Härifrån till evigheten - en långsiktig arkivpolitik för förvaltning och kulturarv

Sammanfattning

Digg har i huvudsak inte några synpunkter på utredningens förslag förutom följande:

• Digg avstyrker förslaget i de delar som avser en tydligare ansvarsfördelning avseende förvaltningsgemensamma specifikationer i Riksarkivets instruktion och en revidering av Diggs instruktion, i avvaktan på resultat av pågående regeringsuppdrag där bland annat Riksarkivet deltar.

Digg vill därutöver påtala vikten av att ha en helhetssyn på informationsförsörjningen – att det redan när data skapas måste finnas en beredskap för hur man ska hantera, bevara och tillgängliggöra data. Olika initiativ inom området informationsförsörjning måste också bedrivas utifrån en helhetssyn.

Digg vill förtydliga att myndigheten dels har ett bredare och annat ansvar än utredningens skrivningar kring att Digg har en samordnande roll för ”den tekniska metodutvecklingen i statsförvaltningen”.

Generella synpunkter

Digg vill påtala vikten av att offentliga organisationer, redan från det att data skapas, behöver ha en beredskap för hur man ska hantera, bevara och tillgängliggöra data. Det är en viktig del i princip nummer 13 i Svenskt ramverk för digital samverkan: Ha helhetssyn på informationsförsörjningen.

En av de mest grundläggande förutsättningarna för att skapa en mer ändamålsenlig och effektiv offentlig förvaltning, genom att nyttja digitaliseringens möjligheter, är att tillgängliggöra data digitalt och att skapa en effektiv och säker informationsförsörjning. För att åstadkomma det har regeringen initierat ett antal initiativ inom offentlig förvaltning, bland annat de regeringsuppdrag som Digg tillsammans med andra aktörer för närvarande bedriver; att etablera ett nationellt ramverk för grunddata inom den offentliga förvaltningen (dnr I2019/03307/DF, I2019/01361/DF (delvis), I2019/01412/DF och I2019/01447/DF) samt att etablera en förvaltningsgemensam digital infrastruktur för informationsutbyte (dnr I2019/03306/DF, I2019/01036/DF (delvis), I2019/01361/DF (delvis) och I2019/02220/DF). Enligt Diggs uppfattning är det viktigt att olika initiativ inom området informationsförsörjning bedrivs utifrån en helhetssyn.

Därutöver vill Digg göra följande förtydligande. Utredningen skriver på olika ställen (s 35 och s 515) om att Digg har fått en samordnande roll för ”den tekniska metodutvecklingen i statsförvaltningen”. Enligt 1§ i Förordning 2018:148 med instruktion för Myndigheten för digital förvaltning ska Digg ”samordna och stödja den förvaltningsgemensamma digitaliseringen i syfte att göra den offentliga förvaltningen mer effektiv och ändamålsenlig. Med den offentliga förvaltningen avses i denna förordning kommuner, landsting och statliga myndigheter, med undantag för Regeringskansliet, Säkerhetspolisen, Fortifikationsverket, försvarshögskolan samt myndigheter som hör till Försvarsdepartementet.” Digg har alltså dels ett bredare och annat ansvar än vad utredningen beskriver.

13.5.2 En tydligare ansvarsfördelning

Digg avstyrker utredningens förslag kring att Riksarkivets långsiktiga ansvar för förvaltning och utveckling av förvaltningsgemensamma specifikationer ska tydliggöras i myndighetens instruktion. Digg ser därmed inte något behov av en reviderad bestämmelse i Diggs instruktion och avstyrker därför även det förslaget.

Arbetet med förvaltningsgemensamma specifikationer har en stark koppling till regeringsuppdragen kring att etablera ett nationellt ramverk för grunddata respektive att etablera en förvaltningsgemensam digital infrastruktur för informationsutbyte som Digg leder och där flertalet myndigheter, däribland Riksarkivet, deltar. Det är viktigt att det finns gemensamma beskrivningar av data som gör det lättare att utbyta data och få olika system att fungera tillsammans och Digg instämmer i utredningens beskrivning att överföring av information mellan verksamhetssystem till e-arkiv liksom informationsutbyte mellan myndigheter förutsätter att överföringen sker på ett standardiserat och resurseffektivt sätt. Det är också utgångspunkter för det pågående arbetet inom regeringsuppdragen.

Enligt Diggs uppfattning måste arbetet med specifikationer kring informationsutbyte även fortsättningsvis ske samordnat inom ramen för dessa uppdrag. Riksarkivet leder arbetet med att ta fram byggblocket Metadatahantering, där det finns tydliga kopplingar till förvaltningsgemensamma specifikationer. Inom ramen för arbetet ses även ansvar och roller över i syfte att klargöra vem som ska göra vad framöver. Det ingår bland annat att utreda behovet av tydligare rättslig grund för ramverket respektive strukturen och att ta fram eventuella författningsförslag som reglerar myndigheternas uppgifter och ansvar. Enligt Diggs uppfattning är det därför inte lämpligt att föregå resultatet av det pågående arbetet inom regeringsuppdragen och reglera ansvaret för förvaltningsgemensamma specifikationer som utredningen föreslår. Det är viktigt att enhetliga strukturer kring roller och ansvarsfördelning tas fram inom den förvaltningsgemensamma digitala infrastrukturen.

Detta yttrande har beslutats av generaldirektören Anna Eriksson. I den slutliga handläggningen har också informationsarkitekten Mattias Ekhem, strategen Daniel Antonsson, leveransledaren Monica Grahn och leveransledaren Magdalena Norlin-Schönfeldt deltagit. Föredragande har varit chefsjuristen Linn Kempe.

Dnr: 2020-312