtet att

  • använda javascript i ett meddelande
  • länka in externa resurser som exempelvis bilder, stilmallar och script.

Bilagor till meddelandet

Bilagor ska bara användas som ett komplement till innehållet i meddelandet. Tillåtna typer av bilagor är

  • pdf
  • word-dokument
  • kalenderfiler.

Tänk på att de flesta mottagare läser sina meddelanden på en mobil enhet. Bilagor utformade för ett fast pappersformat, exempelvis A4, är väldigt svåra att läsa på en mobil.

Bilagor ska precis som innehållet i meddelandet vara tillgängliga.

Läs mer om att skapa tillgängliga PDF-filer på webbriktlinjer.se

Kontaktinformation för meddelandet

Med meddelandet ska du skicka kontaktinformation som visas av brevlådan i anslutning till meddelandet. Där ska det i text beskrivas var mottagaren kan vända sig om den har frågor om innehållet i meddelandet. Du kan också skicka med tre typer av kontaktuppgifter i form av

  • webbadress (URL)
  • telefonnummer
  • e-postadress.

Tillgänglighet

Meddelanden som skickas inom digital post från en offentlig aktör omfattas av §11 i Lagen om tillgänglighet till digital offentlig service. Det innebär att meddelanden som skickas från 23 september 2020 ska uppfylla kraven i lagen och vara

  • möjliga att uppfatta
  • hanterbara
  • begripliga
  • robusta.

Det bästa sättet att leva upp till detta är att se till att meddelanden inklusive bilagor uppfyller kraven på nivåerna A och AA i WCAG 2.1.

Mer om WCAG 2.1 nivå AA (webbriktlinjer.se)